मीटिंग मिनट कैसे व्यवस्थित करें

बैठकों के मिनट गैर-लाभकारी संस्थाओं, सरकारी एजेंसियों, समाजों और निगमों के लिए आवश्यक कानूनी दस्तावेज हैं। वे निर्णय लेने की प्रक्रिया का रिकॉर्ड प्रदान करते हैं। मिनट डिक्टेशन से अलग होते हैं। वे बैठक में क्या हुआ एक शब्द के लिए शब्द प्रतिलेख नहीं हैं; इसके बजाय, वे इस बात का एक रिकॉर्ड हैं कि किसने भाग लिया, क्या चर्चा की गई, कौन से वोट डाले गए और क्या तय किया गया। कई वर्षों तक मिनट रखे जाते हैं।

सटीक मिनट रिकॉर्ड करने के लिए तैयार करें

बैठक के एजेंडे की समीक्षा करें। यह आपको महत्वपूर्ण एजेंडा आइटम की योजना बनाने की अनुमति देगा जिसके बारे में आपको नोट्स लेने की आवश्यकता होगी। आपको यह भी पता चल जाएगा कि कितने उपस्थित होने की उम्मीद है।

एक सहभागी शीट ड्राफ़्ट करें। यह कई गिने-चुने रेखाओं के साथ शीर्ष पर बैठक और तारीख के शीर्षक के साथ कागज के टुकड़े के रूप में सरल हो सकता है। आप उपस्थितगण को हस्ताक्षर करने के लिए बैठक की शुरुआत में इसे वितरित करेंगे।

सुनिश्चित करें कि आपका रिकॉर्डिंग उपकरण ठीक से काम कर रहा है। आप लैपटॉप पर या पेन और पेपर के साथ या मीटिंग की रिकॉर्डिंग करके मीटिंग के नोट्स ले सकते हैं। यदि बैठक संवेदनशील जानकारी को कवर करेगी, तो अध्यक्ष के साथ रिकॉर्डिंग पर चर्चा करें और मिनटों की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए केवल रिकॉर्डिंग का उपयोग करने के अपने इरादे की व्याख्या करें।

रिकॉर्ड के लिए मीटिंग मिनट बनाएँ

मीटिंग के दौरान नोट्स लें। प्रत्येक चर्चा के विषय पर ध्यान दें और टिप्पणी छोड़ दें। उदाहरण के लिए, ध्यान दें कि एक नए भवन के लिए धन आवंटन पर चर्चा की गई थी, लेकिन ध्यान दें कि "चर्चा भावनात्मक और गर्म थी।" ध्यान दें कि प्रत्येक प्रस्ताव का प्रस्ताव किसने और क्या हल किया था।

एक दस्तावेज़ बनाएं जो आधिकारिक मीटिंग मिनट होगा। यह पूर्व बैठक के मिनटों के समान प्रारूप होना चाहिए। छह खंडों का उपयोग करने पर विचार करें: कॉल टू ऑर्डर, रोल कॉल, अंतिम बैठक मिनटों की स्वीकृति, खुले मुद्दे, नया व्यवसाय और स्थगन। प्रत्येक के तहत चर्चा या गतिविधि का एक संक्षिप्त और तटस्थ सारांश प्रदान करते हैं। यदि कोई वोट गिनती थी, तो मिलान को शामिल करें। यदि वोटों की गिनती नहीं की गई, तो केवल यह बताएं कि एक प्रस्ताव "किया गया" या "विफल"। नोट लेने वाले और अध्यक्ष के रूप में मिनटों के लिए खुद के द्वारा हस्ताक्षरित होने के लिए एक स्थान बनाएँ, जो मिनटों को अनुमोदित करेगा।

बैठक के एक सप्ताह के भीतर बोर्ड के सदस्यों को मिनट सर्कुलेट करें और - यदि बैठक सार्वजनिक थी - तो उन्हें सार्वजनिक रिकॉर्ड के रूप में दर्ज करें। आवश्यकतानुसार बदलाव और सुधार करें। यदि स्पष्टीकरण की आवश्यकता है तो अपने स्वयं के नोट्स या मीटिंग की अपनी रिकॉर्डिंग का संदर्भ लें।

कंपनी फाइलों में स्टोर मीटिंग मिनट्स

पिछली बैठकों के साथ बैठक के मिनट दर्ज करें। आप समिति या बोर्ड द्वारा आयोजित और कालानुक्रमिक क्रम में मिनटों को बांधकर रख सकते हैं। चूँकि मिनट मिलना कानूनी रिकॉर्ड हैं, उन्हें मुख्य कार्यालय में रखें।

आपके द्वारा बनाई गई रिकॉर्डिंग को हटा दें, जब तक कि यह रिकॉर्ड रखना आपके संगठन की नीति नहीं है। एक बार आपके मिनटों के अंतिम होने के बाद आमतौर पर इस बैक-अप को रखने की कोई आवश्यकता नहीं होती है, और इसकी सामग्री संवेदनशील या गोपनीय हो सकती है।

अगली बैठक की शुरुआत में बैठक के मिनटों की प्रतिलिपि बनाएँ और वितरित करें। इन्हें व्यवसाय के पहले बिंदु के रूप में अनुमोदित किया जाएगा।