शुल्क प्रस्ताव लिखते समय, आपको अपने ग्राहक को वास्तव में दिखाना होगा कि क्या किया जाएगा, इसकी लागत कितनी होगी और यह क्या करता है। यह दो-भाग का प्रस्ताव लिखकर किया जाता है। पहला भाग कार्य का विवरण है, जिसमें किए जा रहे कार्यों का विवरण है, जो आमतौर पर सेवाओं के विस्तृत विवरण के साथ लिखे जाते हैं। दूसरा भाग तालिकाओं की एक श्रृंखला है जो कार्य के विवरण में विस्तृत प्रत्येक आइटम के लिए लागत देता है और एक नज़र में पढ़ने और समझने में सक्षम होना चाहिए।
परियोजना के लिए कार्य विवरण को परिभाषित करें। यह प्रोजेक्ट के आधार पर एक पृष्ठ से सौ पेज या उससे अधिक तक छोटा या आवश्यकतानुसार हो सकता है। परियोजना में शामिल हर चरण को अलग-अलग उप-सूचियों में सूचीबद्ध करें। प्रत्येक चरण के नीचे, पैराग्राफ रूप में इसके दायरे का वर्णन करें। उस विवरण के नीचे, दी जा रही प्रत्येक सेवा को सूचीबद्ध करें। फिर, बिंदु रूप में, प्रत्येक सेवा के नीचे किए जा रहे प्रत्येक कार्य को सूचीबद्ध करें।
कार्य विवरण में वर्णित प्रत्येक परियोजना के चरण के लिए एक स्प्रेडशीट बनाएं। स्प्रेडशीट की पहली पंक्ति में शीर्षक लगाकर कार्य विवरण में प्रकट होने वाले चरण के लिए उसी सबहेडिंग के साथ स्प्रेडशीट को लेबल करें। उदाहरण के लिए, यदि परियोजना का पहला चरण एक ऑडिट है, तो कार्य विवरण में स्प्रेडशीट और उपशीर्षक का शीर्षक दोनों "ऑडिट" होगा।
स्प्रेडशीट की दूसरी पंक्ति में शीर्षक देकर प्रत्येक कॉलम का अर्थ बताएं। उदाहरण के लिए, एक सामान्य स्प्रेडशीट इन शीर्षकों को सूचीबद्ध कर सकती है: "सेवा," "प्रति घंटा की दर," "घंटे," "छूट," कुल योग।"
स्प्रेडशीट के बाएं कॉलम पर प्रत्येक सेवा को सूचीबद्ध करें। सम्मिलित स्तंभों में परियोजना पर लागू होने वाले दरों और योगों को शामिल करें। जहाँ उचित हो, सेवाओं को कार्यों में तोड़ दें और वहाँ की दरों और शुल्क को सूचीबद्ध करें। यह महत्वपूर्ण हो सकता है यदि एक सलाहकार को लाया जा रहा है, या सेवा में कई कार्य, या विभिन्न शुल्क वाले कार्य शामिल हैं।
स्प्रेडशीट के निचले दाईं ओर प्रोजेक्ट चरण के लिए कुल बनाएँ।
स्प्रैडशीट को उपयुक्त रूप में प्रारूपित करें। शीर्षक वाली पंक्तियों में, सफेद पाठ के साथ रंगीन कोशिकाओं का उपयोग करें। स्तंभों को विभाजित करने के लिए सीमाओं का उपयोग करें।
जब आप प्रत्येक प्रोजेक्ट चरण के लिए स्प्रेडशीट को पूरा कर चुके हैं, तो "टोटल्स" नामक एक नई स्प्रेडशीट बनाएं। इस अंतिम स्प्रेडशीट पर, बाएं कॉलम में प्रत्येक प्रोजेक्ट चरण और दाईं ओर योग सूची दें। इस स्प्रेडशीट की अंतिम पंक्ति में, सभी शुल्क जोड़कर परियोजना का "ग्रैंड टोटल" शामिल करें।
अपने शुल्क प्रस्ताव को प्रूफ़ करें। प्रस्ताव प्रस्तुत करने से पहले केवल वर्तनी उपयोगिताओं पर भरोसा न करें।
