एक प्रेस किट बनाने के लिए न केवल एक संदेश डालना चाहिए जिसे आप जनता को पढ़ना या सुनना चाहते हैं, बल्कि इसे इस तरह से प्रस्तुत करना है जिससे आपकी जानकारी के सही ढंग से संचार होने की संभावना बढ़ जाती है। इसके लिए मीडिया आउटलेट्स का उपयोग करने के लिए आसान, पढ़ने में आसान तरीके से अपनी जानकारी को व्यवस्थित करने की आवश्यकता है।
क्या एक प्रेस किट है
प्रेस किट एक व्यवसाय, उत्पाद, घटना या संगठन के बारे में संवाददाताओं, संपादकों और समाचार मीडिया के अन्य सदस्यों को देने के लिए बनाई गई जानकारी के पैकेट हैं। प्रेस किट को कभी-कभी मीडिया किट कहा जाता है, क्योंकि उन्हें मीडिया के सदस्यों को दिया जाता है। लेकिन विज्ञापन हलकों में, एक मीडिया किट संभावित विज्ञापनदाताओं के लिए बनाई गई जानकारी के एक पैकेट के लिए भी शब्द है।
आपका संदेश शिल्प
उन सूचनाओं को सूचीबद्ध करें जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं। जबकि आपकी प्रेस किट मीडिया में जाती है, आपका अंतिम दर्शक आपके संभावित ग्राहक हैं। आपके प्रेस किट को जो संदेश भेजना चाहिए वह आपके लाभ पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए, जिससे यह अधिक संभावना है कि एक मीडिया आउटलेट आपकी कहानी को चलाएगा। मीडिया आउटलेट अपने दर्शकों की सेवा करना चाहते हैं, आप नहीं, इसलिए आपके संदेश को किसी समस्या को हल करने या किसी मौके का लाभ उठाने में मदद करके लोगों की सेवा करनी चाहिए। इसमें उपभोक्ताओं के लिए धन की बचत या स्वस्थ भोजन करना, या लागत में कमी, उत्पादकता में सुधार या व्यवसायों के लिए बिक्री बढ़ाना शामिल हो सकता है।
आपकी जानकारी इकट्ठा करें
विभाजित करें कि आप छोटे संदेशों में क्या कहना चाहते हैं ताकि प्रत्येक बाहर खड़ा हो। आपकी प्रेस किट में एक शीट शामिल होनी चाहिए जो आपके उत्पाद या सेवा के लाभों का अवलोकन प्रदान करती है। संतुष्ट ग्राहकों के केस अध्ययन को शामिल करें, जिसमें दिखाया गया है कि आपके उत्पाद या सेवा ने उनके जीवन या व्यवसायों को कैसे बेहतर बनाया। अपने दावों का समर्थन करने के लिए एक व्यापार संघ, सरकारी एजेंसी या विश्वविद्यालय से उद्योग के आँकड़े प्रदान करें। एक अन्य शीट में आपके द्वारा प्रस्तुत किए गए तकनीकी विवरणों की सूची होनी चाहिए। अपनी कंपनी, उसके इतिहास और प्रमुख स्टाफ सदस्यों को एक पृष्ठभूमि पत्र प्रदान करें। यदि आपके पास एक है तो अपनी कंपनी की न्यूज़लेटर और वार्षिक रिपोर्ट शामिल करें।
इसे कैसे प्रस्तुत करें
आप मुद्रित शीट, रंगीन चित्र और डीवीडी या सीडी का उपयोग करके अपना संदेश दे सकते हैं। तय करें कि क्या आपके उत्पाद या सेवा को एक दृश्य प्रदर्शन का उपयोग करके सबसे अच्छा समझाया गया है या यदि आप कागज पर अपना संदेश दे सकते हैं। कई प्रेस किट में जेब के साथ एक फ़ोल्डर होता है जो ब्रोशर, प्रेस विज्ञप्ति, मूल्य पत्रक और अन्य जानकारी रखता है। अन्य मीडिया कवरेज के पुनर्मुद्रणों को शामिल करें, जिन्हें आप यह दिखाने के लिए प्राप्त करते हैं कि अन्य मीडिया आउटलेट्स ने आपको नया रूप दिया है। अपनी हार्ड-कॉपी मीडिया किट के अलावा, एक ऑनलाइन संस्करण बनाने पर विचार करें जिसे मीडिया के सदस्य ऑनलाइन डाउनलोड या पढ़ सकते हैं।
अपनी कॉपी लिखें
आपके द्वारा शामिल किए जाने वाले प्रत्येक प्रिंट और वीडियो टुकड़े की प्रतिलिपि लिखें। आपका संदेश आपके उत्पाद, सेवा या कंपनी के बारे में बात करके शुरू नहीं होना चाहिए। उपभोक्ताओं या व्यवसायों के पास एक समस्या या अवसर पर चर्चा करके अपना संदेश शुरू करें। इन स्थितियों के निहितार्थ पर चर्चा कर सकते हैं। उपभोक्ताओं या व्यवसायों के लिए एक समाधान दें और बताएं कि आप समाधान देने के लिए सबसे अच्छा उत्पाद या सेवा कैसे प्रदान करते हैं। एक कवर लेटर लिखें जो आपके मीडिया किट के साथ होगा, संपादकों को एक समस्या के साथ छेड़ देगा या उनके पाठकों या दर्शकों को अवसर देगा। इससे उन्हें एक संभावित कहानी दिखाई देगी और अधिक जानने के लिए उन्हें अपने मीडिया किट के माध्यम से देखने के लिए लुभाएंगे।
फाइनल किट बनाएं
यह तय करें कि आप शारीरिक रूप से अपने मीडिया किट का उत्पादन कैसे करेंगे। यदि आपके पास ग्राफिक डिज़ाइनर या प्रिंटिंग कंपनी के लिए कोई बजट नहीं है, तो ग्लॉसी फ़ोल्डरों के साथ शुरू करें जिन्हें आप कार्यालय की आपूर्ति की दुकान से खरीदते हैं। एक छवि बनाने के लिए अपने डेस्कटॉप प्रिंटर का उपयोग करें जो आप फ़ोल्डर के कवर में चिपका सकते हैं। कवर इमेज आपकी कंपनी के नाम, लोगो और स्लोगन की तरह सरल हो सकती है। अपनी सामग्री रखने के लिए जेब वाला फ़ोल्डर चुनें। सामग्री के लिए एक उच्च-गुणवत्ता वाले पेपर स्टॉक का उपयोग करें और रंग मुद्रण का उपयोग करें यदि आपका प्रिंटर आपको पेशेवर दिखने वाले पृष्ठ बनाने की अनुमति देता है। यदि आपके पास एक बड़ा बजट है, तो एक ग्राफिक कलाकार या क्विक-प्रिंट शॉप से मिलें। उनके साथ अपनी अवधारणा पर चर्चा करें और आप अपनी जानकारी कैसे प्रस्तुत करना चाहते हैं। आप कई ठेकेदारों को प्रस्ताव भेजने के लिए अनुरोध कर सकते हैं, उन्हें मीडिया किट के निष्पादन के लिए विचार प्रदान करने के लिए कह सकते हैं, जिसमें उन किटों के नमूने भी शामिल हैं जो उन्होंने अन्य व्यवसायों के लिए किए हैं।
