फ़िट / गैप विश्लेषण का उपयोग किसी विशिष्ट लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए किसी व्यावसायिक परियोजना या व्यवसाय प्रक्रिया में प्रत्येक कार्यात्मक क्षेत्र का मूल्यांकन करने के लिए किया जाता है। इसमें प्रमुख डेटा या घटकों की पहचान करना शामिल है जो व्यापार प्रणाली के भीतर फिट होते हैं और समाधान की आवश्यकता होती है। यह तकनीक कई उद्देश्यों पर आधारित है, सभी एक संगठन के भीतर सर्वोत्तम अभ्यास प्राप्त करने के लिए आवश्यक प्रमुख घटकों को निर्धारित करने पर केंद्रित हैं।
उद्देश्य
प्रत्येक परियोजना के लिए, फिट / गैप विश्लेषण का मुख्य उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि प्रत्येक परियोजना को प्रभावी और कुशल दोनों के रूप में माना जाता है। यह लक्षित परिणामों की गारंटी देने के लिए प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए नीतिगत समायोजन की आवश्यकता वाले प्रमुख मुद्दों और इंटरफेस जैसे संशोधनों की भी सिफारिश करता है।
फिट / गैप सत्र
फिट / गैप विश्लेषण व्यवसाय या परियोजना के मालिक, प्रबंधक, व्यवसाय विशेषज्ञों या सलाहकारों द्वारा सत्रों की एक श्रृंखला के माध्यम से किया जाता है। प्रत्येक कार्य सत्र एक प्रमुख आधार पर केंद्रित है: इनपुट विकसित करने के लिए जो संगठन अपने नियमों और मानक विनियमों के हिस्से के रूप में उपयोग करेगा। हर बैठक में सभी प्रमुख मुद्दों और विवादास्पद विषयों से निपटा जाता है। प्रबंधन प्रतिनिधियों को प्रत्येक सत्र में भाग लेने की आवश्यकता होती है जो एक महत्वपूर्ण समस्या या चिंता से निपटता है।
सत्र कवरेज
फिट / गैप विश्लेषण सत्र में, निम्नलिखित मुद्दों और उपायों को आम तौर पर कवर किया जाता है: आवश्यक व्यवसाय प्रक्रिया रूपांतरणों के लिए आवश्यकताओं की स्थापना; सभी अनुकूलित कार्यों को पहचानना चाहिए जो किया जाना चाहिए; परीक्षण उपायों को तैयार करना; सुरक्षा, रिपोर्टिंग और प्रलेखन प्रक्रियाओं की पहचान करना; और नियम और मानक प्रक्रियाएँ बनाना।
सूचना प्रक्रम
प्रारंभिक निपटान या मुद्दों की चर्चा के बाद, इन चिंताओं को बदलने या संबोधित करने के लिए आवश्यक कार्य परिभाषित किए गए हैं। टीम मुद्दे या चिंता के बारे में सभी जानकारी की समीक्षा करती है। संगठनात्मक परिवर्तन के उपायों से जुड़े पिछले चरणों की फाइलों का दस्तावेजीकरण और मूल्यांकन भी किया जाता है।
कार्य पहचान
फिट / गैप विश्लेषण से सिफारिशों को शुरू करने के लिए आवश्यक सभी कार्यों को सूचीबद्ध किया गया है। कार्यों के बीच निर्भरता का निर्धारण कार्य विच्छेद योजना की संरचना के लिए किया जाता है। प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक सभी संसाधनों को संगठन के भीतर प्रत्येक फ़ंक्शन समूह के लिए पहचाना जाता है। अंत में, टीम के सदस्यों और फ़ंक्शन समूहों की भूमिकाएँ और कार्य विशेष रूप से निर्दिष्ट हैं।
