"मैं चाहता हूं कि सोमवार सुबह मेरी रिपोर्ट पहली बात हो!" इरेट बॉस फिल्मों, टीवी शो, किताबों और शायद कुछ वास्तविक कारोबारी माहौल से अधिक अपने अधीनस्थ को चिल्लाता है। रिपोर्ट संकलित करने के विचार से भयभीत होने के बजाय, इसे अपने काम को प्रदर्शित करने के अवसर के रूप में स्वागत करें। व्यावसायिक रिपोर्ट महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं क्योंकि वे अक्सर स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से जटिल बिंदुओं, समस्याओं या शोध की व्याख्या करते हैं। रिपोर्ट्स का ध्यान इसलिए है क्योंकि वे आधिकारिक हैं। और जब से आप रिपोर्ट लिख रहे हैं, आपको यह तय करना है कि इसमें क्या डाला जाए।
व्यवसाय रिपोर्ट क्या है?
एक मूर्त दस्तावेज। Businessdfox.com एक परिभाषित करता है रिपोर्ट जैसा कि "एक दस्तावेज जिसमें एक कथा, ग्राफिक या सारणीबद्ध रूप में आयोजित जानकारी है, जो तदर्थ, आवधिक, आवर्ती, नियमित या एक आवश्यक आधार पर तैयार की गई है।"
तथ्य यह है कि एक व्यावसायिक रिपोर्ट एक दस्तावेज है केवल इसके महत्व पर जोर देती है। जब आप अपनी प्रस्तुति के दौरान और बाद में तिमाही के दौरान अर्जित की गई संपत्ति पर एक रिपोर्ट देने के लिए मीटिंग के एजेंडे पर हो सकते हैं, तो आपके पास संदर्भित करने के लिए व्यवसाय रिपोर्ट होगी, और आप उपस्थिति में उन लोगों को एक कॉपी भी वितरित कर सकते हैं। याद रखें कि आपको स्कूल में क्या करना पड़ा था? पुस्तक पढ़ना पहला कदम था, फिर आपको जो पढ़ा था उसका एक सारांश लिखना था। कभी-कभी, आपको अपनी रिपोर्ट भी पूरी कक्षा को प्रस्तुत करनी होती है। लेकिन आपकी मदद करने के लिए, आपको संदर्भित करने के लिए आपके हाथ में मूर्त रिपोर्ट थी। एक रिपोर्ट कितनी महत्वपूर्ण है।
समय में एक स्नैपशॉट। एक व्यवसाय रिपोर्ट एक व्यवसाय के किसी विशेष पहलू के बारे में तथ्यों और आंकड़ों का संकलन है। यह आमतौर पर एक निश्चित अवधि में रिपोर्टिंग के समय में एक स्नैपशॉट है। उदाहरण के लिए, एक वार्षिक रिपोर्ट में महत्वपूर्ण वित्तीय डेटा शामिल होता है और उस वर्ष के लिए वित्तीय स्नैपशॉट प्रदान करता है, जबकि एक त्रैमासिक रिपोर्ट में वर्ष की एक विशिष्ट तिमाही शामिल होती है।
अधिकांश रिपोर्ट, प्रकार या उद्देश्य की परवाह किए बिना, एक विशिष्ट अवधि को कवर करती हैं। वित्तीय रिपोर्ट एक विशिष्ट अवधि को कवर करती है। एक कंपनी का वित्त वर्ष-दर-वर्ष और महीने-दर-महीने भिन्न होता है। यहां तक कि उपलब्ध उत्पादों पर एक रिपोर्ट केवल समय की एक निश्चित खिड़की के लिए सटीक है, क्योंकि नए उत्पादों को पेश किया जाता है और पुराने बंद कर दिए जाते हैं।
औपचारिक या अनौपचारिक। इसके उद्देश्य पर निर्भर करता है और इसे कौन देखेगा, रिपोर्ट औपचारिक या अनौपचारिक हो सकती है। औपचारिक रिपोर्ट वे हैं जिन्हें बॉस, वरिष्ठ प्रबंधन, ग्राहक, संभावित ग्राहक या निवेशक या यहां तक कि जनता द्वारा देखा और समीक्षा किया जाएगा। सभी रिपोर्टों की तरह, उन्हें अच्छी तरह से लिखा जाना चाहिए और टाइपोस या गलत वर्तनी के बिना प्रस्तुत किया जाना चाहिए, पेनी के लिए समझने और सटीक करने के लिए आसान है।
अनौपचारिक रिपोर्टें कम महत्वपूर्ण नहीं हैं। उन कर्मचारियों के लिए, जिन्हें प्रतिपूर्ति के लिए अपनी व्यय रिपोर्ट को पूरा करना होगा, वे सबसे महत्वपूर्ण हैं। आमतौर पर अनौपचारिक, इन रिपोर्टों में कंपनी के रूप में दर्ज विवरण, दिनांक और डॉलर की मात्रा शामिल होती है। यदि कर्मचारी पूरी तरह से और समय पर रिपोर्ट को पूरा नहीं करते हैं, तो उन्हें एयरलाइन टिकट, टैक्सियों और ग्राहक भोजन के लिए प्रतिपूर्ति नहीं दी जा सकती है जो उन्होंने अपनी हालिया व्यवसाय यात्रा के लिए भुगतान किया था।
अन्य नामों से रिपोर्ट। बहुत से, यदि अधिकांश नहीं हैं, तो व्यावसायिक रिपोर्ट भी रिपोर्ट नहीं होती हैं। वे वक्तव्य हो सकते हैं, जैसे लाभ और हानि या आय स्टेटमेंट या बैलेंस शीट जैसे अन्य वित्तीय विवरण। या, वे बजट ओवरव्यू या बिक्री अनुमान हो सकते हैं।
व्यापार रिपोर्ट का उपयोग करने के कारण
एक उत्कृष्ट रिपोर्ट तैयार करने के लिए, यह समझने में मदद करता है कि रिपोर्ट का उपयोग किस लिए किया जाएगा।
सारांश बनाएं। रिपोर्ट एक जटिल विचार, प्रक्रिया या कंपनी की वित्तीय स्थिति को स्पष्ट, समझने योग्य तरीके से समझाने में मदद करती है। महीनों के संचित डेटा, या अनुसंधान के वर्षों, एक छोटी रिपोर्ट में अभिव्यक्त किया जा सकता है। बेशक, इसमें हर वह विवरण नहीं हो सकता है जो शोध में उजागर किया गया था, लेकिन रिपोर्ट उन लोगों को देगी जो रिपोर्ट को शोध या डेटा का संक्षिप्त सारांश देते हैं।
सरल बनाएँ। जो लोग आपकी रिपोर्ट की समीक्षा करेंगे, उनके पास उस सभी डेटा और शोध का मूल्यांकन करने का समय, इच्छा या कौशल नहीं हो सकता है। किसी भी मामले में, उनके पास खुद के काम हैं। आपकी रिपोर्ट उन्हें वही देती है जो उन्हें जानना आवश्यक है।
स्पष्ट करना। यदि 10 लोग आपके द्वारा एकत्रित किए गए सभी डेटा और शोध परिणामों को पढ़ने और समीक्षा करने के लिए थे, तो वे विभिन्न निष्कर्षों पर आएंगे। आपकी रिपोर्ट सुनिश्चित करती है कि वे सभी एक ही सहूलियत बिंदु से काम कर रहे हैं क्योंकि आप उन्हें एक ही डेटा दे रहे हैं।
राज़ी करना। कहते हैं कि आपकी कंपनी निवेशकों को एक नए विचार के लिए पूंजी लगाने के लिए राजी करना चाहती है। आपकी रिपोर्ट को व्यावसायिक योजना में शामिल किया जाएगा जिसे निवेशकों के साथ साझा किया जाएगा। अन्य सहयोगी कंपनी के लाभ और हानि के बयान और अन्य वित्तीय स्थिति रिपोर्ट को संकलित करेंगे, लेकिन आपकी रिपोर्ट एक बिक्री प्रक्षेपण रूपरेखा होगी जहां कंपनी का मानना है कि अप्रयुक्त बाजार हैं, और वे बिक्री कर सकते हैं जो वे उपज सकते हैं। वित्तीय विवरण महत्वपूर्ण हैं, लेकिन आपकी रिपोर्ट वही है जो निवेशकों को आने-जाने के लिए राजी कर सकती है, या नहीं।
कोई तथ्य साबित करना। व्यावसायिक रिपोर्टों का उपयोग अक्सर किया जाता है जब कठोर निर्णय लेने होते हैं, जैसे कि डाउनसाइज़ करना, जिसमें छंटनी शामिल हो सकती है। कोई भी उस दिशा में नहीं जाना चाहता है, लेकिन जब रिपोर्ट उनके सामने होती है, तो वेतन जैसे खर्चों की तुलना में मुनाफे में लगातार कमी दिखाते हुए, यह स्पष्ट है कि क्या किया जाना चाहिए। या, सकारात्मक पक्ष पर, रिपोर्ट दिखा सकती है कि कंपनी रोमांचक नई दिशाओं में विस्तार करने की स्थिति में है या नहीं।
समस्या का समाधान करें। आप ऐसी बैठकों में गए हैं जहां एक समस्या का चर्चा व्यवहार्य समाधान पर पहुंचने के बिना चारों ओर घूमती है। लेकिन, यदि आप बड़े प्रोजेक्शन स्क्रीन पर अपनी रिपोर्ट साझा करते हैं, तो हर कोई एक ही समय में एक ही मुद्दे को देख रहा है। एक ठोस दस्तावेज़ देखना, तालिकाओं और रेखांकन के साथ जो यह दर्शाता है कि स्थिति वास्तव में कहां खड़ी है, सभी को एक साथ एक ही सामग्री का विश्लेषण करने और एक साथ समाधान पर पहुंचने की अनुमति देता है।
व्यवसाय रिपोर्ट के प्रकार
कई असीम व्यावसायिक रिपोर्टें हैं, जिन्हें लिखा जा सकता है, खासकर जब से आप अपनी स्वयं की अनुकूलित रिपोर्ट भी लिख सकते हैं और अपनी इच्छानुसार शीर्षक दे सकते हैं। आम तौर पर, हालांकि, व्यावसायिक रिपोर्ट चार श्रेणियों में आती है: व्याख्यात्मक, विश्लेषणात्मक, प्रगति और कानूनी। बेशक, वे ओवरलैप कर सकते हैं और कर सकते हैं। एक प्रगति रिपोर्ट, उदाहरण के लिए, व्याख्यात्मक भी हो सकती है। लेकिन इसका प्राथमिक उद्देश्य किसी स्थिति पर अपडेट देना है।
व्याख्यात्मक रिपोर्ट। कुछ व्यावसायिक रिपोर्टों को किसी स्थिति या विषय को समझाने के लिए लिखा जाता है ताकि हर कोई इसे समझ सके। उदाहरण के लिए, आपके द्वारा किए गए शोध की व्याख्या करने के लिए आप एक व्याख्यात्मक रिपोर्ट लिख सकते हैं। यदि आप केवल अपने शोध के परिणाम दिखाते हुए एक तालिका प्रस्तुत करते हैं, तो आप स्वाभाविक रूप से अनुसंधान के कारण, आपकी कार्यप्रणाली, नमूना आकार और बहुत कुछ के बारे में सवालों से घिर जाएंगे। इसलिए, परिणामों की केवल एक तालिका के बजाय, आपको संक्षेप में यह बताते हुए शुरुआत करनी चाहिए कि आपने किस कारण से शोध किया था और आप इसके बारे में कैसे गए, जैसे कि टेलीफोन या मेलेड सर्वेक्षणों का उपयोग करना, समय की अवधि में डेटा ट्रैक करना या आपकी कार्यप्रणाली जो भी हो। इसके बाद, आप अपने शोध के परिणामों को एक तालिका, आरेख या अन्य विधि का उपयोग करके समझाते हैं जो परिणामों को स्पष्ट करता है। फिर आप कुछ वाक्यों में निष्कर्षों को सारांशित करते हैं।
विश्लेषणात्मक रिपोर्ट । इस प्रकार की रिपोर्ट विश्लेषण प्रदान करती है, शायद दो स्थितियों या संभावनाओं की तुलना करके। केवल समझाने के बजाय, एक विश्लेषणात्मक रिपोर्ट पाठक के लिए निष्कर्षों के विश्लेषण का कम से कम कुछ करती है। आप अपनी बातों को प्रदर्शित करने के लिए अपनी विश्लेषणात्मक रिपोर्ट में दृश्यों का उपयोग कर सकते हैं, जैसे आरेख या डेटा तालिका।
प्रगति रिपोर्ट। स्कूल रिपोर्ट कार्ड की तरह, प्रगति रिपोर्ट दिखाती है कि चीजें अभी कैसे चल रही हैं। वे अनुसंधान या विश्लेषण के पहाड़ों पर आधारित नहीं हैं; वे उन लोगों के लिए एक अपडेट हैं जिन्हें एक की आवश्यकता है वार्षिक रिपोर्ट, वित्तीय विवरण जैसे आय स्टेटमेंट, और अन्य रिपोर्टें जो समय में एक बिंदु का स्नैपशॉट हैं, प्रगति रिपोर्ट हैं।
कानूनी रिपोर्ट। किसी भी रिपोर्ट को कंपनी को कानून द्वारा संकलित करने और पोस्ट करने, फाइल करने या किसी अन्य संस्था को भेजने की आवश्यकता होती है जो एक प्रकार की कानूनी रिपोर्ट है। कंपनी को संभावित मुकदमों या अन्य कानूनी समस्याओं से बचाने के लिए कभी-कभी कानूनी रिपोर्ट भी पूरी की जाती है। यदि एक रिपोर्ट कर उद्देश्यों के लिए संकलित की जाती है, या प्रतिभूति और विनिमय आयोग, एक अदालत या अन्य आधिकारिक संस्था द्वारा आवश्यक है, तो यह कानूनी श्रेणी में आता है।
सामान्य रिपोर्ट लिखने के लिए उदाहरण
पर्ड्यू यूनिवर्सिटी की ऑनलाइन राइटिंग लैब (OWL) के अनुसार, अधिकांश व्यावसायिक रिपोर्टों का एक सार्वभौमिक प्रारूप नहीं है। यह देखने के लिए जांचें कि क्या आपकी कंपनी आपके द्वारा लिखी गई रिपोर्ट के लिए पसंदीदा प्रारूप है। यदि नहीं, तो आप इसे किसी भी तरह से तैयार करने के लिए स्वतंत्र हैं जिसे आप फिट देखते हैं। हालाँकि, OWL के पास ऐसे सुझाव हैं जिनकी मदद से आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप सभी आधारों को कवर कर सकते हैं और सबसे अच्छी रिपोर्ट लिख सकते हैं।
- इसे संक्षिप्त रखें।
- अपने दर्शकों को जानें और उन्हें लिखें।
- शीर्षकों का उपयोग करें और महत्वपूर्ण बिंदुओं को उजागर करें।
- अपने सबसे महत्वपूर्ण निष्कर्षों, तर्कों या बिंदुओं को पहले रखें।
- तय करें कि अपने निष्कर्ष को शामिल करें या पाठकों को छोड़ दें।
आपकी रिपोर्ट की सामग्री इसके उद्देश्य और इसके दर्शकों के आधार पर अलग-अलग होगी। एक आंतरिक रिपोर्ट के लिए, दर्शकों को पहले से ही कंपनी के बारे में पता है, इसलिए आपको उन विवरणों को भरने की आवश्यकता नहीं है। एक सार्वजनिक रिपोर्ट, हालांकि, या कई दर्शकों के साथ एक, कंपनी के बारे में कुछ पृष्ठभूमि जानकारी से लाभ होगा।
शीर्षक / शीर्षक पृष्ठ। हर रिपोर्ट को एक स्पष्ट शीर्षक की आवश्यकता होती है जो बताती है कि यह क्या प्रकट करेगा। यह चालाक होने की जगह नहीं है; पारदर्शिता की कुंजी है। एक छोटी या अनौपचारिक रिपोर्ट के लिए, पृष्ठ के शीर्ष पर एक सरल शीर्षक, उसके बाद की तारीखें, यदि लागू हो, तो करेंगे। उदाहरण के लिए:
आय और व्यय का सारांश, प्रथम तिमाही 2018
औपचारिक रिपोर्टों के लिए एक शीर्षक पृष्ठ की आवश्यकता होती है, जिसमें शीर्षक, दिनांक और लेखक शामिल होते हैं, उदाहरण के लिए:
आय और व्यय का सारांश
पहला क्वार्टर 2018
द्वारा तैयार
(आपका नाम)
यदि रिपोर्ट किसी विशिष्ट व्यक्ति या समूह के लिए तैयार की जा रही है, तो अपने नाम के बाद, उदाहरण के लिए:
के लिये
XYZ कंपनी, इंक।
परिचय। यदि आपको लगता है कि इसकी आवश्यकता है, तो कंपनी के बारे में एक संक्षिप्त इतिहास या प्रासंगिक पृष्ठभूमि की जानकारी के साथ शुरुआत करें। फिर संक्षेप में बताएं कि यह रिपोर्ट क्यों तैयार की गई थी। यदि रिपोर्ट अनुसंधान निष्कर्ष प्रस्तुत कर रही है, तो शोध पद्धति को संक्षेप में समझाएं। एक छोटी रिपोर्ट के लिए, यह कुछ वाक्य होना चाहिए। एक औपचारिक रिपोर्ट में एक संपूर्ण पृष्ठ शामिल हो सकता है। कुछ औपचारिक रिपोर्ट एक कार्यकारी सारांश के साथ शुरू होती हैं जो रिपोर्ट का अवलोकन या सारांश देता है ताकि, यदि यह सभी कोई पढ़ता है, तो भी वे रिपोर्ट को समझेंगे।
विषय - सूची। एक लंबी रिपोर्ट में, पृष्ठ संख्याओं के साथ अनुभागों और दृश्यों को सूचीबद्ध करें।
रिपोर्ट का मुख्य भाग। यहां आप अपना डेटा, अपनी रिपोर्ट की क्रुक्स या सबसे महत्वपूर्ण जानकारी डालते हैं। अकेले पाठ के बजाय चार्ट, आरेख, टेबल या ग्राफ़ जैसे दृश्य शामिल करें। विज़ुअल्स लोगों को दिखाते हैं कि आप उन्हें क्या जानना चाहते हैं और वे इंटरैक्टिव हैं, जो आपके पाठकों का ध्यान रखता है। टेबल्स, ग्राफ और अन्य दृश्य प्रेरक दस्तावेज आपके द्वारा दी गई रिपोर्ट के "प्रमाण" हैं। हमेशा सबसे महत्वपूर्ण डेटा पहले से शुरू करें।
परिणाम। यह अनुभाग वैकल्पिक है और आपके पाठकों पर निर्भर करता है।क्या आप उन्हें यह बताना चाहते हैं कि परिणामों की व्याख्या कैसे करें, या रिपोर्ट को स्वयं बोलने दें? ****
निष्कर्ष। औपचारिक रिपोर्टों को परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करने की आवश्यकता है, चाहे वे अपेक्षित थे या आश्चर्य के रूप में आए थे, और वे भविष्य के निर्णयों को कैसे प्रभावित करेंगे।
अपवाद। वार्षिक और त्रैमासिक रिपोर्ट ऐसे उदाहरण हैं जो अधिक रचनात्मक हो सकते हैं। विशेष रूप से, यदि व्यवसाय आम जनता तक पहुंच रहा है, जैसे कि अस्पताल की वार्षिक या त्रैमासिक रिपोर्ट, अद्यतनों को सहेजे गए जीवन की आकर्षक कहानियों या अत्याधुनिक तकनीकों का प्रदर्शन करने वाले कर्मचारियों के माध्यम से सबसे अच्छा बताया जा सकता है। व्यवसाय इस तरह से अपनी प्रगति से संबंधित हो सकता है, भी, अत्याधुनिक अनुसंधान के कर्मचारियों का साक्षात्कार करके या नए, रोमांचक उत्पादों का आविष्कार करके।
अंत में, आप अपनी रिपोर्ट कैसे लिखते हैं यह आपके ऊपर है। बस इसे छोटा रखें, अपने दर्शकों को अपने दिमाग में रखें और ऐसी जानकारी शामिल करें जो आपके संदेश को स्पष्ट रूप से बताती है। पसीनारहित। आप कुछ ही समय में अपने बॉस के डेस्क पर होंगे।
