टर्मिनल डिजिट फाइलिंग के फायदे

टर्मिनल डिजिट फाइलिंग एक फाइलिंग सिस्टम है जो उन्हें व्यवस्थित करने के लिए फाइलों पर अंतिम दो नंबरों का उपयोग करके काम करता है। इसके बाद आवश्यक फ़ाइल को इंगित करने के लिए रिवर्स ऑर्डर में संख्याओं का पालन करता है। नतीजतन, फाइलिंग की यह संख्यात्मक प्रणाली कई बड़े पैमाने पर कंपनियों के लिए कुशल है। टर्मिनल डिजिट फाइलिंग के चार मुख्य फायदे हैं जो इसे अन्य फाइलिंग सिस्टम से अलग करते हैं।

सरल प्रबंधन

टर्मिनल डिजिट फाइलिंग का एक सबसे बड़ा फायदा यह है कि इसे प्रबंधित करना अपेक्षाकृत सरल है। चूंकि फाइलें संख्यात्मक रूप से अलग हो जाती हैं, इसलिए कर्मियों के लिए कम समय में किसी फ़ाइल को ट्रैक करना आसान होता है। सभी व्यक्ति को तब तक रिवर्स ऑर्डर में नंबर ट्रैक करना होता है जब तक कि फाइल नहीं मिल जाती है।

बड़े पैमाने पर कंपनियां

यदि किसी कंपनी को 10,000 से अधिक फ़ाइलों को संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है, तो टर्मिनल डिजिट फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करना आदर्श है। इस फाइलिंग सिस्टम का डिज़ाइन हजारों फाइलों के प्रबंधन और संगठन को बनाए रखने के लिए एकदम सही है। जबकि अन्य प्रणालियां, जैसे कि अल्फाबेटिक या कलर-कोडेड फाइलिंग, केवल कुछ ही फाइलों को संभाल सकती हैं, टर्मिनल डिजिट फाइलिंग को काफी हद तक हैंडल कर सकती हैं। नतीजतन, फाइलिंग का यह रूप अक्सर बड़े अस्पतालों का विकल्प होता है।

भीड़ को रोकता है

एक अतिरिक्त लाभ यह है कि यह फाइलिंग सिस्टम के आसपास भीड़ को भी रोकता है। चूंकि टर्मिनल-डिजिट फाइलिंग को फाइलों को 100 खंडों में विभाजित करके व्यापक रूप से वितरित किया जाता है, यह अधिक स्थान बनाता है और कई कर्मियों को एक केंद्रित क्षेत्र के आसपास भीड़ से रोकने में मदद करता है। बदले में, समय की बचत होती है और एक कंपनी के काम का प्रवाह एक वैकल्पिक फाइलिंग सिस्टम, जैसे अल्फ़ाबेटिक, के साथ अधिक सुचारू रूप से चल सकता है।

सामाजिक सुरक्षा संख्या

एक अन्य लाभ यह है कि सोशल सिक्योरिटी नंबरों के माध्यम से व्यक्तियों पर नज़र रखना टर्मिनल डिजिट फाइलिंग के लिए आदर्श है। अंतिम इकाई से माध्यमिक इकाई तक प्राथमिक इकाई में पिछड़े कार्य करने से किसी व्यक्ति की फ़ाइल ढूंढना आसान हो जाता है। यह सरकारी एजेंसियों के लिए टर्मिनल डिजिट फाइलिंग को सही बनाता है।