टर्मिनल डिजिट फाइलिंग का उपयोग कैसे किया जाता है?

टर्मिनल अंकों को दाखिल करने के लिए प्राथमिक पहचानकर्ता के रूप में उपयोग करने के लिए एक पहचान संख्या में अंतिम अंकों को समूह बनाता है। 0000 में समाप्त होने वाली एक सामाजिक सुरक्षा संख्या में सिस्टम के भीतर व्यक्तिगत रिकॉर्ड को वर्गीकृत करने के लिए उपयोग किए जाने वाले अंतिम चार अंक होंगे, और अंकों के शेष दो समूह 0000 के तहत उपसमूह होंगे।

संगठन

संख्या समूहों को उल्टे क्रम में फ़ाइल पर दर्ज किया जाता है, इसलिए 555-44-3333 की पहचान संख्या 3333 होगी जिसमें इसके प्राथमिक समूह के रूप में, 44 और 555 के साथ 3333 श्रेणी में फ़ाइल का स्थान निर्धारित करना होगा। फाइलों को क्रमबद्ध संख्यात्मक अनुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है। संगठन आमतौर पर आसान पहचान के लिए टर्मिनल अंकों की फाइलों पर रंग-कोडित लेबल का उपयोग करते हैं।

लाभ

नई टर्मिनल अंकों की फाइलें स्वचालित रूप से एक ही भौतिक स्थान में जमा नहीं होती हैं, जिससे फाइल रूम में जमाव को रोका जा सकता है। क्योंकि टर्मिनल डिजिट फाइल की एकमात्र जानकारी संख्यात्मक होती है, सिस्टम नाम के साथ जैकेट को लेबल करने की तुलना में अधिक गोपनीयता प्रदान करता है।

उपयोगकर्ता

टर्मिनल डिजिट फाइलिंग उन संगठनों में अच्छी तरह से काम करता है जिन्हें दसियों हजार रिकॉर्ड या उससे अधिक से निपटना पड़ता है। यद्यपि टर्मिनल डिजिट फाइलिंग अक्सर स्वास्थ्य देखभाल और बीमा संगठनों से जुड़ी होती है, लेकिन इसका उपयोग अक्सर सरकारी एजेंसियों और वित्तीय संस्थानों में भी किया जाता है।