एक लेखा सूचना प्रणाली एक संगठन के वित्तीय रिकॉर्ड से सभी डेटा और आंकड़े लेती है और उन्हें एक व्यवस्थित संरचना में व्यवस्थित करती है। लेखांकन सूचना प्रणाली संगठन के भीतर निर्णय लेने वालों को जानकारी प्रदान करने और यह देखने के लिए कि लेखांकन कर्मी जानकारी को सही-सही दर्ज करता है और डेटा की सुरक्षा करता है: डेटा एकत्रित करने और संसाधित करने के लिए तीन बुनियादी कार्य करता है।
संग्रह और प्रसंस्करण
एक लेखा सूचना प्रणाली के संग्रह चरण में, लेखाकार या बहीखाताकर्ता अन्य लेनदेन के बीच नकद बिक्री, प्राप्य, नकद खरीद, भुगतान और पेरोल से डेटा एकत्र और रिकॉर्ड करते हैं। कम्प्यूटरीकृत प्रणालियों में, सॉफ्टवेयर प्रोग्राम एक संपूर्ण सूचना प्रबंधन डेटाबेस में सभी डेबिट और क्रेडिट को संसाधित करता है।
प्रबंधन के लिए रिपोर्ट
लेखा कार्मिक संगठन के भीतर निर्णयकर्ताओं को रिपोर्ट वितरित करते हैं, जैसे बिक्री और विपणन प्रबंधक, उत्पादन प्रबंधक, वित्तीय प्रबंधक और सभी विभाग प्रमुख। प्रबंधन संगठन के वर्तमान संचालन और वित्तीय स्थिति का विश्लेषण करने और भविष्य के लिए योजना बनाने और लक्ष्य निर्धारित करने के लिए लेखांकन सूचना प्रणाली से उत्पन्न जानकारी का उपयोग करता है। उदाहरण के लिए, सिस्टम से बनाई गई एक बैलेंस शीट प्रबंधन, मालिकों, लेनदारों और निवेशकों को दिखा सकती है जहां संगठन समय में एक विशेष बिंदु पर वित्तीय रूप से खड़ा है।
सटीकता और सुरक्षा
उन लोगों की संख्या को सीमित करना जिनके पास सिस्टम तक पहुंच है, एक लेखांकन सूचना प्रणाली के तीसरे कार्य को सबसे अच्छा पूरा करता है - यह सुनिश्चित करने के लिए कि व्यवसाय सुरक्षित रूप से सही डेटा रखता है। संगठन के नेताओं को तय करना होगा कि वह कौन होगा। उदाहरण के लिए, प्रशिक्षित क्लर्क, बुककीपर या एकाउंटेंट को सिस्टम में डेटा को सत्यापित करने और दर्ज करने और रिपोर्ट उत्पन्न करने के लिए एक्सेस की आवश्यकता होती है। संगठन के अन्य सहयोगियों, दोनों आंतरिक और बाहरी, आम तौर पर डेटा में हेरफेर करने की कोई आवश्यकता नहीं है।
सिस्टम के प्रकार और क्या शामिल है
व्यवसाय आमतौर पर सभी छोटे संगठनों में एक लेखा सूचना प्रणाली का कम्प्यूटरीकरण करते हैं। कंप्यूटर उपयोगकर्ता सॉफ्टवेयर प्रोग्रामों में डेटा दर्ज करते हैं जो गणनाओं को पूरा करते हैं और प्रविष्टियों को उचित श्रेणियों में वर्गीकृत और दर्ज करते हैं। उपयोगकर्ता के अनुरोध के आधार पर यह प्रणाली विभिन्न प्रकार की रिपोर्ट तैयार कर सकती है। सूचना प्रणाली में लेखांकन चक्र के सभी चरण शामिल हैं, और हार्ड-कागजी कार्रवाई में लेनदेन साबित होता है, जैसे कार्य आदेश, चालान और वित्तीय विवरण प्रणाली का हिस्सा बन जाते हैं। छोटे व्यवसायों में, जैसे कि एक माँ-और-पॉप ऑपरेशन जहां कुछ लेनदेन होते हैं, व्यवसाय मैन्युअल रूप से लेखांकन सूचना प्रणाली को बनाए रख सकता है। फिर से, बुककीपर पूरे लेखांकन चक्र का उपयोग करता है और परिणामों से मैनुअल रिपोर्ट का निर्माण करता है।
