सभी आकार के संगठन और व्यवसाय महत्वपूर्ण फोन कॉल और संपर्क जानकारी का ट्रैक रखने के लिए एक फोन लॉग सिस्टम से लाभ उठा सकते हैं। उदाहरण के लिए, वकील और लेखाकार जैसे पेशेवर ग्राहकों के रिकॉर्ड रखने के लिए और हर एक की सेवा में बिताए गए अरबों समय की राशि को रिकॉर्ड करने के लिए फोन लॉग पर भरोसा करते हैं।
बेसिक फोन लॉग तरीके
इनबाउंड और आउटबाउंड फोन कॉल का ट्रैक रखने के लिए फोन लॉग का उपयोग करें। ग्राहकों के बारे में डेटा रिकॉर्ड करें, जैसे व्यवसाय और सेल फोन नंबर, ईमेल और वेबसाइट की जानकारी। पारंपरिक फोन लॉग के लिए, डेटा को सुरक्षित जगह पर तब तक सुरक्षित रखें, जब उसका उपयोग न किया जाए। इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम पर, डेटा के संपर्क को सीमित करके और पासवर्ड इंस्टॉल करके संदेशों को सुरक्षित रखें। यदि कार्यालय में एक रिसेप्शनिस्ट है, तो फोन लॉग को उसके साथ एकीकृत करें ताकि कॉल समय पर और कुशलता से वापस आ जाएं। उसे उपयोगकर्ताओं के इनबॉक्स तक पहुंच प्रदान करें ताकि वे संदेशों को आसानी से देख सकें।
उन्नत क्षमताएँ
अपने सेल फोन या कंप्यूटर से फोन लॉग के रिमोट और फॉरवर्डिंग एक्सेस की व्यवस्था करें। अधिक लचीलेपन के लिए फोन लॉग सिस्टम में टेक्स्ट मैसेजिंग और ईमेल को एकीकृत करें। आसान पहुंच के लिए व्यक्तिगत संदेशों में फ़ोन संदेशों को व्यवस्थित करें। यदि आप कार्यालय के बाकी हिस्सों के साथ डेटा साझा करना चाहते हैं, तो सार्वजनिक फ़ोल्डर सेट करें। सूचनाएँ सेट करें ताकि आपके पास आते ही संदेश प्राप्त हो। सबसे अच्छा समय प्रबंधन के लिए एक फ़ोल्डर में गैर-जरूरी कॉल रखें। एक उचित समय के भीतर सभी फोन कॉल को वापस करने के लिए एक सिस्टम स्थापित करें, और अनुस्मारक सेट करें ताकि कोई महत्वपूर्ण कॉल भूल न जाए। एक प्रभावी बैकअप प्रणाली के लिए, सूचना प्राप्त करने के लिए वितरण समूहों की व्यवस्था करें।
पारंपरिक फोन लॉग्स
कॉलर्स और उनकी जानकारी रखने के लिए डिज़ाइन किए गए पैड पर जानकारी लिखकर एक पारंपरिक फोन लॉग सिस्टम का उपयोग करें। कुछ फोन लॉग पैड अपने आप स्टोरेज के लिए डुप्लिकेट रिकॉर्ड बनाने के लिए कार्बन के साथ आते हैं। इलेक्ट्रॉनिक युग से पहले, इस उद्देश्य के लिए डिज़ाइन किए गए कागज या पैड के अलग-अलग टुकड़ों पर नाम, नंबर और अन्य जानकारी लिखकर अधिकारियों, कार्यालय कर्मियों और व्यक्तियों ने फोन कॉल पर नज़र रखी।
MyWorkTools
MyWorkTools का उपयोग करने पर विचार करें, जो इनबाउंड और आउटबाउंड कॉल के लिए फोन लॉग के रूप में एक वर्ड टेम्पलेट दस्तावेज़ प्रदान करता है। टूल को समय प्रबंधन और उत्पादकता माप प्रणाली के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है जो प्रत्येक फोन कॉल की संख्या और समय, नंबर डायल और कॉल की लंबाई, साथ ही कॉल के उद्देश्य को ट्रैक करता है। टूल समय बचा सकता है क्योंकि यह मैन्युअल रूप से एक समान फोन लॉग बनाने के लिए औसतन दो घंटे या उससे अधिक समय बिताने की आवश्यकता को समाप्त करता है।
फोनपैड इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम
फोनपैड सिस्टम का नि: शुल्क परीक्षण डाउनलोड करें, जो एक इनबॉक्स में सभी फोन कॉल जानकारी संग्रहीत करने के लिए एक विंडोज एप्लिकेशन का उपयोग करता है। रंगीन चिह्न और कोडिंग त्वरित संदेश स्थिति मान्यता प्रदान करते हैं, और संदेशों को यह इंगित करने के लिए व्यवस्थित किया जाता है कि वे नए हैं, पढ़ने या अनुवर्ती की आवश्यकता है। फोनपैड एक सहज उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के लिए पेपर संदेश पर्ची की तरह दिखता है। संदेशों को विभिन्न फोंट, रंगों, शैलियों और आकारों में पाठ स्वरूपण द्वारा समर्थित किया जाता है। कई संदेश एक साथ खोले जा सकते हैं, और पाठ संदेश भी समर्थित हैं। अंतर्निहित पता पुस्तिका पिछले कॉलर डेटा संग्रहीत करती है।
पीडीए या सेल फोन लॉग्स
अपने पीडीए या सेल फोन के लिए डिज़ाइन किए गए फोन लॉग का उपयोग करें, जैसे कि फोनप्लग 2.0, पामपिलॉट मोबाइल फोन डिवाइस के लिए। PhoneLog प्राप्त सभी फोन संदेशों को ट्रैक करता है और दूसरों के लिए छोड़ दिया जाता है। इसके अलावा, एक सूची आसानी से बनाई जा सकती है जो जल्दी से रिटर्न कॉल के लिए एक्सेस की जा सकती है। PhoneLog वार्तालापों का एक पूरा रिकॉर्ड प्रदान करता है। सिस्टम भी अनुकूलन योग्य है और आसानी से एकीकृत किया जा सकता है।
