ऐसी विशिष्ट चीजें हैं जो आप मेमो वितरण का उपयोग करके अपने व्यवसाय के स्थान पर अन्य लोगों से संवाद कर सकते हैं। एक ज्ञापन आम तौर पर साथी श्रमिकों के लिए कुछ महत्वपूर्ण संवाद कर रहा है और आमतौर पर कंपनी के भीतर कम से कम एक व्यक्ति को वितरित किया जाता है। मेमो का उपयोग सभी को कुछ जरूरी चीजों के बारे में बताने के लिए भी किया जा सकता है, जैसे कि खोई हुई फाइलें। खोई हुई फाइलें व्यवसाय के संचालन को प्रभावित कर सकती हैं और श्रमिकों को समस्या के बारे में सतर्क किया जाना चाहिए और वे जितनी जल्दी हो सके मदद कर सकते हैं।
खो फ़ाइलों के बारे में ज्ञापन के लिए शीर्ष लेख को पूरा करें। इसमें दिनांक, विषय के लिए एक पंक्ति शामिल है, ज्ञापन कौन है और यह किससे है। इन पंक्तियों को "दिनांक," "विषय," "," और "से" लेबल दिया जाता है। विषय को कम से कम "लॉस्ट फाइल्स" कहना चाहिए, लेकिन यह भी वर्णन कर सकता है कि कौन सी फाइलें खो गई हैं।
हेडर के नीचे सीधे पहले पैराग्राफ में समस्या को संक्षेप में बताएं। इसमें निश्चित रूप से शामिल होना चाहिए कि कौन सी फाइलें खो गई हैं, जैसे कि किसी विशिष्ट क्लाइंट या प्रोजेक्ट के लिए फाइलें। इसमें यह भी शामिल हो सकता है कि आप कैसे विश्वास करते हैं कि फाइलें खो गई थीं, वे कहां हो सकती हैं और उन्हें खोजने के लिए कितना जरूरी है।
समस्या के बारे में अगले भाग में बताइए। इस बिंदु पर खोई हुई फ़ाइलों के बारे में अधिक विस्तृत जानकारी प्राप्त करें। आप क्लाइंट के बारे में विवरणों की आपूर्ति कर सकते हैं या फ़ाइलों को कर्मचारियों द्वारा कैसे देखा जा सकता है, इसके बारे में या अधिक जानकारी के लिए प्रोजेक्ट्स की आपूर्ति कर सकते हैं। इस बिंदु पर, एक निश्चित तारीख दें जो फ़ाइलों द्वारा पाई जानी चाहिए।
ज्ञापन प्राप्त करने वालों को बताएं कि आप उन्हें अंतिम अनुभाग में क्या करना चाहते हैं। यह विशिष्ट एक्शन आइटम होना चाहिए, जैसे कि डेटाबेस एक्स में खोज या अपनी कंपनी की कंप्यूटर या फ्लैश ड्राइव पर खोई हुई फाइलों को सहेजने की स्थिति में आपकी सभी व्यक्तिगत फ़ाइलों के माध्यम से जाना। उस तारीख को दोहराएं जो फ़ाइलों को मिलनी चाहिए।
ज्ञापन को प्रूव करें। सुनिश्चित करें कि आपने उन फ़ाइलों के बारे में कोई संवेदनशील जानकारी शामिल नहीं की है जिनका लिखित रिकॉर्ड नहीं होना चाहिए। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आपने खोई हुई फ़ाइलों को खोजने के महत्व को स्पष्ट रूप से व्यक्त किया है।
