आप विभिन्न तरीकों से कर्मचारियों, ग्राहकों या प्रबंधन को बुरी खबर दे सकते हैं। बहुत से लोग नकारात्मक संदेशों को सीधे और सीधे वितरित करना पसंद करते हैं। अन्य लोग अधिक सूक्ष्म दृष्टिकोण पसंद करते हैं, संदेश को कम से कम आपत्तिजनक भाषा में काउच करते हैं। किसी भी तरह से, आपको ऐसी खबरें देनी चाहिए जो स्पष्ट, संक्षिप्त तरीके से अवांछनीय और अवांछित हो।
संबंध बनाए रखें
सिर्फ इसलिए कि आपके पास रिले करने के लिए अवांछित जानकारी है, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको प्राप्त पार्टी के साथ संबंध को नुकसान पहुंचाना है। चाहे आप कर्मचारियों की छंटनी कर रहे हों, दान का अनुरोध ठुकरा रहे हों या यात्रा प्रतिपूर्ति से इनकार कर रहे हों, ध्यान रखें कि भविष्य में स्थिति बदल सकती है और आपका निर्णय उलटा हो सकता है। मेमो के लिए एक पूरक जोड़ें, जैसे कि कर्मचारियों को बताना कि आप उनके योगदान को कितना महत्व देते हैं। ऐसे फंडधारियों को समझाइए कि वर्तमान में आपका बजट कुछ खर्चों के लिए अनुमति नहीं देता है। इसके अलावा झटका नरम हो जाएगा और संभव भविष्य के रिश्तों के लिए संचार की लाइनों को खुला रखेगा।
सकारात्मक भाषा के साथ फ़्रेम संदेश
ज्ञापन में आपके द्वारा चुने गए शब्द सकारात्मक प्रतिक्रिया बनाए रखने में मदद करेंगे, भले ही आप नकारात्मक संदेश दे रहे हों। उदाहरण के लिए, आप लिखने के बजाय मौद्रिक अनुरोध को संसाधित करने के लिए अधिक जानकारी के लिए पूछ सकते हैं कि प्रदान की गई जानकारी स्वीकार्य नहीं है। कर्मचारियों को बताएं कि वे क्या कर सकते हैं इसके बजाय वे क्या कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, "शुक्रवार के दिन जींस न पहनें" के बजाय "कृपया व्यापार आकस्मिक पहनने की पोशाक पहनें" लिखें, अपने ग्राहक को एक नोट भेजें जिसमें कहा गया है कि "आप अपने माल को सोमवार को उठा सकते हैं," बजाय अपने आदेश के। अगले सोमवार तक तैयार नहीं होंगे। ”
कानूनी प्रक्रियाओं को रोकें
कंपनी ज्ञापन अक्सर आपकी व्यावसायिक दीवारों के बाहर और मीडिया या अन्य पार्टियों के हाथों में अपना रास्ता बनाते हैं। किसी भी भाषा का उपयोग करने से बचें जो गैरकानूनी या भेदभावपूर्ण प्रथाओं पर संकेत देती हैं। उदाहरण के लिए, "हमारे एकाउंटेंट को लिखने के बजाय कंपनी छोड़ रही है क्योंकि उन्होंने साल के अंत की रिपोर्टों में व्यापक त्रुटियां की हैं," लिखें "मान्यता प्राप्त सेवा के कई वर्षों के बाद, हमारा एकाउंटेंट अन्य अवसरों पर आगे बढ़ रहा है।" स्पष्टता अवांछित अफवाहों को रोकने में मदद करती है। फैलाना जो आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचा सकता है। एक अस्पष्ट नकारात्मक संदेश है "कदाचार के कारण, कुछ वित्तीय कर्मचारी सदस्य छोड़ रहे हैं।" एक बेहतर ज्ञापन पढ़ता है "हम यह घोषणा करने के लिए उत्साहित हैं कि नए वित्तीय स्टाफ सदस्य लेखांकन विभाग के निवर्तमान सदस्यों को बदलने के लिए तैयार हैं।"
बफ़र द बैड न्यूज़
नकारात्मक ज्ञापनों का परिणाम अक्सर आहत भावनाओं और गुस्से वाली प्रतिक्रियाओं से होता है। जब आप खुशखबरी के साथ बफरिंग करते हैं तो आप बुरी खबरों की संख्या को कम या कम कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, "आप अपनी बीमा पॉलिसी में शामिल किए जा रहे लाभों की संख्या की सराहना करेंगे" जब आप बीमा दरों को बढ़ाते हैं, तो एक नकारात्मक ज्ञापन शुरू करें। संदेश के साथ जुड़े बफर रखें, हालांकि, स्पष्टता बनाए रखने के लिए। दूसरे शब्दों में, जब आप लाभों में कटौती के बारे में कोई संदेश भेज रहे हैं, तो "अगले सप्ताह नया पार्किंग डेक खुलता है" मत कहो।
