मेमो व्यापार पत्राचार का एक मानक रूप है। उन्हें सूचनात्मक होने या कार्रवाई का अनुरोध करने के लिए लिखा जाता है। आप आंतरिक या बाह्य मेमो लिख सकते हैं। आपके संगठन के बाहर के लोगों को बाहरी मेमो भेजे जाते हैं। उदाहरण के लिए, आप पेशेवर सलाहकारों को एक निश्चित परियोजना के लिए प्रस्ताव का अनुरोध करने के लिए एक परामर्श ज्ञापन भेज सकते हैं। आप से अनुरोध किया जा सकता है कि सलाहकार परियोजना के लिए एक बोली, पूरा करने के लिए एक समय सीमा और मेमो के माध्यम से काम के कुछ नमूनों को भेजें।
अपने परामर्श ज्ञापन के लिए एक शीर्षक लिखें। शीर्षक में चार लाइनें होती हैं, जिनमें से प्रत्येक में एक विशिष्ट लेबल होता है: To, From, Date and Subject। आपका नाम और आपकी कंपनी का नाम पहली पंक्ति में जाता है। दूसरी पंक्ति में उन सभी पेशेवर सलाहकारों के नाम हैं, जिन्हें आप मेमो भेज रहे हैं। तीसरी पंक्ति वह तिथि है जिसे आपने इसे भेजने की योजना बनाई है और चौथी पंक्ति को केवल कुछ शब्दों में मेमो के विषय को समझाना चाहिए, जैसे कि "वेब डिज़ाइन प्रस्ताव अनुरोध।"
पहले पैराग्राफ में अपने परामर्श मेमो का उद्देश्य स्पष्ट करें। मेमो आमतौर पर संक्षिप्त और बिंदु तक होते हैं। सलाहकारों को बताएं कि आपको किस प्रकार के प्रोजेक्ट की आवश्यकता है और जिसे आप योग्य पेशेवरों के प्रस्तावों की तलाश में हैं।
अगले कुछ पैराग्राफ में अपनी परियोजना के विवरण पर चर्चा करें। इन विवरणों में आपके पास कोई भी बजट या समय सीमा शामिल हो सकती है, प्रस्तावों को प्राप्त करने के लिए आप किस तिथि तक प्रस्तावों में शामिल करना चाहते हैं और प्रक्रिया का उपयोग करेंगे।
समापन पैराग्राफ की शुरुआत में अपनी संपर्क जानकारी सूचीबद्ध करें। सलाहकारों को बताएं कि आपसे संपर्क करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है और आप अपने द्वारा अनुरोध की गई जानकारी को कैसे प्राप्त करना पसंद करते हैं, जैसे कि मेल के माध्यम से या ईमेल द्वारा। जवाब देने के लिए समय सीमा के सलाहकारों को याद दिलाएं। अपने समय के लिए सलाहकारों को धन्यवाद देना न भूलें।
