मेमो को संक्षिप्त, उद्देश्यपूर्ण तरीके से जानकारी देना होगा। इस गैर-बकवास शैली का मतलब है कि भले ही आप एक लिखने की संभावना को पसीना दे रहे हों, आपको सीधे, समझदार प्रारूप को दूसरे से एक स्वागत योग्य राहत मिलनी चाहिए, अधिक श्रम-गहन लेखन परियोजनाएं जो आपके डेस्क पर हो सकती हैं।
एक हेडिंग लिखें
एक मानक शीर्षक लिखकर अपने ज्ञापन को शुरू करें जिसमें "To:", "From:", "Date:" और "Subject" शामिल हैं। ऑडियंस लाइन को कुछ विचार दें, यह महसूस करते हुए कि आप पूरी कंपनी के लिए अपने ज्ञापन का प्रसार नहीं करना चाहते हैं, लेकिन इसके बजाय केवल कुछ विभागों को। परफैक्ट्री हेडिंग पाठकों को जल्दी से इसे स्कैन करने की अनुमति देता है और महत्वपूर्ण जानकारी को शुरू से ही सही - प्रासंगिकता से विषय तक।
आपका उद्देश्य राज्य
एक छोटा उद्घाटन लिखें जो स्पष्ट रूप से बताता है, संभव सबसे सरल शब्दों में, लेखन के लिए आपका उद्देश्य। यदि आप चाहें, तो कुछ व्यक्तित्व को इंजेक्ट करें, लेकिन इस जोड़ को संक्षिप्त रखें। उदाहरण के लिए, यदि आप एक घोषणा कर रहे हैं, तो आप लिख सकते हैं, "विशेष रूप से लंबी और थकाऊ खोज के बाद, मैं यह घोषणा करते हुए सकारात्मक रूप से प्रसन्न हूं कि एबीसी कंपनी ने हमारे आगामी विपणन प्रयासों का मार्गदर्शन करने के लिए XYZ राइटर्स ग्रुप को काम पर रखा है।"
परिशुद्धता के साथ विस्तृत करें
अपने ज्ञापन के शरीर को समर्पित करें - दो या तीन पैराग्राफ से अधिक नहीं - आपके शुरुआती विवरण पर विस्तार से बताने के लिए। विरोधी सवालों की बौछार महत्वपूर्ण है; आप अपने मेमो को अधिक प्रश्न उत्पन्न करने के लिए नहीं चाहते हैं क्योंकि यह उत्तर प्रदान करता है, लेकिन एक ज्ञापन एक संपूर्ण, 360 डिग्री प्रकटीकरण के लिए मंच नहीं है। सबसे महत्वपूर्ण जानकारी व्यवस्थित करें - कर्मचारी क्या जानना चाहेंगे और उन्हें क्या जानना होगा - एक पदानुक्रमित तरीके से। अंत में, ध्यान रखें कि एक ज्ञापन शायद ही कभी किसी विषय पर "अंतिम शब्द" के रूप में कार्य करता है; वास्तव में, यह कभी-कभी गति में गतिविधियों की एक पूरी श्रृंखला निर्धारित करता है। इसलिए अपने ज्ञापन के अंतिम पैराग्राफ को "अगले चरणों" या "आगे क्या होता है" के लिए समर्पित करें। उदाहरण के लिए, इस उदाहरण में आप साझा करने की इच्छा कर सकते हैं जब आप अपने कर्मचारियों को लेखक समूह का परिचय देंगे।
शैली में बंद करें
अपने ज्ञापन को एक उत्साहित नोट पर बंद करें, यह महसूस करते हुए कि आप अपने कर्मचारियों को अनुसरण करने के लिए एक निहित संदेश भेज रहे हैं। आप कह सकते हैं, उदाहरण के लिए, "मुझे पता है कि आप आगे देखते हैं, जैसा कि मैं करता हूं, हमारी कंपनी के इतिहास में इस रोमांचक अध्याय को शुरू करने के लिए। मैं आपके निरंतर उत्साह और समर्पण के लिए अग्रिम धन्यवाद देता हूं। ”
प्वाइंट टू अटैचमेंट्स
के लिए अपने ज्ञापन के बहुत नीचे एक संकेतन शामिल करें प्रासंगिक संलग्नक, जैसे कि आप दस्तावेज़ों को पढ़ना चाहते हैं या नई प्रक्रियाएँ जिन्हें आप उनका पालन करना चाहते हैं। बस शब्द "संलग्न:" लिखें और संक्षेप में जानकारी को संक्षिप्त करें। इस उदाहरण में, आप लेखकों के समूह के पिछले विपणन परियोजनाओं के एक संग्रह को शामिल करना चाह सकते हैं ताकि आपके कर्मचारी समूह की शैली और उपलब्धियों से खुद को परिचित कर सकें। इस बारे में स्पष्ट रहें कि कर्मचारी यह जानकारी कहां पा सकते हैं। उदाहरण के लिए, चाहे आप बुलेटिन बोर्ड पर अपने ज्ञापन की एक कागज़ात पोस्ट करें या कंपनी-व्यापी ईमेल करें, सुनिश्चित करें कि कर्मचारी यह समझते हैं कि अनुलग्नक का उपयोग कैसे किया जाए।
टिप्स
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अपने ज्ञापन को जोर से पढ़ें क्योंकि आप ध्यान से प्रूफरीड करें और इसे प्रसारित करने से पहले संपादित करें।
