टाइम मैनेजमेंट शेड्यूल कैसे बनाएं

अपने समय का प्रबंधन उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि कार्य को अच्छी तरह से पूरा करना। दैनिक समय प्रबंधन कार्यक्रम बनाने से, आप संगठित रह पाएंगे, जो करने की आवश्यकता है वह करें और गुणवत्ता का त्याग किए बिना तनाव को कम करें। चाहे आप दूसरों का प्रबंधन करते हैं, बड़ी मात्रा में कागजी कार्रवाई को संभालते हैं या हर दिन कई बैठकों और कार्यक्रमों में भाग लेते हैं, यह जानते हुए कि आपको कहां होना चाहिए और आपसे क्या उम्मीद की जाती है। आपके समय का प्रबंधन आपको अपने आउटपुट का अधिक नियंत्रण देगा और आपको अपनी नौकरी में अधिक जिम्मेदार और सुरक्षित बना देगा।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल

• माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक

Microsoft Excel वर्कशीट खोलें। सप्ताह के दिनों के साथ कॉलम और कार्यदिवस के दौरान प्रत्येक घंटे के साथ पंक्तियाँ। आप अपने माउस का उपयोग करके, अलग-अलग लाइनों पर क्लिक करके और उन्हें खींचकर कॉलम और पंक्तियों का विस्तार कर सकते हैं। समय प्रबंधन शेड्यूल बनाने के लिए आप Microsoft Outlook का भी उपयोग कर सकते हैं। Microsoft Outlook में इनपुट जानकारी को आसान बनाने के लिए पहले से भरे हुए कॉलम और पंक्तियाँ शामिल हैं।

सप्ताह के दौरान पूरा होने वाले कार्यों की एक सूची बनाएं। इस सूची में बैठकें, परियोजना मील के पत्थर या समय सीमा, नेटवर्क के अवसर, फोन कॉल वापस करना, कागजी कार्रवाई या अन्य कार्यों को भरना शामिल हैं जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है।

एक्सेल वर्कशीट में उनके उपयुक्त दिन और समय के लिए कार्यों को असाइन करें। रंग कोड कार्य यदि आवश्यक हो तो उस बॉक्स पर क्लिक करके जिसे आप हाइलाइट करना चाहते हैं और पेंट क्लिक करके वर्कशीट के शीर्ष पर आइकन कर सकते हैं। विभिन्न रंगों में से चुनें।

उन कार्यों के लिए दिन भर का समय छोड़ दें जो अपेक्षा से अधिक समय तक समाप्त करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपकी सुबह 10:30 बजे से 11 बजे तक बैठक होती है, तो बैठक का समय 10:30 बजे से 11:30 बजे तक के लिए बंद कर दें। अप्रत्याशित कार्यों या अल्प विराम के लिए कार्यों के बीच कम से कम 15 मिनट का समय दें।

हर हफ्ते एक शेड्यूल बनाएं और उससे चिपके रहें। समय के साथ, आप अपने समय के प्रबंधन और कार्यदिवस के दौरान आने वाले अप्रत्याशित मुद्दों को संभालने में बेहतर हो जाएंगे।

टिप्स

• समय प्रबंधन अनुसूची बनाने से न केवल आपकी उत्पादकता बढ़ेगी, बल्कि यह तनाव को भी कम करेगा और आपको अपनी नौकरी के अधिक पहलुओं का आनंद लेने की अनुमति देगा।

चेतावनी

अपने दिन को ओवरबुक करने की कोशिश न करें। दिन के दौरान बहुत अधिक पूरा करने की कोशिश करना ही आपको पीछे छोड़ देगा। अपना समय प्रबंधन शेड्यूल बनाते समय, लंच के लिए पर्याप्त समय दें, मीटिंग या इवेंट से और काम की उच्च गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए कार्यों को पूरा करने के लिए पर्याप्त समय दें।