हां, आपने प्राथमिक विद्यालय में ऐसा करना सीखा - या आपने किया? वास्तविक दुनिया में, नामों पर विचार करने के लिए उपसर्ग हैं, कंपनी के नाम और अन्य कंपनियों में संख्या जो उनके पूर्व नामों के केवल जोड़ द्वारा ज्ञात हैं। अचानक, वर्णानुक्रम में दाखिल करना थोड़ा अधिक जटिल हो जाता है। ऐसी फ़ाइल को "खोना" न करने के लिए जो कहीं न कहीं है लेकिन जहाँ आपने पहले सोचा नहीं था, आपको एक प्रणाली की आवश्यकता है। यदि आप इन फ़ाइलों को दूसरों के साथ साझा करते हैं, तो सिस्टम को सीधा और आसानी से संवाद करने की आवश्यकता है। फाइलिंग इकाइयों द्वारा किया जाता है। पहली इकाई आमतौर पर किसी व्यक्ति का अंतिम नाम होती है। यदि दो लोग एक ही अंतिम नाम साझा करते हैं, तो आप दूसरी इकाई के लिए अग्रिम करते हैं, जो उनका पहला नाम है। यदि वे दोनों साझा करते हैं, तो आप तीसरी इकाई को आगे बढ़ाते हैं, जैसे कि एक मध्य नाम या प्रारंभिक।
निम्नलिखित प्रणाली का उपयोग करते समय व्यक्तियों के नामों को स्थानांतरित करें: अंतिम नाम, पहला नाम या प्रारंभिक, मध्य नाम या प्रारंभिक। उदाहरण के लिए, जॉन क्यू। पब्लिक को "पब्लिक, जॉन क्यू।" के रूप में दायर किया जाएगा।
उपनाम में एक शब्द और फ़ाइल बनाने के लिए उपनाम में उपनाम के लिए उपसर्ग जोड़ें। उदाहरण के लिए, जॉन क्यू। डी। पब्लिक को "डी रिपब्लिक, जॉन क्यू।"
जब आप पहले या अंतिम नाम को अलग नहीं कर सकते हैं तो एक भ्रमित नाम दर्ज करें। उदाहरण के लिए, जॉन क्यू। जॉन को "जॉन, जॉन क्यू।" के रूप में दायर किया जाएगा।
एक इकाई बनाने और उचित रूप से फाइल करने के लिए अंतिम नाम और मिश्रित यौगिकों को मिलाएं। उदाहरण के लिए, जॉन क्यू डो-पब्लिक को "डो-पब्लिक, जॉन क्यू।"
फ़ाइल शीर्षक जो एक नाम का आंतरिक हिस्सा हैं और पहली इकाई के रूप में अंतिम नाम की अनुपस्थिति में। उदाहरण के लिए, सेंट जॉन क्यू "संत, जॉन क्यू।" के रूप में दायर किया जाएगा।
अंतिम इकाई के रूप में शीर्षक के साथ शीर्षकों के साथ पूर्ण नाम दर्ज करें। इस प्रकार, फादर जॉन क्यू। पब्लिक को "पब्लिक, जॉन क्यू।, फादर।"
अन्य शीर्षक और नाम उपांग जैसे कि सीनियर, जूनियर, श्रीमती, या पीएच.डी. अंतिम इकाई के रूप में। उदाहरण के लिए, जॉन क्यू। पब्लिक, जूनियर को "पब्लिक, जॉन क्यू। जूनियर" के रूप में दायर किया जाएगा।
फ़ाइल कंपनी के नाम एक शीर्षक के साथ शुरुआत के रूप में लिखा है। उदाहरण के लिए, “डॉ। काली मिर्च बॉटलिंग कंपनी "को पहले" डॉक्टर, "फिर" काली मिर्च, "आदि के रूप में दायर किया जाना चाहिए।
नामों में सभी संक्षिप्ताक्षरों को दर्ज करें, जैसे कि वे वर्तनी में थे। उदाहरणों में सेंट के लिए "सेंट", फीट के लिए "फोर्ट" शामिल हैं। और Mfg के लिए "विनिर्माण"।
लिखित रूप में एक व्यवसाय फ़ाइल करें, दो अपवादों के साथ: यदि नाम किसी व्यक्ति का है, तो पहले अंतिम नाम से फ़ाइल करें, या यदि कंपनी का नाम इतना प्रसिद्ध है कि नियम का पालन करने से भ्रम पैदा होगा। इस प्रकार, जॉन क्यू। पब्लिक कंपनी को "पब्लिक, जॉन क्यू। कंपनी" के रूप में दायर किया जाएगा। हालांकि, मार्शल फील्ड्स कंपनी को "मार्शल, फील्ड्स, कंपनी" के रूप में दायर किया जाएगा।
लिखित रूप में दो या दो से अधिक उपनामों से बना व्यवसाय नाम दर्ज करें, प्रत्येक नाम के साथ एक असतत इकाई माना जाता है। इस प्रकार, व्यवसाय "सार्वजनिक, डो और जोन्स" को "सार्वजनिक," फिर "डो," और अंत में "जोन्स" के रूप में दर्ज किया जाएगा।
एक कंपनी का नाम पहले अक्षर से बना, प्रत्येक अक्षर के साथ एक अलग इकाई के रूप में। उदाहरण के लिए, "WOW Fun" को "W," तब "O," और फिर "W." क्रम में दर्ज किया जाएगा। "मज़ा" अंतिम इकाई होगी।
किसी भी कंपनी को अपने पास मौजूद या बहुवचन एपोस्ट्रोफ के साथ दर्ज करें जैसे कि वे अनुपस्थित थे। उदाहरण के लिए, "मेन्स क्लब" को "मेन्स" और फिर "क्लब" के रूप में दर्ज किया जाएगा।
दाखिल करते समय लेखों, निष्कर्षों और प्रत्ययों की अवहेलना करें, जब तक कि लेख, संयोजन या पूर्वसर्ग नाम का आंतरिक भाग न हो। उदाहरण के लिए, द एंड ऑफ ए लॉन्ग डे को "एंड," "लॉन्ग" और डे के रूप में दर्ज किया जाएगा। स्टैनफोर्ड कार्डिनल्स को हालांकि, "द," "स्टैनफोर्ड" और अंतिम रूप से "कार्डिनल्स" के रूप में दायर किया जाएगा। जब प्रस्तावना एक नाम शुरू करती है। "अंडर बोर्डवॉक" गीत को पहले "अंडर बोर्ड," फिर "बोर्डवॉक" के तहत दर्ज किया जाएगा।
संख्यात्मक नाम दर्ज करें जैसे कि उन्हें वर्तनी दी गई है और दो से अधिक अंकों की संख्या उनके उचित संख्यात्मक मान देते हैं। उदाहरण के लिए, "द 900 क्लब" को पहले "नाइन", फिर "हंड्रेड" और अंत में "क्लब" के तहत दायर किया जाएगा।
टिप्स
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यदि कोई फ़ाइल स्थान कुछ भ्रामक है - जैसा कि पहले दो नामों की स्थिति में है - एक डमी फ़ाइल या अन्य विकल्प के क्रॉस-रेफ़रिंग की रंगीन शीट।
चेतावनी
जब तक आप एक घंटे बिताना चाहते हैं या इसलिए एक गड़बड़ फ़ाइल की तलाश में हैं, अपनी फ़ाइलों को सही ढंग से परिष्कृत करें। यदि इसे लगातार उपयोग नहीं किया जाता है तो कोई भी फाइलिंग सिस्टम बेकार है।
