एक यथार्थवादी प्रोजेक्ट शेड्यूल बनाना सबसे बड़ी चुनौतियों में से एक है जो एक प्रोजेक्ट मैनेजर का सामना करता है। प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग के साथ कुछ सामान्य समस्याएं हैं जिन्हें अनुमानित किया जा सकता है और रोका जा सकता है, जिससे प्रोजेक्ट में शामिल सभी को शेड्यूल में अधिक आत्मविश्वास मिलेगा।
कार्य अवधि का अनुमान लगाना
प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग के साथ सबसे बुनियादी और आम समस्या प्रत्येक प्रोजेक्ट कार्य की अवधि का अनुमान लगा रही है। ज्यादातर लोग कम आंकते हैं कि कुछ करने में उन्हें कितना समय लगेगा, जिसके परिणामस्वरूप एक शेड्यूल है जो केवल एक सर्वश्रेष्ठ मामले को दर्शाता है। इसे रोकने के लिए, आप प्रत्येक कार्य में समय जोड़ सकते हैं यदि आप यह अनुमान लगा सकते हैं कि आपकी टीम के सदस्य ने कितना कम आंका है। (कई लोग एक निश्चित प्रतिशत से लगातार कम आंकते हैं।) या आप अपने कार्यक्रम में एक अलग आइटम के रूप में आकस्मिक समय जोड़ सकते हैं। हालांकि यह कभी-कभी आपके शेड्यूल को "पैडिंग" के रूप में माना जाता है, यह वास्तव में आपकी योजना को अधिक सटीक बनाने के लिए एक यथार्थवादी तरीका है।
किसी भी आवश्यक परियोजना कार्यों को याद न करें। आपकी परियोजना टीम के बाहर समूहों द्वारा किए गए या उन लोगों के बारे में यह समझना आसान है कि अनुमान लगाने वाले विषय विशेषज्ञ इतने स्पष्ट हैं कि उन्हें उनका उल्लेख करने की आवश्यकता नहीं है।
संसाधन सौंपना
अधिकांश प्रोजेक्ट शेड्यूल इस धारणा पर आधारित हैं कि सही संसाधन वाला व्यक्ति जरूरत पड़ने पर बिल्कुल उपलब्ध होगा। लेकिन जब तक आपके संगठन के पास लोगों को परियोजनाओं को सौंपने के लिए एक अच्छा तरीका नहीं है, तब तक ऐसा नहीं हो सकता है। आपकी अनुसूची को वास्तविक रूप से इस बात की भी आवश्यकता है कि प्रत्येक टीम का सदस्य आपकी परियोजना पर कितना समय बिता सकता है, अन्य परियोजनाओं, परिचालन सहायता या प्रशासनिक कार्यों पर विचार करना चाहिए।
कार्यान्वयन दिनांक निर्धारित करना
कई मामलों में, प्रबंधन या कुछ बाहरी कारक ने शेड्यूल विकसित करने से पहले परियोजना कार्यान्वयन तिथि निर्धारित की है। आपको कुछ कार्यों के लिए आवश्यक समाप्ति तिथि को पूरा करने के लिए नियोजित समय को कम करने के लिए कहा जा सकता है। आपको इन परिवर्तनों को करने में शामिल किसी भी जोखिम के लिए परियोजना प्रायोजक से लगातार संवाद करना चाहिए।
अज्ञात का प्रबंधन
अज्ञात घटनाओं, जैसे कि व्यवसाय के माहौल में बदलाव या नई तकनीक के साथ समस्याएँ, परियोजना के कार्यों में निर्धारित से अधिक समय लग सकता है। परियोजना की शुरुआत में संभावित जोखिमों की पहचान करके आप किसी भी होने वाली घटना को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में सक्षम होंगे और इस तरह आपके कार्यक्रम पर उनके प्रभाव को कम कर सकते हैं।
प्रबंधन बदलना
परियोजना के दायरे में परिवर्तन, आवश्यकताओं को पूरा करने या उपयोग की जा रही प्रौद्योगिकी आपके प्रोजेक्ट शेड्यूल को बाधित कर सकती है। इस प्रकार के बदलावों को एक औपचारिक परियोजना परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया के माध्यम से जाना चाहिए ताकि परियोजना प्रायोजक और ग्राहक किसी भी शेड्यूल परिवर्तन के लिए सहमत हो सकें, बजाय इसके कि उन्हें अप्रिय आश्चर्य हो।
बड़ी परियोजनाओं का अनुमान लगाना
एक बड़ी परियोजना में कार्यों के बीच और कार्य समूहों या व्यक्तियों के बीच अधिक निर्भरता होती है। जटिलता का यह स्तर अनुसूची की भविष्यवाणी करना कठिन बनाता है, जिसमें इस तरह के समन्वय के लिए समय को शामिल करने की आवश्यकता होगी।
