एक बिक्री यात्रा के बाद एक अनुवर्ती ईमेल क्लाइंट को एक सौदा बंद करने के करीब एक कदम लाने का एक आसान अभी तक प्रभावी तरीका है। एक अच्छी तरह से लिखा, मैत्रीपूर्ण लेकिन गंभीर बिक्री अनुवर्ती ईमेल आपको ग्राहक के दिमाग में रखता है और आपको ग्राहक पर केंद्रित रखता है। इसलिए, बिक्री के लिए अनुवर्ती ईमेल लिखने के लिए इन चरणों का पालन करें।
पहले विचार मंथन करें। इससे पहले कि आप वास्तव में पत्र लिखना शुरू करें, बैठक के महत्वपूर्ण बिंदुओं, विवरणों और व्यावसायिक उद्देश्यों को ध्यान में रखकर बैठने का आपका समय है। इन श्रेणियों में अपने नोट्स से जो कुछ भी आपको याद है या तथ्यों को अलग करें, ताकि आप अपना ईमेल लिखते समय सब कुछ सही पा सकें।
बैठक के स्वर ले लो। ईमेल का टोन आपके और मीटिंग में उपयोग किए जाने वाले क्लाइंट द्वारा निर्धारित किया जाना चाहिए। हालांकि, सभी मामलों में, याद रखें कि आप एक औपचारिक व्यावसायिक पत्र लिख रहे हैं, जिसे संबोधित प्राप्तकर्ता की तुलना में अन्य लोगों द्वारा पढ़ा जा सकता है। इसलिए, यदि बैठक अनुकूल थी, तो दोस्ताना लेकिन व्यवसाय की तरह लिखें। यदि मीटिंग अधिक तकनीकी थी, तो बिक्री अनुवर्ती ईमेल लिखने के लिए उस टोन को अपनाएं।
ग्राहक को धन्यवाद दें और बैठक के विवरण का हवाला दें। ईमेल में आपको जो पहली चीजें करनी चाहिए उनमें से एक है ग्राहक को उसके समय के लिए धन्यवाद देना और बैठक की तारीख, समय और विषय का हवाला देने के लिए धन्यवाद लाइन का उपयोग करना। ग्राहक को ईमेल के बाकी हिस्सों पर सकारात्मक प्रकाश डालना और विवरण का हवाला देना ग्राहक को बैठक की बारीकियों और संदर्भ को याद दिलाने में मदद करता है।
एक कार्रवाई के लिए निशाना लगाओ। आपके अनुवर्ती ईमेल का उद्देश्य कुछ मूर्त रूप में सुरक्षित करना है जैसे कि दूसरी बैठक, एक अनुबंध या ग्राहक की कंपनी में उच्चतर के लिए एक संदर्भ। आपके संक्षिप्त "धन्यवाद" परिचय के बाद, शेष अक्षर को आप जो चाहते हैं उसे प्राप्त करने की दिशा में ड्राइव करना चाहिए। यदि ऐसी जानकारी थी जो क्लाइंट ने अनुरोध किया था, तो इसे मध्य खंड में जोड़ें या इसे संलग्न करें और ध्यान दें कि यह संलग्न है।
ईमेल को संक्षिप्त रखें। एक बार जब आप सभी महत्वपूर्ण खंडों को लिख लें, तो अपने ग्राहक को यह बताकर ईमेल बंद कर दें कि आप अपने अगले उद्देश्य को प्राप्त करने के तरीके में क्या करेंगे और फिर औपचारिक रूप से बंद वाक्यांश का उपयोग करके "ईमानदारी से।" इसके अलावा, ग्राहक से प्रश्न या समस्या होने पर अपनी संपर्क जानकारी और उपलब्धता की पेशकश करें।
