परियोजना प्रबंधन उपकरण के पेशेवरों और विपक्ष क्या हैं?

परियोजना प्रबंधन उपकरण एक परियोजना पर गतिविधियों, समय सीमा और संसाधनों का ट्रैक रखने के लिए सामान्य उपकरण हैं। वे आम तौर पर किसी प्रोजेक्ट के लक्ष्यों और गतिविधियों को दर्शाने के लिए डिज़ाइन किए गए उपकरण होते हैं - जैसे, गैंट चार्ट्स - या किसी प्रोजेक्ट के विभिन्न चरणों में काम करने वालों की ज़िम्मेदारियाँ, जैसे कि स्विम-लेन डायग्राम।

प्रो: संगठन

परियोजना प्रबंधन उपकरण आपको परियोजना की शुरुआत से व्यवस्थित रखने में मदद करते हैं। सभी गतिविधियों और उनकी अवधि, संसाधनों और जवाबदेह लोगों की पहचान करके, आपको कभी आश्चर्य नहीं करना चाहिए कि आगे क्या करना है या कौन प्रभारी है। विवरण को ट्रैक करना आसान है क्योंकि वे पूर्ण होने पर लिखे और चिह्नित किए जाते हैं। एक परियोजना के दौरान, बेहतर संगठन समय और तनाव को बचाने में मदद करता है और अंतिम-मिनट की थकाऊ से बचा जाता है।

प्रो: आसानी से साझा

परियोजना प्रबंधन उपकरण आमतौर पर एक दस्तावेज़ बनाते हैं जो "एक नज़र में परियोजना" के रूप में कार्य करता है। यह परियोजना आसानी से अपने विभिन्न घटकों पर काम करने वाले सभी के साथ साझा की जाती है। हर कोई उन गतिविधियों की स्थिति जानता है जो उनके काम को प्रभावित कर सकती हैं। कुछ सॉफ़्टवेयर ओपन-एक्सेस एडिटिंग की अनुमति देते हैं ताकि हर कोई प्रोजेक्ट की स्थिति के सभी विवरणों को देख सके।

Con: समय निवेश

परियोजना के लिए प्रारंभिक परियोजना-प्रबंधन उपकरण सीखने और बनाने में महत्वपूर्ण समय लगाया जा सकता है। कुछ उपकरण सीखने में काफी आसान हैं, लेकिन अन्य विस्तृत और तकनीकी हो सकते हैं। उपकरण की व्याख्या करने के तरीके को परियोजना के सभी लोगों को सीखना होगा; किसी को टूल बनाने का तरीका सीखने के लिए भी जिम्मेदार होना चाहिए। कभी-कभी, विशेष सॉफ़्टवेयर सीखना, दस्तावेज़ बनाने में उतना ही समय ले सकता है।

कॉन: अपकीप

प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण केवल तब ही उपयोगी होते हैं जब वे नियमित रूप से अपडेट किए जाते हैं। प्रारंभिक योजना मूल्यवान है, लेकिन वास्तव में, परियोजनाएं कभी भी योजना के अनुसार नहीं होती हैं। जब परिवर्तन होते हैं, जैसे कि नए कार्य या देरी, दस्तावेज़ को तदनुसार अद्यतन करने की आवश्यकता होती है। इस नियमित कार्य के लिए किसी को जिम्मेदार होना चाहिए।