व्यवसाय उन परियोजनाओं को निधि देते हैं जो ऊपरी प्रबंधन उनकी सफलता के लिए महत्वपूर्ण मानते हैं। लेकिन अकेले एक परियोजना को वित्त पोषण करना सुनिश्चित नहीं करता है कि जब कोई परियोजना समाप्त होती है तो कंपनी पहले की तुलना में बेहतर होगी।
कंपनी द्वारा किसी परियोजना से लाभ उठाने के कई कारण हो सकते हैं। एक असाधारण प्रोजेक्ट मैनेजर अपनी टीम को सही दिशा में ले जा सकता है। या, बकाया प्रशिक्षण और नौकरी के अनुभव के कारण, एक टीम सभी सही प्रथाओं को अपना सकती है। लेकिन ज्यादातर मामलों में, परियोजना प्रबंधन उपकरण का उपयोग मदद करता है।
प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण जैसे PERT चार्ट और वर्क-ब्रेकडाउन संरचना एक टीम की क्षमताओं में सुधार कर सकते हैं, भले ही एक प्रोजेक्ट टीम के पास सभी सही ज्ञान और अभ्यास के वर्ष हों।
गैंट चार्ट
गैंट चार्ट एक क्षैतिज बार चार्ट है जो प्रोजेक्ट गतिविधियों को सूचीबद्ध करता है, साथ ही प्रत्येक गतिविधि के लिए शुरुआत और समाप्ति तिथि भी बताता है, जो एक कैलेंडर प्रारूप में प्रदर्शित होते हैं। एक गैंट चार्ट एक गतिविधि और दूसरे के बीच एक संबंध का वर्णन नहीं करता है, लेकिन गैन्ट चार्ट में संदर्भित प्रत्येक गतिविधि एक कार्य विच्छेद संरचना में एक गतिविधि के साथ मेल खाती है, जो परियोजना के काम को चरणों और वर्क पैकेज में तोड़ देती है।
गैंट चार्ट में प्रत्येक कार्य के पूरा होने की अवधि और प्रतिशत का दस्तावेजीकरण करना शामिल है। गतिविधि की संख्या कार्यदिवस में है, गतिविधि को पूरा करने के लिए अपेक्षित दिनों की संख्या और शेष दिन भी चार्ट पर प्रलेखित हैं। ये आंकड़े नियोजित बनाम वास्तविक कार्य प्रगति को चित्रित करते हैं।
पर्ट चार्ट
एक परियोजना और नियंत्रण परियोजना के कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक समय और संसाधनों की योजना बनाने के लिए एक कार्यक्रम मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक या पीईआरटी चार्ट का उपयोग किया जाता है। PERT चार्ट, या नेटवर्क आरेख का उपयोग करके, परियोजना का नेतृत्व प्रत्येक कार्य को अनुक्रम में निर्दिष्ट और शेड्यूल कर सकता है, जिसे टीम के सदस्यों को परियोजना के उद्देश्य को पूरा करने और प्रत्येक के लिए आवश्यक समय बताने के लिए पूरा करना होगा।
एक PERT चार्ट कार्यों के बीच के अंतर्संबंध को दिखाता है कि कौन से कार्य एक दूसरे के समानांतर चलते हैं और कौन से क्रम में होने चाहिए। प्रोजेक्ट मील के पत्थर - ऐसी घटनाएं जो गतिविधियों की एक श्रृंखला के अंतिम परिणाम को चिह्नित करती हैं - भी चार्टेड हैं।
इसके अलावा, एक PERT चार्ट में प्रत्येक प्रोजेक्ट गतिविधि के लिए तीन अनुमान शामिल हैं: किसी गतिविधि को पूरा करने के लिए सबसे कम समय, किसी गतिविधि को पूरा करने के लिए आवश्यक समय और गतिविधि के लिए सबसे लंबे समय की आवश्यकता हो सकती है।
महत्वपूर्ण पथ विश्लेषण
महत्वपूर्ण पथ विश्लेषण एक उपकरण है जिसका उपयोग परियोजनाओं के लिए किया जाता है जिन्हें अन्योन्याश्रित गतिविधियों के पूरा होने की आवश्यकता होती है। एक महत्वपूर्ण पथ एक कार्य विराम संरचना में निर्दिष्ट परियोजना गतिविधियों की एक सूची, प्रत्येक गतिविधि के लिए पूरा होने का समय और अन्योन्याश्रित कार्यों और अंतिम बिंदुओं की पहचान शामिल है, जिसमें मील के पत्थर और डिलिवरेबल आइटम शामिल हैं।
महत्वपूर्ण पथ में गतिविधियों के सेट के लिए पूरा होने का समय सम्मिलित है और किसी परियोजना को पूरा करने के लिए सबसे बड़ी राशि की आवश्यकता होती है। परियोजना को समय पर पूरा करने के लिए अनुक्रमित गतिविधियों को समय पर पूरा किया जाना चाहिए।
जिम्मेदारी असाइनमेंट मैट्रिक्स
जिम्मेदारी असाइनमेंट मैट्रिक्स या आरएसीआई टूल टीम के सदस्यों को प्रोजेक्ट हितधारकों को सचेत करता है जिन्हें विशेष परियोजना जिम्मेदारियां सौंपी जाती हैं और किस काम के लिए व्यक्तियों को जवाबदेह ठहराया जाता है।
जैसा कि टूल का नाम है, RACI मैट्रिक्स बताता है कि कौन कार्य पूरा करने के लिए ज़िम्मेदार है, या जो एक कार्य कर रहा है और वे व्यक्ति जो कार्य पूरा करने में योगदान करेंगे। मैट्रिक्स यह भी निर्दिष्ट करता है कि कार्यों के लिए कौन जिम्मेदार है और कार्य के संबंध में निर्णय लेने का अधिकार किसके पास है। यह भी कहा गया है कि उन लोगों के नाम हैं जिन्हें कार्य के संबंध में परामर्श दिया जा सकता है और जिन लोगों को टीम के कार्य के पूरा होने में प्रगति के बारे में सूचित किया जाना चाहिए।
कार्य विश्लेषण संरचना
वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS) एक प्रोजेक्ट मॉडल या ग्राफ है जो प्रोजेक्ट वर्क को कार्यों में तोड़ता है। परियोजना का WBS कार्यों और कार्य के बीच और परियोजना के अंतिम उत्पाद के बीच के अंतर्संबंध को दर्शाता है।
WBS उप-परियोजनाओं को शामिल करता है और प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए परियोजना जिम्मेदारियों, आवश्यक संसाधनों और समय आवश्यकताओं को इंगित करता है।
