सभी सार्वजनिक रूप से आयोजित फर्मों के लिए वार्षिक वित्तीय ऑडिट आवश्यक हैं। कई निजी फर्म, विशेष रूप से जो निवेशकों से धन प्राप्त करते हैं, उन्हें भी वार्षिक लेखा परीक्षा से गुजरना होगा। एक कंपनी के आकार और जटिलता के आधार पर, वित्तीय ऑडिट कई महीनों में हो सकते हैं और काफी धन खर्च हो सकता है। ऑडिट टेंडर प्रक्रिया बोलियों के आग्रह के साथ शुरू होती है। ऑडिट फर्म ऑडिट टेंडर ऑफर प्रदान करती हैं, ऑडिट सर्विसेज टेंडर लेटर या अनुरोध में विस्तृत निर्देशों के अनुसार जमा की जाती हैं।
द टेंडर डॉक्यूमेंट
सॉलिसिटिंग फर्म बोली लगाने वाली फर्मों को एक ऑडिट सेवा निविदा पत्र भेजती है। दस्तावेज़ में शर्तों को निर्धारित किया गया है, प्रति निविदा केवल एक निविदा की सीमा, समीक्षा और अनुमोदन प्रक्रिया की समय-सीमा, पात्रता और चयन मानदंड शामिल हैं। पत्र में साइट के दौरे और संबंधित निविदा खर्चों पर भी चर्चा की गई है।
निविदा तैयार करना
एक ऑडिट फर्म एक निविदा दस्तावेज तैयार करती है, जिसे कुछ शर्तों का पालन करना चाहिए और संभावित हायरिंग फर्म द्वारा अनुरोधित कुछ घटकों को शामिल करना चाहिए। प्रत्येक प्रक्रिया की अपनी आवश्यकताएं हो सकती हैं, लेकिन आम तौर पर, निविदाकारों को एक मसौदा अनुबंध शामिल करना चाहिए। इस अनुबंध में सामान्य शर्तें शामिल होनी चाहिए और किसी विशेष स्थिति को संबोधित करना चाहिए। इसमें प्रस्तावित शर्तों का स्पष्टीकरण देना चाहिए और ऑडिट प्रोजेक्ट के काम के लिए वित्तीय बोली का एक मॉडल शामिल करना चाहिए।
योग्यता
ऑडिट फर्म के टेंडर में रोजगार की शर्तों, इसके टीम के सदस्यों के अनुभव और प्रमुख कर्मियों का विवरण शामिल होना चाहिए - आमतौर पर विशेषज्ञ जो ऑडिट टीम का हिस्सा होंगे। ऑडिट फर्म को एक संगठन और ऑडिट पद्धति का विवरण प्रदान करना होगा। इसमें तर्क, रणनीति, ऑडिट समय सारिणी और प्रासंगिक अनुभव के साक्ष्य शामिल हैं। सॉलिसिटिंग फर्म को अपनी आवश्यकताओं के लिए गुंजाइश या प्रकृति के समान पहले से पूर्ण ऑडिट की न्यूनतम संख्या की आवश्यकता हो सकती है।
निविदाएँ प्रस्तुत करना
ऑडिट फर्मों को एक औपचारिक निविदा प्रस्तुत करने की प्रक्रिया का पालन करना चाहिए। टेंडर को सील करके संभावित ग्राहक द्वारा निर्दिष्ट किया जाना चाहिए। आमंत्रण पत्र में एक जमा करने का समय और एक तारीख की पहचान की जाएगी। टेंडरर्स अपने प्रस्तावों के वेरिएंट प्रस्तुत कर सकते हैं, लेकिन उन्हें स्पष्ट रूप से वेरिएंट के रूप में चिह्नित करते हुए उन्हें अलग से पैकेज और सील करना होगा। बताई गई समय सीमा के बाद प्राप्त निविदाएं आमतौर पर नहीं मानी जाती हैं। यदि कोई टेंडर अपने टेंडर को बदलना या वापस लेना चाहता है, तो उसे मूल विवरण के समान लिखित विवरण प्रदान करना होगा।
प्रस्तावों का मूल्यांकन
जब सॉलिसिटिंग फर्म निविदा प्राप्त करती है, तो मूल्यांकन प्रक्रिया आम तौर पर गोपनीय रहती है जब तक कि ऑडिट कार्य से सम्मानित नहीं किया जाता है। यदि सॉलिसिटिंग फर्म एक सार्वजनिक इकाई है, तो निविदा प्रस्ताव एक सार्वजनिक बैठक के दौरान खोले जा सकते हैं, जिसके परिणामस्वरूप निविदा विवरण का एक सारांश प्रस्तुत होता है। इसमें टेंडरर्स के नाम, मूल्य, प्रस्ताव संस्करण और प्रासंगिक मानी जाने वाली अन्य जानकारी शामिल हो सकती है। जबकि सॉलिसिटिंग फर्म ऑफ़र का मूल्यांकन करती है, वह निविदाकारों को कुछ बिंदुओं या मुद्दों पर स्पष्टीकरण प्रदान करने के लिए कह सकती है। निविदाओं की समीक्षा प्रशासनिक, पात्रता और तकनीकी आवश्यकताओं के अनुपालन जैसे मानदंडों पर की जाएगी। तकनीकी आवश्यकताओं को पूरा करने वाले निविदाओं को अतिरिक्त तकनीकी दस्तावेज या नमूने प्रस्तुत करने के लिए कहा जा सकता है। अंत में, निविदाएं एक वित्तीय मूल्यांकन से गुजरेंगी जहां सॉलिसिटिंग फर्म सबसे अच्छा वित्तीय प्रस्ताव का मूल्यांकन करता है।
ठेका देना
एक योग्य निविदा के चयन पर, पुरस्कार लिखित रूप में कहा जाएगा और विजेता फर्म को दिया जाएगा। असफल बोली लगाने वाली फर्मों को भी सूचित किया जाता है, आमतौर पर जीतने वाले बोलीदाता पर विवरण के साथ, जैसे प्रस्तावित मूल्य और फर्म का नाम। नोटिस यह भी रेखांकित करेगा कि असफल बोलीदाता को अस्वीकार क्यों किया गया और अपील दायर करने की समय सीमा को नोट करें।
