एक निविदा दस्तावेज उत्पादों या सेवाओं की आपूर्ति करने या निर्दिष्ट मूल्य पर और उल्लिखित शर्तों के तहत काम निष्पादित करने का प्रस्ताव है। यदि आप अन्य व्यवसायों या सार्वजनिक क्षेत्र में उत्पादों की आपूर्ति कर रहे हैं, तो अन्य व्यवसायों के साथ प्रतिस्पर्धा में निविदा प्रस्तुत करने की प्रक्रिया आम है। संक्षेप में, एक निविदा दस्तावेज यह समझाने वाला पत्र है कि आप अपने ग्राहक की अपेक्षाओं को कैसे पूरा करेंगे और आप इसे करने के लिए सबसे अच्छे व्यक्ति क्यों हैं। एक निविदा लिखकर, आप अपने लक्ष्यों, शक्तियों और कमजोरियों पर भरोसा कर सकते हैं और अपने ग्राहक के साथ अपने प्रोफ़ाइल को बढ़ा सकते हैं।
आवश्यक जानकारी
एक निविदा दस्तावेज़ संभावित ग्राहक से कई अपेक्षाओं को संबोधित करता है, जो आपकी बोली के उद्देश्य से शुरू होता है। पिछले अनुभव का वर्णन करते हुए, आपको अपने क्रेडेंशियल्स को समझने की आवश्यकता है। एक और ग्राहक के लिए किए गए सफल काम का एक केस स्टडी प्रेरक होता है। बताएं कि आप अपनी कंपनी की प्रक्रियाओं के साथ-साथ निष्पादन के लिए आवश्यक मानव और तकनीकी संसाधनों की सेवा करते हुए सेवा या उत्पाद कैसे प्रदान करेंगे। डिलिवरेबल्स की एक समयरेखा प्रदान करें और वर्णन करें कि परियोजना कैसे प्रबंधित की जाएगी। जोखिम या संभावित मुद्दों की पहचान करें जो कार्यान्वयन को मंद या बाधित कर सकते हैं। अपने मूल्य निर्धारण संरचना के साथ ही aftercare विचार विस्तार से। संभावित ग्राहक आपकी टीम के कौशल और अनुभव के बारे में भी जानना चाहते हैं। अंत में, टेंडर के बिंदु के साथ-साथ इसकी संरचना को सारांशित करते हुए एक कवर लेटर लिखें।
एक टीम प्रतिक्रिया
एक बार जब आप जानते हैं कि निविदा में क्या अपेक्षित है, तो अपने विभिन्न अनुभागों को संबोधित करने और लेखन प्रक्रिया का प्रबंधन करने के लिए एक टीम का आयोजन करें। एक मायने में, आप एक विशिष्ट उत्पाद या सेवा के लिए एक संक्षिप्त व्यवसाय योजना लिख रहे हैं। यह पता लगाएं कि शोध और आवश्यक जानकारी एकत्र करने के लिए कौन जिम्मेदार है। किसी को विभिन्न सामग्रियों को समन्वयित करने की आवश्यकता हो सकती है जो आपको या एक लेखक को निविदा दस्तावेज बनाने में मदद करेंगे। यदि निविदा के बारे में कुछ भी स्पष्ट नहीं है, तो फोन या क्लाइंट से मिलें और प्रश्न पूछें। सामान्य तौर पर, ग्राहक अपनी आवश्यकताओं की प्रतिक्रिया देने की आपकी प्रक्रिया में विचारों को योगदान देने के अलावा और कुछ नहीं चाहेंगे।
योजना और जीत के लिए लिखें
उन तरीकों का ज्ञान, जिनसे आप अपने आप को प्रतिस्पर्धियों से अलग कर सकते हैं, एक विजेता निविदा दस्तावेज लिखने में आपकी सहायता कर सकते हैं। उत्पादों और सेवाओं के बारे में संभावित ग्राहक की चिंताओं से निपटने के लिए नए विचारों पर मंथन करें। यदि उसे किसी उत्पाद के रखरखाव के बारे में चिंता है, तो एक समाधान ढूंढें जो चिंता का समाधान करता है। आम तौर पर, ग्राहक अपने पैसे के लिए मूल्य चाहते हैं, इसलिए मूल्य निर्धारण एकमात्र निर्धारक नहीं है जो व्यवसाय के साथ चलता है। पता लगाएँ कि आप क्या पेशकश कर सकते हैं जो आपके प्रतियोगी नहीं कर सकते हैं, जैसे कि सेवा में सुधार, कम जोखिम, अधिक विश्वसनीयता या बेहतर गुणवत्ता। ग्राहक क्या चाहता है, इसे संबोधित करने के अलावा, एक उपयोगी विचार का योगदान करें।
रचना युक्तियाँ
एक खराब लिखित और प्रस्तुत दस्तावेज़ भी निविदाओं का सबसे अच्छा उपयोग कर सकता है। लघु छिद्रपूर्ण वाक्यों और पैराग्राफों का उपयोग करके दस्तावेज़ को व्यापार की तरह रखें। बुलेट अंक और हेडर दस्तावेज़ को खंडित करने में मदद कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ के सभी तत्व, जैसे कि टीम के सदस्यों के रिज्यूमे, को मानकीकृत किया गया है। फ़ॉन्ट पूरे टेंडर में समान होना चाहिए। एक संपादक की समीक्षा करें और दस्तावेज़ को संशोधित करें, और फिर एक प्रूफरीडर में टाइपो और चूक के लिए कंघी करें। सामग्री की एक तालिका शामिल करें ताकि पाठक दस्तावेज़ के माध्यम से पत्ते कर सके और आसानी से विशेष खंडों का पता लगा सके।
