व्यावसायिक आवश्यकताओं के दस्तावेज बताते हैं कि मौजूदा समस्याओं को हल करने और / या नई क्षमताओं को हासिल करने के लिए किसी व्यवसाय को क्या करना चाहिए। हालांकि, ये दस्तावेज़ समाधान को लागू करने के तरीके का वर्णन नहीं करते हैं - यह एक बाद का कदम है। व्यवसाय विश्लेषक कंपनी और उसके उद्योग के बारे में व्यापक शोध करने के बाद आवश्यकताओं के दस्तावेज तैयार करते हैं। अनुसंधान में दस्तावेज़ के दायरे से संबंधित हितधारकों के साथ व्यापक संचार शामिल होना चाहिए।
व्यापार लक्ष्य
यद्यपि किसी कंपनी के व्यावसायिक लक्ष्यों के बारे में घुटने का झटका "पैसा बनाने के लिए" है, वास्तव में, लक्ष्य अक्सर अधिक जटिल और योग्य होते हैं। व्यवसाय के लक्ष्यों का दस्तावेजीकरण शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह कॉर्पोरेट मिशन के बयान की जांच करना है, जिसे कंपनी के मुख्य मूल्यों, उन बाजारों में प्रतिस्पर्धा करना चाहिए, जिनके प्रबंधन दर्शन और यह पैसा बनाने से परे क्या हासिल करना चाहता है। उदाहरण के लिए, एक मिशन स्टेटमेंट यह संकेत दे सकता है कि एक कंपनी अभिनव समाधान बनाना चाहती है जिसमें पर्याप्त सामाजिक मूल्य हो।
स्कोप की पहचान
आवश्यकताओं दस्तावेज़ के दायरे की पहचान करना आवश्यक है ताकि यह एक विशेष समस्या स्थान को संबोधित करे। दस्तावेज़ प्रायोजन अक्सर संगठनात्मक होता है, जो परियोजना के दायरे में सीमा डालता है। उदाहरण के लिए, जहाजरानी विभाग देर से शिपमेंट के बारे में ग्राहकों की शिकायतों की एक सर्पिल संख्या के कारण व्यावसायिक आवश्यकताओं के दस्तावेज़ को कमीशन कर सकता है।
लक्ष्यों के साथ संघर्ष में तथ्य
विश्लेषक का अगला कार्य उन तथ्यों का दस्तावेजीकरण करना है जो व्यावसायिक लक्ष्यों के विपरीत हैं। उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि एक व्यवसाय लक्ष्य किसी उद्योग के किसी विशेष बाजार खंड में अग्रणी होना है। क्या कंपनी को खंड में प्रतियोगियों के लिए बाजार में हिस्सेदारी खोनी चाहिए, विश्लेषक तथ्यों का दस्तावेजीकरण करेगा, बाजार के नुकसान की भयावहता का वर्णन करेगा, घटना के संभावित कारणों की पेशकश करेगा और एक या एक से अधिक व्यावसायिक लक्ष्यों की पहचान करेगा, जो नहीं मिल रहे हैं। इस खंड को पूरा करने के लिए, विश्लेषक को लक्ष्य / तथ्य संघर्षों के एक व्यापक सेट को संकलित करना चाहिए, तार्किक रूप से समस्या के दायरे में विभिन्न श्रेणियों में व्यवस्थित किया जाना चाहिए।
वर्तमान प्रक्रियाएँ
आवश्यकताओं के दस्तावेज़ के अगले भाग को वर्तमान संचालन और नीतियों के कुछ पहलुओं का विस्तार करना चाहिए। ओवरबोर्ड जाना आसान है, इसलिए एक अनुभवी विश्लेषक उन गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करता है जो समस्या के दायरे में योगदान करते हैं। उदाहरण के लिए, एक विश्लेषक वर्णन कर सकता है कि एक कंपनी शिपमेंट तिथि को एक आदेश प्राप्त होने के समय से डेटा और माल कैसे संभालती है। विवरण में किसी भी अक्षमता को इंगित करना चाहिए जो देरी में योगदान देता है। संगठन के माध्यम से डेटा, सामग्री और लागत के प्रवाह को दिखाने में मदद करने के लिए विश्लेषक विभिन्न ग्राफिकल टूल का उपयोग करते हैं। विश्लेषक को वर्तमान और भविष्य के कार्यों को प्रभावित करने वाली बाधाओं को भी स्वीकार करना चाहिए।
कार्रवाई के लिए व्यवस्थित करें
व्यावसायिक आवश्यकताओं के दस्तावेज़ का अंतिम खंड उद्देश्यों का एक समूह दिखाता है जो बताता है कि लक्ष्यों और वास्तविकता के बीच संघर्ष को दूर करने के लिए क्या मिलना चाहिए। इस स्तर पर, विश्लेषक को समस्याओं को ठीक करने के तरीके के बारे में विस्तार से सलाह देने के लिए प्रलोभन का विरोध करना चाहिए। उदाहरण के लिए, विश्लेषक व्यवसाय की आवश्यकता के रूप में "आदेशों को अनुमोदित करने के लिए समय को 20 प्रतिशत तक कम कर सकता है", लेकिन "नई प्रणाली स्थापित नहीं" कर सकता है। विश्लेषक को उन विभागों और प्रक्रियाओं की एक सूची और आरेखों को संकलित करना चाहिए जो व्यावसायिक आवश्यकताओं को प्रभावित करेंगे। दस्तावेज़ में विस्तृत समाधानों को निर्दिष्ट करने के लिए एक अनुसूची और बजट भी शामिल होना चाहिए। बाद में, प्रोजेक्ट डिज़ाइन दस्तावेज़ आवश्यकताओं को पूरा करने का एक तरीका प्रदान करेगा। ऐसा होने से पहले, परियोजना के प्रायोजक और अन्य हितधारकों को व्यावसायिक आवश्यकताओं को अनुमोदित या संशोधित करना होगा।
