महत्वपूर्ण बैठक? आगामी रक्त ड्राइव? एक प्रेरक व्यवसाय ज्ञापन भेजने के कई कारण हो सकते हैं। वितरित किसी भी ज्ञापन को अच्छी तरह से लिखा जाना चाहिए क्योंकि यह आपके और आपके विभाग का प्रतिनिधित्व करता है। और, ज़ाहिर है, आप लोगों को उपस्थित होने, साइन अप करने, देने या जो भी आप उन्हें करने के लिए कह रहे हैं, करने के लिए राजी करना चाहते हैं। कुछ दिशानिर्देशों के बाद जब प्रेरक ज्ञापन का मसौदा तैयार करने में मदद मिल सकती है जो आप चाहते हैं।
अपने दर्शकों की पहचान करें
पाठक या लक्षित दर्शकों को समझें। आपकी टीम के लिए एक ज्ञापन एक ज्ञापन से निदेशक मंडल के स्वर में भिन्न होने की संभावना है। हमेशा प्रकृति में पेशेवर होने के दौरान, कुछ मेमो को भाषण में अधिक औपचारिक होने की आवश्यकता होती है। अन्य कारक, जैसे कि उम्र, लिंग और शैक्षिक स्तर, भी प्रेरक ज्ञापन लिखने में एक भूमिका निभा सकते हैं।
आपका थीम राज्य
यह मूर्खतापूर्ण लग सकता है, क्योंकि आप निश्चित रूप से सोच रहे हैं कि आप जानते हैं कि आपका मेमो क्या होगा। लेकिन, अपने पत्र के लिए एक स्पष्ट विषय लिखने से आपको वास्तव में उस पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है जो आप चाहते हैं। अत्यधिक अतिरिक्त टिप्पणियों के बिना इसे सफलतापूर्वक कहने में मदद मिलती है। लिखते समय थीम केवल आपके संदर्भ के लिए है। आप पाठकों के लिए अपने विषय की घोषणा नहीं करते हैं। उदाहरण के लिए, आपकी थीम "अगले मंगलवार को रक्त ड्राइव का समर्थन" हो सकती है।
मेमो को रेखांकित करें
ऊह, यह हाई स्कूल के माध्यम से सातवीं कक्षा से शब्द से नफरत है, "रूपरेखा।" आराम करें। यह सिर्फ एक है अनौपचारिक पाठक कौन है, आप उसे क्या करना चाहते हैं और उसे ऐसा क्यों करना चाहिए, इसकी रूपरेखा। इसे कोई नहीं देखेगा लेकिन आप; कोई भी व्याकरणिक व्यक्ति आपके कंधे पर लटकेगा या लाल पेन नहीं लेगा क्योंकि आपके पास हमेशा बिंदु B के साथ जाने के लिए एक बिंदु B नहीं था। यह रूपरेखा आपके विचारों को आदेश देने में मदद करती है। आपकी रूपरेखा क्रम में केवल बुलेट बिंदु हो सकती है:
- अगले मंगलवार को ब्लड ड्राइव का समर्थन करें।
- ब्लड ड्राइव से जान बचती है।
- सभी प्रकार के रक्त की जरूरत होती है।
- एक नियुक्ति करना।
उन रूपरेखाओं में नोट जोड़ें जहाँ विवरण समझ में आता है:
- अगले मंगलवार, 25 सितंबर, सुबह 8 बजे ब्लड ड्राइव का समर्थन करें - दोपहर
- ब्लड ड्राइव से जान बचती है।
- सभी प्रकार के रक्त की जरूरत होती है।
- एक नियुक्ति करें ताकि आपको इंतजार न करना पड़े। कॉल ____
कीप इट शॉर्ट एंड फोकस्ड
अपनी रूपरेखा और नोट्स का उपयोग करके लिखना शुरू करें। याद रखें कि मेमो छोटे और केंद्रित होते हैं। स्पष्ट रूप से वर्णन करें, लेकिन विस्तार से, आप पाठक क्या करना चाहते हैं, क्यों, कैसे कब। कार्रवाई करने के लाभों को सूचीबद्ध करें। लोगों को इस बात से सहमत करने के लिए कि आप जो प्रस्ताव कर रहे हैं, उससे सहमत हों और जैसा कि आप एक प्रेरक ज्ञापन का अंतिम लक्ष्य है। लेकिन लोगों को यह समझाने के लिए कि आप जो सुझाव दे रहे हैं वह एक अच्छा विचार है, आपको पाठकों को कारण बताना चाहिए कि उनका अनुपालन क्यों करना चाहिए। लोगों को बताएं कि क्या प्राप्त होगा और जो आप पूछते हैं उसे करने के मुख्य लाभ दें।
संपादित करें और फिर से लिखें
व्याकरण और वर्तनी की त्रुटियों की जाँच करें। जबकि ज्ञापन के पीछे का विचार महत्वपूर्ण है, छोटी चीजें भी मायने रखती हैं। यदि यह अच्छी तरह से लिखा गया है और व्याकरणिक और टाइपिंग गलतियों से मुक्त है, तो एक ज्ञापन अधिक प्रेरक होगा। कारोबारियों को उच्च उम्मीदें हैं। यदि मेमो प्रेरक है, लेकिन ध्यान देने योग्य त्रुटियां हैं, तो ये गलतियां मेमो के प्रभाव और प्रभावशीलता को कम कर देंगी। पहले मसौदे के बाद, इसे अलग सेट करें और इसे कुछ मिनटों या कुछ घंटों में वापस करें, इस पर निर्भर करता है कि आपके पास इसे भेजने से पहले कितना समय है। ज्ञापन को फिर से भरें और आपको लगता है कि कोई भी बदलाव करने से इसमें सुधार होगा।
उदाहरण के लिए, यदि आपको लगता है कि यह अधिक अनुनय का उपयोग कर सकता है, तो सम्मोहक तथ्यों के लिए थोड़ा शोध करें:
- अगले मंगलवार, 25 सितंबर को सुबह 8 बजे से दोपहर तक रक्त ड्राइव का समर्थन करें।
- ब्लड ड्राइव से जान बचती है। पिछले साल ही, हमारे स्थानीय अस्पताल में आपात स्थिति और संक्रमण के कारण ____ चुटकी रक्त का उपयोग किया गया था। सभी रक्तदाताओं को धन्यवाद।
- सभी प्रकार के रक्त की जरूरत होती है।
- एक नियुक्ति करने के लिए ____ पर कॉल करें ताकि आपको इंतजार न करना पड़े।
फीडबैक के लिए पहले पूछें
मेमो भेजने से पहले दूसरों से प्रतिक्रिया लें। कुछ ऐसे लोगों से पूछें जिनकी राय को आप इसे भेजने से पहले इसे पढ़ना पसंद करते हैं। पूछें कि क्या उन्हें कार्रवाई करने के लिए राजी किया जाएगा और यदि नहीं, तो क्यों। किसी भी सुझाव को सुनें और मेमो में किसी भी उपयोगी विचारों को शामिल करने का प्रयास करें। एक प्रेरक ज्ञापन आम तौर पर कुछ ड्राफ्ट लेता है इससे पहले कि यह वितरित किया जाना अच्छा है।
