ज्ञापन, ज्ञापन के लिए छोटा, आंतरिक व्यापार संचार का अक्सर इस्तेमाल किया जाने वाला प्रारूप है। एक ज्ञापन को कुशलता से वाक्यांश और व्यवस्थित करने का तरीका जानना मुश्किल हो सकता है। ज्ञापन के अधिक औपचारिक संस्करण पर ध्यान केंद्रित करने वाले निर्देश - एक आधिकारिक ईमेल में मुद्रित और वितरित या भेजे जाने की संभावना है।
अपने उद्देश्य और अपने दर्शकों को पहचानें और उचित लहजे पर निर्णय लें। यदि आपका उद्देश्य नई कंपनी नीति के बारे में बात करना है, तो सख्त लहजे का उपयोग करें। यदि आपका उद्देश्य आगामी कंपनी पार्टी के अपने सहकर्मियों को सूचित करना है, तो हल्के से जाएं।
सही और आमतौर पर स्वीकृत प्रारूप का उपयोग करें। यह कंपनी या संगठन द्वारा भिन्न हो सकता है, लेकिन अक्सर कई समान पहलू शामिल होते हैं: "टू," "से," "तिथि" और "विषय" तत्व, प्रत्येक एक बृहदान्त्र और इसी पाठ के बाद।
ज्ञापन को छोटे और बिंदु तक रखें। आम तौर पर एक पृष्ठ पर मेमो रखना सबसे अच्छा होता है। प्रत्येक पैराग्राफ को एक पंक्ति स्थान द्वारा अलग करें। पैराग्राफ को इंडेंट न करें। कंपनी लोगो / हेडर के लिए शीर्ष पर लगभग दो इंच छोड़ना याद रखें, जो अक्सर लिखित मेमो पर छपेगा या दिखाई देगा।
अपने शब्दों को ध्यान से चुनें। आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले शब्दों की संख्या अंतरिक्ष द्वारा सीमित है।
संदेश को स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से व्यक्त करें जो आप व्यक्त करना चाहते हैं।
