सभी स्तरों पर कर्मचारियों को अपनी नौकरियों के हिस्से के रूप में घोषणा ज्ञापन (आमतौर पर मेमो के रूप में संदर्भित) लिखने की आवश्यकता हो सकती है। प्रभावी मेमो लिखना उस व्यक्ति पर सकारात्मक रूप से प्रतिबिंबित होता है जिसने उन्हें लिखा था, क्योंकि यह अच्छा संचार कौशल होने का संकेत है। घोषणा ज्ञापन पूरे संगठन में कर्मचारियों को सकारात्मक और नकारात्मक समाचार देते हैं। पदोन्नति और नौकरी के उद्घाटन की घोषणाएं अक्सर उत्साह के साथ प्राप्त होती हैं, जबकि नीति में परिवर्तन और कटौती की घोषणाएं चिंता और तनाव का कारण बन सकती हैं। एक ठोस संदेश तैयार करने से संदेशों को स्पष्ट और सकारात्मक तरीके से वितरित करने में मदद मिलती है।
उस मुख्य संदेश को पहचानें जिसे आप व्यक्त करने का प्रयास कर रहे हैं। इस खबर का स्वागत किया जाएगा या नहीं, और इस जानकारी का उपयोग करके यह तय करें कि संदेश को वितरित करने के लिए सबसे अच्छा कैसे हो। नकारात्मक संदेशों के बारे में अधिक जानकारी की आवश्यकता होती है कि कुछ क्यों किया जा रहा है, जबकि सकारात्मक संदेश इस बात पर ध्यान केंद्रित कर सकता है कि घटना के बारे में विस्तृत पृष्ठभूमि जानकारी जोड़े बिना समाचार को कैसे वितरित किया जा रहा है।
एक ज्ञापन के चार बुनियादी घटकों को जानें। सबसे अच्छा मेमो स्टिक बिजनेस राइटिंग में मान्यता प्राप्त प्रारूप के लिए है। ऐसा करने में, ज्ञापन लेखक अपनी घोषणाओं में तटस्थ रहते हैं और पक्षपाती नहीं दिखते हैं। मेमो में चार प्रमुख खंड होते हैं: हेडिंग, ओपनिंग, बॉडी और निष्कर्ष।
अपनी हेडिंग बनाएं। शीर्षकों में चार मुख्य खंड शामिल हैं: से, तिथि और विषय। "टू:" फ़ील्ड में प्राप्तकर्ताओं और उनके नौकरी के शीर्षकों की एक सूची शामिल है। "से:" फ़ील्ड में उस व्यक्ति का नाम और शीर्षक शामिल है जो मेमो से है। "दिनांक:" फ़ील्ड सबसे अधिक बार वह तारीख होती है जिस दिन मेमो वितरित किया जाता है, बनाम उस तिथि को जो इसे प्रारूपित या बनाया जाता है। "विषय:" फ़ील्ड प्राप्तकर्ता के उद्देश्य को बताता है। ये फ़ील्ड आमतौर पर ईमेल में उपयोग किए जाने वाले फ़ील्ड के समान हैं, और उन्हें प्रत्येक निम्नानुसार दिखाई देना चाहिए:
इस से: दिनांक: विषय:
ज्ञापन का उद्घाटन लिखें। उद्घाटन अनुच्छेद संचार के उद्देश्य पर केंद्रित है। प्राप्त करने में मदद करने वाले किसी भी पृष्ठभूमि की जानकारी सहित घोषणा की जाने वाली घोषणा को समझने में मदद करता है।
मेमो की बॉडी लिखिए। शरीर में कोई भी और सभी विस्तृत जानकारी शामिल होती है जिसे प्राप्त करने वालों को जानना आवश्यक होता है। प्रचार में एक कर्मचारी की नई नौकरी और जिम्मेदारियों के बारे में जानकारी शामिल हो सकती है, साथ ही जब वे अपनी नई भूमिका निभा रहे होंगे। नीति में बदलाव के बारे में जानकारी शामिल होनी चाहिए कि नई नीति कब प्रभावी होगी और कर्मचारियों पर इसका क्या प्रभाव पड़ेगा।
ज्ञापन का निष्कर्ष लिखें। एक अच्छा निष्कर्ष कर्मचारियों को बताता है कि परिवर्तनों की तैयारी के लिए उन्हें क्या करने की आवश्यकता है।
मेमो से कुछ समय दूर ले जाएं और फिर ताजा आंखों के साथ इसे संपादित करने के लिए वापस जाएं। अच्छी तरह से लिखित मेमो व्याकरण संबंधी त्रुटियों से मुक्त हैं और स्पष्ट संदेश देते हैं।
