स्पष्ट, अच्छी तरह से लिखी गई नीतियां और प्रक्रियाएं सुनिश्चित करती हैं कि दैनिक संचालन आपके दीर्घकालिक व्यापार विजन और मिशन स्टेटमेंट को दर्शाते हैं। वे लगातार और उचित निर्णय लेने के लिए एक रूपरेखा भी बनाते हैं, और आपके व्यवसाय के कानूनी हितों की रक्षा के लिए काम करते हैं। गोद लेने की प्रक्रिया, जिसमें आम तौर पर समीक्षा, परीक्षण, संशोधन और अनुसमर्थन शामिल होते हैं, इन उद्देश्यों को पूरा करने की संभावना में बाधा डालने के बजाय सुनिश्चित नीतियों और प्रक्रियाओं को बढ़ाने के लिए महत्वपूर्ण है।
समीक्षा नीति और प्रक्रिया ड्राफ्ट
दत्तक चरण, जो नीति और प्रक्रियाओं के जीवन चक्र का तीसरा चरण है, गहन समीक्षा के साथ शुरू होता है। कई व्यवसायों में, संशोधन, परीक्षण या अनुमोदन के लिए प्रस्तावित प्रस्तावों को पारित करने से पहले प्रबंधन टीम एक प्रारंभिक समीक्षा करती है। यह देखने के लिए देखें कि क्या प्रस्तावित नीति एक रणनीतिक उद्देश्य से जुड़ी है और क्या प्रक्रियाएं मूल नीति से जुड़ी हैं। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि क्रिया समझ में आती है और इच्छित दर्शकों को संबोधित करती है। किसी भी लेखन को भेजें जो पुनरीक्षण के लिए लेखक की प्रारंभिक समीक्षा में विफल रहता है।
प्रतिक्रिया नियम स्थापित करें
संशोधन या पूर्ण संशोधन अनुरोधों पर प्रतिक्रिया प्रदान करने के लिए समय सीमा सहित नियम बनाएँ। प्रारंभिक समीक्षा के बाद किसी भी चीज को वापस भेजा जाना चाहिए, जिसमें उपयुक्त राय शामिल होनी चाहिए, न कि "कोई राय।" जैसे कथन। इसके लिए आवश्यक है कि प्रतिक्रिया ऐसे बयानों से शुरू हो, जैसे "मसौदे में मामूली संशोधनों की आवश्यकता होती है" या "मसौदा अस्वीकार्य है और महत्वपूर्ण है।" प्रभावी होने के लिए परिवर्तन। ”विशिष्ट परिवर्तनों या संशोधन सिफारिशों के साथ इन शुरुआती कथनों का पालन करें।
परीक्षण चरण
सीमित दर्शकों और एक विशिष्ट समय का उपयोग करके नीति और संबद्ध प्रक्रियाओं को लागू करें। सबसे अधिक बार, दर्शकों को सबसे अधिक सीधे प्रभावित होने वाले विभाग या उपयोगकर्ता हैं। दैनिक कार्यों और किसी भी संभावित नतीजों पर प्रभाव का मूल्यांकन करने के लिए समय सीमा काफी लंबी होनी चाहिए। प्रबंधकों को और प्रभावित कर्मचारियों को यह सुनिश्चित करने के लिए प्रतिक्रिया दें कि क्या रिज़ॉल्यूशन प्रभावी है या नहीं, क्या बदलाव एक अनुपालन निर्देश के अनुरूप रिज़ॉल्यूशन को अधिक प्रभावी, अधिक कुशल या अधिक प्रभावी बना सकते हैं।
लागू करें और कार्यान्वित करें
नीतियों और प्रक्रियाओं को मंजूरी देने में अंतिम चरण है। एक फ्लैट संगठनात्मक संरचना और कुछ निर्णय निर्माताओं के साथ एक छोटे व्यवसाय के लिए, यह व्यवसाय के मालिक के हस्ताक्षर और मानव संसाधन को कर्मचारी मैनुअल में संकल्प सम्मिलित करने के निर्देश के रूप में सरल हो सकता है। मध्यम आकार या बड़े व्यवसाय के लिए, अनुसमर्थन में अक्सर एक अंतिम समीक्षा और चर्चा शामिल होती है, जिसके बाद एक संकल्प वोट होता है। स्वीकृति मिलते ही, नीतियां और प्रक्रियाएँ कार्यान्वयन के चरण में चली जाती हैं।
