प्रक्रियाओं और नीतियों को कैसे लिखें

मजबूत प्रक्रियाओं और नीतियों को लिखने की कुंजी यह है कि दस्तावेजों को संगठन के नियमों का दस्तावेजीकरण करने के लिए पर्याप्त कठोर बनाया जाए, लेकिन लचीला पर्याप्त रूप से आसानी से पालन किया जा सकता है, ज्यादातर विचलन के बिना जैसा कि आपको अपने डिजाइन किए गए पथ से हर छोटे वीर को दस्तावेज करना होगा। आप कई संगठनों में प्रक्रियाओं और नीतियों को SOP, या मानक संचालन प्रक्रिया के रूप में सुन सकते हैं। ये दस्तावेज़ एक संगठन के लिए रीढ़ की हड्डी बनाते हैं, इसलिए उन्हें अच्छी तरह से लिखना व्यवसाय को रास्ते पर रखने में मदद करेगा और यह सुनिश्चित करेगा कि सभी कर्मचारियों द्वारा मानक प्रक्रियाओं को उसी तरह से संचालित किया जा रहा है। यदि आप दवा या बायोटेक कंपनियों की तरह एक विनियमित उद्योग के भीतर काम करते हैं, तो मजबूत SOP आपके व्यवसाय की सफलता के लिए बिल्कुल महत्वपूर्ण हैं क्योंकि खाद्य और औषधि प्रशासन इन दस्तावेजों को किसी भी ऑडिट में पहली बार देखता है।

आपके संगठन की किसी भी प्रक्रिया और नीतियों की रूपरेखा तैयार करें। प्रक्रियाओं और नीतियों की एक संक्षिप्त रूपरेखा तैयार करने से आपको अपने लेखन को व्यवस्थित करने में मदद मिलेगी। विभाग द्वारा नीति और प्रक्रियाओं को समूहीकृत करने से आपको अपने विचारों को व्यवस्थित करने में मदद मिल सकती है। शुरुआत में सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों के साथ रूपरेखा को व्यवस्थित करें ताकि आप एसओपी के प्रारूपण को प्राथमिकता दे सकें। आखिरकार, आपको कहीं और शुरू करना होगा और सबसे महत्वपूर्ण साधनों से शुरू करना होगा कि कम से कम ये किया जाएगा। SOPS लिखे जाने के बाद आपको इन पहले दस्तावेज़ों को फिर से देखना होगा। यह जरूरी है कि एसओपीएस एक दूसरे के साथ संघर्ष नहीं करते हैं।

प्रत्येक दस्तावेज़ को पूरा करने में शामिल अलग-अलग कार्यों में व्यक्तिगत प्रक्रियाओं और नीतियों को नीचे गिराएं। अपनी रूपरेखा में, प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए उप-कार्य जोड़ें, ताकि चरण स्पष्ट, तार्किक और क्रम में हों। इस फैशन में, दस्तावेज़ लगभग खुद को लिखते हैं। हालांकि, केवल सबसे व्यापक चरणों में जोड़ना सुनिश्चित करें। यदि आप अपना SOPS बहुत विस्तृत लिखते हैं, तो विचलन होने की बहुत अधिक संभावना है। अच्छी बात नहीँ हे।

कार्य करने वाले कर्मचारियों का साक्षात्कार लें। वर्तमान में कार्यों को करने वाले कर्मचारियों के मूल्यवान इनपुट को अनदेखा न करें। एसओपी को दस्तावेज बनाना चाहिए कि चीजें कैसे की जाती हैं और ये लोग जानते हैं। इसलिए, श्रमिकों से पूछें और प्रबंधकों को ड्राफ्ट दस्तावेजों के कुछ संलेखन करने के लिए नहीं। उन्हें हमेशा एक तकनीकी लेखक द्वारा मजबूत किया जा सकता है।

अपने कर्मचारियों के पालन के लिए अधिक विस्तृत प्रक्रियाओं के साथ अपनी रूपरेखा भरें। नीतियों और प्रक्रियाओं को लिखते समय इसे सरल रखना सबसे अच्छा अभ्यास है। यह पाँचवीं कक्षा के अमेरिकी स्तर पर लिखने के लिए व्यापक रूप से स्वीकृत अभ्यास है - इसका मतलब है कि एक पांचवें ग्रेडर को हर शब्द को पढ़ने और समझने में सक्षम होना चाहिए।

प्रक्रियाओं और नीतियों पर कौन हस्ताक्षर करेगा, इस पर निर्णय लें। साइन ऑफ करने के लिए कुछ उच्च स्तर के नाम रखने चाहिए ताकि मालिकों को पता चले कि चीजें कैसे की जा रही हैं। कुछ संगठन हर नीति और प्रक्रिया को मानव संसाधन विभाग या उनकी कानूनी शाखा के माध्यम से चलाते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि कोई कानून नहीं तोड़ा जा रहा है।

पॉलिसी पर चर्चा करने के लिए एक कमरे में सभी हस्ताक्षरकर्ताओं को इकट्ठा करने के लिए एक समीक्षा बैठक बुलाएं। यदि संभव हो तो, सभी पक्षों को एक कमरे में एक विशिष्ट नीति के बारे में चर्चा करने के लिए एक साथ मिल जाने से दस्तावेज़ को बहुत अधिक तीव्र गति से आगे बढ़ने की आवश्यकता होगी जो इसे चारों ओर से गुजरने और टिप्पणियों के लिए पूछेगा। यदि आप वास्तव में चीजों को गति देना चाहते हैं, तो बैठक के अंत में एसओपी पर हस्ताक्षर करने का लक्ष्य निर्धारित करें।

अंतिम प्रक्रियाओं और नीतियों पर हस्ताक्षर, तिथि, संस्करण नियंत्रण और प्रसारित करें। प्रत्येक कर्मचारी को एक कर्मचारी पुस्तिका देने पर विचार करें जिसे आवश्यकतानुसार संशोधित दस्तावेजों के साथ अद्यतन किया जा सकता है। वास्तव में, नोटबुक को संभालने के लिए एक नीति और प्रक्रिया बनाएं, जिसमें कर्मचारी हैंडबुक को समय-समय पर ऑडिट करना भी शामिल है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि सभी कर्मचारी अप टू डेट हो।

शेड्यूल किए गए मौजूदा SOPs की समीक्षा करें। प्रत्येक एसओपी की समीक्षा या तो सालाना या कम से कम, द्वि-वार्षिक रूप से की जानी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि प्रथाओं और नीतियों में बदलाव नहीं हुआ है। नए हस्ताक्षर और तिथियां प्राप्त करना सुनिश्चित करें ताकि यदि ऑडिट किया जाए, तो पीछे के संस्करणों का एक स्पष्ट पेपर निशान हो।