ईमेल के संचार के अन्य माध्यमों ने ईमेल पत्रों को चेतना के किनारे धकेल दिया होगा, लेकिन यह सुझाव देना भ्रामक होगा कि पत्र लेखन की कला मृत है। इसके विपरीत, व्यवसाय जानकारी भेजने, ग्राहकों को महत्वपूर्ण स्थिति बताने और प्राप्तकर्ता के हाथों में कुछ ठोस करने के लिए हर दिन पत्रों का उपयोग करते हैं। एक अर्ध-औपचारिक पत्र उपयुक्त है जब आप प्राप्तकर्ता को जानते हैं, लेकिन एक मित्र के रूप में नहीं।
क्या सेमी-फॉर्मल सही प्रारूप है?
व्यवसाय पत्र तैयार करते समय हमेशा प्राप्तकर्ता पर विचार करें। एक अर्ध-औपचारिक पत्र उपयुक्त है जब आप प्राप्तकर्ता को जानते हैं या उसके साथ नियमित रूप से संवाद करते हैं, उदाहरण के लिए, लेखाकार जो आपके बहीखाते या आपके प्रमुख आपूर्तिकर्ता के कार्यालय प्रबंधक की देखभाल करता है। यदि आप उस व्यक्ति को बिल्कुल नहीं जानते हैं, तो एक औपचारिक पत्र शैली चुनें। अनौपचारिक पत्रों की तुलना में अर्ध-औपचारिक पत्र अधिक विनम्र हैं। उन्हें आधिकारिक पत्र के प्रकार के बीच एक क्रॉस के रूप में सोचें जो आप एक सरकारी नियामक को लिख सकते हैं और पत्र की आराम शैली आप एक दोस्त को लिख सकते हैं।
मानक व्यापार पत्र प्रारूप का पालन करें
अर्ध-औपचारिक पत्र मानक व्यापार-पत्र प्रारूप का पालन करते हैं; यह केवल भाषा है जिसे आप एक तटस्थ स्वर बनाने के लिए संशोधित करेंगे। वह स्टेशनरी चुनें जो आपके व्यवसाय के लेटरहेड के साथ छपी हो और पृष्ठ के ऊपरी बाएँ तरफ प्राप्तकर्ता का नाम और व्यवसाय पता लिखें। इसलिए, यदि आप एक आपूर्तिकर्ता कंपनी के सीईओ को लिख रहे हैं, तो अंदर का पता पढ़ा जाएगा:
सुश्री कैथरीन टॉरेंस, सीईओ
एक्मे कंपनी
123 एक्मे स्ट्रीट
बार्टलेसविले, ओक्लाहोमा 74003
इसके बाद, महीने-दिन के प्रारूप में तारीख लिखें। व्यवसाय लेखन में महीने को एक शब्द के रूप में लिखना पारंपरिक है: "28 मार्च 2018।"
एक साल्यूशन चुनें
प्राप्तकर्ता के अंतिम नाम का उपयोग करें जिसके बाद एक कोलोन है - "प्रिय Mr./Mrs./Miss/Ms। उपनाम:" एकाधिक पते के लिए, सभी प्राप्तकर्ताओं के नाम सूचीबद्ध करें - "प्रिय सुश्री तोमेकर, श्री बेनेट और डॉ। टॉलसन-स्मिथ: "पहला नाम न लिखें; इसे असभ्य माना जाता है। यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं, तो इसे खोजने के लिए कुछ ऑनलाइन शोध करें। "अंतिम बिक्री निदेशक:" जैसे एक सामान्य अभिवादन का उपयोग केवल एक अंतिम उपाय के रूप में करें। इस परिदृश्य में, आपके पत्र को "प्रिय महोदय" या "प्रिय महोदया" को संबोधित करना और एक औपचारिक स्वर का उपयोग करना बेहतर होगा।
संरचना शरीर के स्पष्टता के लिए
आपके पत्र के शरीर को एक विनम्र और तटस्थ स्वर पर प्रहार करना चाहिए। औपचारिक शब्दों के बजाय हर रोज़ शब्दों का उपयोग करें, उदाहरण के लिए, "इसके अलावा" "इसके अलावा" और "लेकिन" के बजाय "हालांकि।" "आई एम," "नहीं" और "नहीं" जैसे संकुचन एक अर्ध-औपचारिक पत्र में ठीक हैं जब तक कि वे आपकी कंपनी के घर की शैली के साथ फिट होते हैं। आप जो लिख रहे हैं उसका कारण बताकर खोलें और तार्किक तरीके से दो-से-चार पैराग्राफ पर अपने शेष अंक बनाएं, प्रति पैराग्राफ में एक विचार। प्राप्तकर्ता के समय का सम्मान करें और पत्र को जितना हो सके उतना छोटा और छोटा रखें।
एक कंप्लीमेंटरी क्लोज लिखें
आपके पास एक अर्ध-औपचारिक पत्र को बंद करने के लिए विभिन्न विकल्प हैं, इसलिए नीचे दी गई सूची से एक विनम्र लेकिन सौहार्दपूर्ण समापन चुनें:
- सादर,
- आपका अपना,
- आपका,
- निष्ठा से,
- cordially,
- शुभकामनाएँ,
अपना नाम और शीर्षक टाइप करके समाप्त करें, फिर पत्र को प्रिंट करें और समापन और आपके टाइप किए गए नाम के बीच के स्थान पर अपना नाम लिखें।
अर्ध-औपचारिक पत्र का उदाहरण
यह सब एक साथ रखकर, यहाँ एक संक्षिप्त अर्ध-औपचारिक पत्र का उदाहरण दिया गया है:
प्रिय सुश्री नाशपाती:
मैं औपचारिक रूप से आपको आगामी 2019 औद्योगिक बिक्री सम्मेलन में अतिथि वक्ता और कार्यशाला के सूत्रधार बनने के लिए औपचारिक रूप से आमंत्रित करने के लिए लिख रहा हूं।
इस सम्मेलन का विषय "सेल्स: राइडिंग द टेक्नोलॉजी वेव" है। यह 3 से 5 अक्टूबर, 2019 तक न्यू ऑरलियन्स में अर्नेस्ट एन मोरियल कन्वेंशन सेंटर में आयोजित किया जाएगा।
आपकी जानकारी के लिए, इंटेलिजेंट सेल्स के कतेरीना होल्डेन मुख्य वक्ता होंगे। उनकी प्रस्तुति का विषय है "मास्ट्रिंग सेल्स बिग डेटा।" यदि आप www.indsalescon.net पर हमारे सम्मेलन पोर्टल पर लॉग इन करते हैं, तो आप वर्तमान ड्राफ्ट प्रोग्राम और विशिष्ट विषयों को देख सकते हैं जो भाषण और कार्यशालाएं अनंतिम रूप से कवर करेंगे।
हमें इस वर्ष 4,000 प्रतिनिधियों और 80 वक्ताओं के क्षेत्र में उपस्थिति की उम्मीद है। यदि आप इस प्रतिष्ठित आयोजन में योगदान देंगे तो मुझे प्रसन्नता और सम्मान मिलेगा।
यदि आप कृपया 30 मई तक जवाब दे सकते हैं, तो मैं इसकी सराहना करता हूं। वहां से, मैं आपको और जानकारी प्रदान कर सकता हूं, जिसकी आपको आवश्यकता हो सकती है।
शुभकामनाएँ,
जेन डोए
