डेटा हमेशा आसानी से सुलभ होना चाहिए ताकि कर्मचारी किसी भी समय और कहीं से भी डेटा पर काम कर सकें। इंटरनेट डेटा एक्सेसिबिलिटी बढ़ाने में एक उपयोगी उपकरण रहा है। उपयोग करने के लिए ऑनलाइन डेटा उपलब्ध होने पर - जब कोई कर्मचारी यात्रा कर रहा होता है, उदाहरण के लिए - बड़ी मात्रा में डेटा के प्रबंधन के लिए उपयोग की जाने वाली एक तकनीक है।
डाटा प्रविष्टि
डेटा प्रबंधन तकनीकों का एक हिस्सा डेटा के डेटाबेस में भी प्रवेश करने से पहले होता है। पहली प्रविष्टि पर डेटा सही होना चाहिए, जिसका अर्थ है कि डेटा को मूल रूप से सही करने वाले व्यक्ति को डेटा को सही ढंग से रिकॉर्ड करना चाहिए। उदाहरण के लिए, जब कोई ग्राहक फोन के माध्यम से पता बदलने की रिपोर्ट करता है, तो ग्राहक सेवा प्रतिनिधि को ग्राहक को सही ढंग से सुनना चाहिए ताकि पता सही तरीके से डेटाबेस में दर्ज हो जाए। त्रुटि से बचने के लिए एक तकनीक ग्राहक को जानकारी को वापस दोहराना है।
डेटा बैकअप
आईबीएम के अनुसार, खोए गए डेटा को बदलने का प्रयास करते समय, जो डेटा खो जाता है, कंपनी पर हानिकारक प्रभाव पड़ सकता है। कंपनियां अक्सर बैकअप विधियों पर भरोसा करती हैं जो महत्वपूर्ण जानकारी संग्रहीत करती हैं ताकि इस जानकारी को उस घटना में पुनर्प्राप्त किया जा सके जो यह जानकारी खो गई है।
डेटा सफाई
डेटा क्लींजिंग गलत डेटा को ठीक करने, डेटा को समेकित करने और अप्रासंगिक डेटा को हटाने का कार्य है। डेटा क्लीयरेंस दोनों स्वचालित सॉफ्टवेयर प्रोग्राम और मैन्युअल इनपुट का उपयोग डेटाबेस एडमिनिस्ट्रेटर से करता है। जबकि डेटा क्लींजिंग त्रुटियों को दूर करता है और कंपनी की उत्पादकता और भंडारण स्थान को बढ़ा सकता है, डेटा क्लींजिंग प्रक्रिया महंगी और समय लेने वाली हो सकती है।
रिप्लेसमेंट डेटा
डेटा कभी-कभी सॉफ़्टवेयर द्वारा समर्थित होता है, जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है। जब किसी भी कारण से डेटा के टुकड़े को बदल दिया जाता है और डेटा ठीक से काम करना बंद कर देता है, तो डेटा को पूर्व में काम किए गए बैकअप डेटा द्वारा प्रतिस्थापित किया जा सकता है। फिर, प्रोग्रामर यह निर्धारित कर सकते हैं कि किन परिवर्तनों ने डेटा को दूषित कर दिया और यह निर्धारित किया कि यह डेटा भविष्य में कैसे बेहतर तरीके से अपडेट किया जा सकता है।
ग्राहक डेटा प्रविष्टि
कंपनियां ऐसी वेबसाइटें स्थापित कर सकती हैं जो ग्राहकों को सीधे डेटा दर्ज करने की अनुमति देती हैं। यह प्रत्यक्ष डेटा प्रविष्टि कंपनी के कर्मचारियों को आवश्यक रूपों को भरने के लिए एक कर्मचारी को कर्मचारी की आवश्यकता नहीं होने से बचाता है। गलती होने पर ग्राहक खुद डेटा को सही भी कर सकते हैं। हालांकि, सभी ग्राहक तकनीक-प्रेमी नहीं हैं, यह जानने के लिए कि इंटरनेट के माध्यम से ऑनलाइन डेटाबेस तक कैसे पहुंचा जाए।
दोहरी जांच
डेटा जो बहुत महत्वपूर्ण है उसे हमेशा दो जोड़ी आंखों से जांचना चाहिए। जब कोई कर्मचारी डेटा संपादित करता है, तो उस डेटा को एक अलग रंग का उपयोग करके संपादित किया जाना चाहिए ताकि यह पता लगाया जा सके कि परिवर्तन किया गया था। फिर, एक दूसरा कर्मचारी यह सुनिश्चित करने के लिए डेटा संपादन को देख सकता है कि कोई त्रुटि नहीं हुई थी।
डेटा मैनेजमेंट कंसल्टेंट्स
कई सलाहकार कंपनियां डेटा गुणवत्ता प्रबंधन में विशेषज्ञ हैं। ये कंपनियां इस बात की जांच करती हैं कि कोई व्यवसाय डेटा प्रबंधन प्रक्रियाओं को कैसे पूरा करता है और इन प्रक्रियाओं को कैसे सुधारा जा सकता है, इस पर सिफारिशें प्रदान करता है।
