"पेपरलेस ऑफिस" कभी भी 100 प्रतिशत साकार नहीं हो सकता है। कंप्यूटर के भारी उपयोग के बावजूद, लगभग सभी व्यवसायों को अभी भी कुछ कागज दस्तावेजों की आवश्यकता होती है। यह एक चुनौती प्रस्तुत करता है जब कंप्यूटर-निर्भर व्यवसायों को कागज-आधारित रूपों से डेटा के साथ इंटरफेस करने की आवश्यकता होती है। वर्चुअल सिस्टम में भौतिक डेटा के "रूपांतरण" को मैन्युअल डेटा प्रविष्टि, दस्तावेज़ इमेजिंग और ऑप्टिकल मान्यता के माध्यम से पूरा किया जा सकता है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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कागज के दस्तावेज
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उपकरण और कर्मियों के लिए बजट
अपने व्यावसायिक लक्ष्यों और जरूरतों को परिभाषित करें। निर्धारित करें कि क्या आप ग्राहक भुगतान, प्रसंस्करण अनुप्रयोगों या आंतरिक दस्तावेजों को संग्रहीत कर रहे हैं। यदि आपको इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज के लिए दस्तावेज़ों की वास्तविक छवियों को सहेजने की आवश्यकता है, या आपको केवल एक कंप्यूटर डेटाबेस में कागज़-आधारित डेटा को कैप्चर करने की आवश्यकता है। इन निर्धारणों को करने से आपको यह तय करने में मदद मिलेगी कि आपकी आवश्यकताओं के हिसाब से डेटा प्रोसेसिंग सिस्टम सबसे बेहतर है।
अनुसंधान उद्यम सॉफ्टवेयर समाधान। उन कंपनियों से सॉफ़्टवेयर और विक्रेता संदर्भों के लिए पूछें जो समान डेटा कैप्चर करते हैं जो आप करना चाहते हैं। पूछें कि क्या आप उस कार्य-स्थल पर जा सकते हैं, जिस पर कागजी-इलेक्ट्रॉनिक रूपांतरण आप करने का इरादा रखते हैं। सिस्टम चुनने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि इसे एक्शन में देखें। यदि आप केवल रूपों से डेटा की एक छोटी मात्रा पर कब्जा कर रहे हैं, तो आप एक व्यक्ति के साथ डेटा को एक्सेल स्प्रेडशीट में टाइप कर सकते हैं। लेकिन आधुनिक व्यवसाय में, यह शायद मामला नहीं है। यदि दस्तावेज़ / छवि कैप्चर आपकी योजना का हिस्सा है, तो आपको संभवतः एक सॉफ्टवेयर सिस्टम और शायद नया हार्डवेयर खोजने की आवश्यकता होगी।
आपके द्वारा शोध किए गए सॉफ़्टवेयर समाधानों की तुलना करें, और एक चुनें। सिस्टम को खरीदने और इसे स्थापित करने की प्रक्रिया शुरू करने के लिए विक्रेता या सॉफ्टवेयर वितरक से संपर्क करें। पहला कदम, जिसे आम तौर पर एक "खोज" के रूप में जाना जाता है, जब विक्रेता आपकी सटीक आवश्यकताओं और उनके लिए सबसे अच्छा समाधान निर्धारित करने के लिए आपकी साइट पर जाता है।
खोज के दौरान और स्थापना के दौरान विक्रेता के साथ लगे रहें। बहुत सारे प्रश्न पूछें, और परियोजना का स्वामित्व लें; किसी भी कर्मचारी को प्रोत्साहित करें जो ऐसा करने के लिए दस्तावेज़ कैप्चर और डेटा प्रविष्टि गतिविधियों का प्रदर्शन करेगा।
सिस्टम को पूरी तरह से परखें। यदि समाधान में कोई कीड़े या अंतराल हैं, तो उन्हें ढूंढना सबसे अच्छा है, जबकि विक्रेता साइट पर है। यह समस्या निवारण और संकल्प को बहुत तेज बना देगा।
टिप्स
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एक प्रतिष्ठित विक्रेता के साथ काम करें, और विक्रेता के पिछले ग्राहकों में से एक से प्रतिक्रिया करने का प्रयास करें।
