आपकी कंपनी की बिलिंग प्रक्रियाओं को बदलना आपको प्रभावित कर सकता है कि आप ग्राहकों के स्कोर के साथ व्यापार कैसे करते हैं। आप बस निर्धारित चालान तिथियां नहीं बदल सकते, भुगतान राशि बढ़ा सकते हैं या अन्यथा अपने ग्राहकों को अग्रिम सूचना दिए बिना अपनी शर्तों को संशोधित कर सकते हैं। अन्यथा, आपको कॉल, शिकायत, राजस्व की हानि और नकारात्मक टिप्पणियों की संभावना का सामना करना पड़ता है। आपके द्वारा अपने ग्राहकों को भेजे जाने वाले पत्र को तैयार करें ताकि यह आपकी नई नीतियों के "कौन, क्या, कब और कहाँ" का पूरा उत्तर प्रदान करे।
स्पष्ट करें उद्देश्य
प्रक्रियात्मक परिवर्तनों की औपचारिक घोषणाएँ सूचना के स्रोत के स्पष्ट विवरण, प्रभावित होने वाली जनसंख्या और परिवर्तन की प्रकृति के साथ खुलनी चाहिए। इस उद्देश्य को पूरा करने के लिए, अपनी कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करें ताकि प्राप्तकर्ता तुरंत आपकी पहचान जानता हो। यदि आप एक मेल मर्ज प्रोजेक्ट के रूप में वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर में अपना संदेश सेट करते हैं, तो आप किसी भी संदेश को चित्रित करने वाले खतरनाक "प्रिय मान्य ग्राहक" परिचय से बचने के लिए प्रत्येक पत्र में एक अनुकूलित नमस्कार शामिल कर सकते हैं। प्राप्तकर्ता के व्यवसाय के लिए अपनी प्रशंसा की पुष्टि करें और एक संक्षिप्त पहले पैराग्राफ में पॉलिसी की मूल बातें बताएं। उदाहरण के लिए, आप घोषणा कर सकते हैं "क्योंकि हम आपको एक ग्राहक के रूप में महत्व देते हैं, हम आपसे हमारी बिलिंग प्रक्रियाओं में आने वाले बदलाव के बारे में सूचित करने के लिए आपसे संपर्क कर रहे हैं जो हमारे साथ आपके खाते को प्रभावित करता है।"
विवरण दें
आपके द्वारा अपने संचार के समग्र विषय को पेश करने के बाद, अगले पैराग्राफ में बिंदु पर पहुंचें। स्पष्ट करें - जितना संभव हो सके - जो बदलाव आ रहा है और नए नियम पुराने से कैसे भिन्न हैं। ग्राहक वास्तव में जानना चाहते हैं कि आपकी नीतियां उन्हें कैसे प्रभावित करती हैं। यदि आप एक स्पष्ट, तार्किक व्याख्या प्रदान करने में विफल रहते हैं, जो आपके द्वारा उठाए गए सभी स्पष्ट सवालों के जवाब देती है, तो आपके फोन को प्राप्तकर्ता के मेलबॉक्स में आपके पत्र आने के तुरंत बाद बजना शुरू हो जाएगा। यह आश्वस्त करने के लिए कि आपने सभी आवश्यक विवरणों को संबोधित किया है, दोस्तों, सहकर्मियों या अन्य बाहरी लोगों से अपने पत्र को उसके प्रोटोटाइप चरणों में पढ़ने के लिए कहें और आपके संदेश को किसी भी प्रश्न के प्रकाश में परिष्कृत करें।
समय की पुष्टि करें
जब परिवर्तन प्रभावी होता है, तो वास्तव में देरी करें। यदि ग्राहकों को किसी विशिष्ट महीने के बिलिंग चक्र के साथ प्रभावी नए भुगतान पते का उपयोग करना शुरू करना चाहिए, तो उन्हें बताएं "अपने महीने और वर्ष के भुगतान के साथ शुरुआत, कृपया अपना चेक पते पर भेजें।" यदि ग्राहकों को भुगतान की शर्तों में परिवर्तन दिखाई देगा, तो उन्हें बताएं "हम आपका न्यूनतम भुगतान संख्या से संख्या तक आपके शेष राशि का माह और वर्ष के रूप में बढ़ा रहे हैं।" भ्रम से बचने के लिए, परिवर्तन को फिर से भरने और एक संपूर्ण तिथि प्रदान करने के लिए इस समय कथन का उपयोग करें ताकि आपका पत्र ग्राहकों की फ़ाइलों के लिए एक व्यवहार्य भविष्य संदर्भ बन जाए।
इसे आधिकारिक बनाएं
इससे पहले कि आप अपना पत्र बंद करें, यह स्पष्ट लेकिन अनुकूल तरीके से स्पष्ट करें कि आपके परिवर्तन वैकल्पिक शब्दों का प्रतिनिधित्व नहीं करते हैं। ग्राहकों को यह महसूस करना चाहिए कि वे आपके खातों को बंद करने के अलावा, आपकी प्रक्रियाओं से बाहर नहीं निकल सकते हैं, और यह कि परिवर्तन की तारीख से पहले आपके साथ व्यापार करना जारी रखता है, पुष्टि करता है कि वे स्वीकार करते हैं और आपके नए नियमों का पालन करने के लिए सहमत हैं। अपना नाम और संपर्क जानकारी प्रदान करें, भले ही यह सब आपके लेटरहेड के हिस्से के रूप में दिखाई दे, और इस बात पर जोर दें कि यदि आपके पास कोई प्रश्न या टिप्पणी है तो आप ग्राहकों की कॉल का स्वागत करते हैं।
