एक दिन और प्रौद्योगिकी के युग में, अतिरेक प्रक्रियाएं, टेराबाइट्स, गीगाबाइट्स और सूचनाओं की डुप्लिकेट प्रतियां, रिकॉर्ड प्रबंधन एक सांसारिक प्रथा है जो अभी तक सभी संगठनों के लिए महत्वपूर्ण है। अधिक से अधिक बार, डेटा फ़ाइलों को बनाए रखने के लिए दृष्टिकोण अच्छा व्यवसाय निर्णय लेने की रोटी और मक्खन बन रहा है।
क्या रिकॉर्ड प्रबंधन आमंत्रित करता है
रिकॉर्ड प्रबंधन में डेटा संग्रह, भंडारण और अंततः उचित विनाश के कई क्षेत्र शामिल हैं। विज्ञान कई श्रेणियों में विभाजित है: इनपुट और संग्रह, भंडारण, अतिरेक और बैकअप, और कमी। इनपुट और संग्रह कर्मचारियों के लिए प्रोटोकॉल स्थापित करता है कि डेटा कैसे बनाया जाता है और फाइलिंग सिस्टम को बाद में आसान पुनर्प्राप्ति के लिए पालन करना चाहिए। यह भी निर्दिष्ट करता है कि क्या रखा जाना चाहिए और क्या नहीं होना चाहिए। भंडारण में हार्डकॉपी और इलेक्ट्रॉनिक दोनों फाइलें शामिल हो सकती हैं और भंडारण के साधनों की अनुमति दी जाती है और क्या नहीं हैं (यानी हार्ड ड्राइव बनाम पेपर फ़ोल्डर बनाम नेटवर्क या फ्लैश ड्राइव) पर पैरामीटर स्थापित करता है। अतिरेक और बैकअप में आपदा की स्थिति में महत्वपूर्ण जानकारी की सुरक्षा प्रतियां बनाए रखना शामिल है। और अंत में कमी डेटा सिस्टम और व्यापार प्रणालियों से उन्मूलन के लिए स्वीकार्य तरीकों को निर्दिष्ट करती है।
निर्णय लेने के लिए सांख्यिकीय सहायता
अभिलेख प्रबंधन आँकड़ों के आसान संग्रह की अनुमति देता है। अधिकांश व्यवसाय निर्णय लेने की प्रवृत्ति विश्लेषण पर आधारित है। ट्रेंड-विश्लेषण का विकास सूचना और डेटा में पैटर्न खोजने और उन पैटर्नों के व्यवहार के बारे में निष्कर्ष बनाने के आधार पर विकसित और निर्मित किया गया है। बेहतर सूचना प्रबंधन, बेहतर प्रवृत्ति-विश्लेषण और संबंधित व्यावसायिक ज्ञान होता है।
सूचना हानि से बचना
अभिलेख प्रबंधन का एक अन्य प्रमुख घटक डेटा हानि को रोकना है। यह बहुत आसानी से हो सकता है: एक फ़ाइल हटा दी जाती है, गलत फ़ोल्डर को निकाल दिया जाता है, एक बुरा कर्मचारी संवेदनशील डेटा के साथ इमारत से बाहर चला जाता है।
रिकॉर्ड प्रबंधन यह सुनिश्चित करता है कि संरक्षित तरीके से जानकारी को व्यवस्थित करने और दर्ज करने के लिए निवारक प्रक्रियाएं हैं। फिर अतिरेक को बैकअप सिस्टम और मल्टीपल कॉपी रिपॉजिटरी जैसे खेल में डाल दिया जाता है, ताकि अगर एक फ़ाइल सिस्टम नष्ट हो जाए तो इसे हाल ही में कॉपी से बदला जा सके। अंत में, सुरक्षा उपायों से उन रिकॉर्ड्स को पकड़ने में मदद मिलती है, जिनसे छेड़छाड़ की जा रही है, जिससे कंपनी की भलाई और हितों को खतरा हो सकता है।
संगठनात्मक लाभ
रिकॉर्ड प्रबंधन दक्षता में सुधार करता है। तत्काल विश्लेषण और सूचना पुनर्प्राप्ति द्वारा डेटा को तेज, आसान और निर्णय लेने में सुधार किया जाता है। बेहतर रिकॉर्ड रखने से संसाधन की बर्बादी कम होती है। जब उचित प्रोटोकॉल का पालन किया जाता है तो कम पेपर और स्टोरेज सिस्टम स्पेस का उपयोग किया जाता है। आकस्मिक विनाश और स्थायी नुकसान से बचा जाता है जब उचित रिकॉर्ड प्रबंधन सुनिश्चित करता है कि हाल ही में बैकअप प्रतियां मौजूद हैं। मुकदमेबाजी के दौरान कंपनी के कार्यों की रक्षा करने में मदद करने के लिए रिकॉर्ड प्रबंधन एक कागज निशान भी रखता है। अंत में, रिकॉर्ड प्रबंधन ग्राहकों या परियोजनाओं के साथ काम करने, जवाब देने और सेवा करने के दौरान अच्छे संगठन को बनाए रखने में मदद करता है। एक संगठित सूचना संग्रह प्रणाली रखकर, ग्राहक या परियोजना के लिए आवश्यक होने पर मूल्यवान डेटा और जानकारी प्राप्त की जा सकती है।
एक विकल्प के रूप में आउटसोर्सिंग
कई कंपनियां अपनी मुख्य विशेषताओं के लिए समर्पित रहना चाहती हैं और डेटा सिस्टम को बनाए रखने के साथ इतनी परेशान नहीं होना चाहती हैं। ऐसे उदाहरणों में, रिकॉर्ड प्रबंधन को बनाए रखने और डिजाइन करने के लिए किसी साथी या विक्रेता का उपयोग करना बहुत फायदेमंद हो सकता है ताकि ग्राहक कंपनी सिर्फ अपने मुख्य व्यवसाय पर ध्यान केंद्रित कर सके। प्रशासन सिर्फ एक सेवा के लिए भुगतान करने के लिए उबलता है जो संग्रहीत जानकारी को इकट्ठा करता है और संग्रह किया जाता है क्योंकि ग्राहक को निर्णय लेने के लिए इसकी आवश्यकता होती है। कई बड़ी कंपनियों ने इस दिशा में और अधिक कुशल होने की दिशा में कदम बढ़ाया है, कभी-कभी केवल बैकअप सेवाओं को आउटसोर्स करने और दूसरों को बेहतर प्रबंधन के लिए पूरे रिकॉर्ड सिस्टम को विक्रेताओं के लिए बदल दिया जाता है।
