एक मैनुअल पेरोल प्रणाली पूरी तरह से हाथ से की जाती है, जबकि एक कम्प्यूटरीकृत पेरोल प्रणाली एक कंपनी को समर्पित पेरोल सॉफ्टवेयर के माध्यम से अपने पेरोल को संसाधित करने की अनुमति देती है। एक मैनुअल प्रणाली के परिणामस्वरूप पेरोल त्रुटियां हो सकती हैं और यह आमतौर पर एक धीमी, श्रमसाध्य प्रक्रिया है। कम्प्यूटरीकृत प्रणाली कई लाभ प्रदान करती हैं, जिसमें वृद्धि की सटीकता और गति शामिल है।
समय का महत्व
कई नियोक्ता कर्मचारियों के काम के घंटों को ट्रैक करने के लिए एक टाइमकीपिंग सिस्टम का उपयोग करते हैं, जैसे कि समय घड़ी। एक मैनुअल प्रणाली के लिए हाथ से कर्मचारी समय पर नज़र रखने की आवश्यकता होती है, लेकिन एक कम्प्यूटरीकृत पेरोल प्रणाली में टाइमकीपिंग सिस्टम से पेरोल सिस्टम में कर्मचारी प्रविष्टियों को स्वचालित रूप से प्रसारित करने की क्षमता होती है।ऐसी प्रणाली नियमित घंटों को ओवरटाइम काम किए गए घंटों से अलग कर सकती है, हालांकि कर्मचारियों को कभी-कभी समायोजन करने की आवश्यकता हो सकती है।
स्वचालित गणना
कम्प्यूटरीकृत पेरोल सिस्टम कर्मचारी के काम के घंटे को क्वार्टर-घंटे सेगमेंट में गोल कर सकते हैं और काम किए गए कुल घंटों की सटीक गणना कर सकते हैं और भुगतान किया जा सकता है, जिससे मैनुअल गणना पर खर्च होने वाले समय की बचत होती है। ये सिस्टम प्राप्त किए गए इनपुट डेटा के आधार पर सभी वेतन आवृत्तियों की गणना करते हैं, जैसे कि साप्ताहिक, द्वैमासिक, अर्ध-मासिक और मासिक।
एक कम्प्यूटरीकृत पेरोल प्रणाली स्वचालित रूप से कर्मचारी वैधानिक कटौती की गणना करती है, जैसे कि करों और मजदूरी गार्निशमेंट, और स्वैच्छिक कटौती, जैसे पार्किंग शुल्क, 401 (के) योगदान और चिकित्सा लाभ। पेरोल व्यक्ति बस उस डेटा में प्रवेश करता है जिस पर कटौती आधारित हैं, जैसे कि संघीय आयकर रोक के लिए फॉर्म डब्ल्यू -4 जानकारी।
पेचेक प्रसंस्करण
एक मैनुअल पेरोल प्रणाली के लिए आपको एक टाइपराइटर या हाथ से पेचेक प्रिंट करने की आवश्यकता होती है। एक कम्प्यूटरीकृत पेरोल प्रणाली में प्रत्यक्ष-जमा क्षमता होती है, जो लाइव चेक और सुलह पर खर्च किए गए धन को बचाता है। इसके अतिरिक्त, पेचेक और पे स्टब्स का कम्प्यूटरीकृत मुद्रण वॉल्यूम की परवाह किए बिना जल्दी से होता है।
रिपोर्ट पीढ़ी
एक कम्प्यूटरीकृत पेरोल प्रणाली पेरोल रिपोर्ट उत्पन्न करती है जो आपको पे-चेक या पे स्टब्स का भुगतान करने से पहले पेरोल को डबल-चेक करने की अनुमति देती है। अमेरिकी श्रम विभाग को कम से कम तीन वर्षों के लिए नियोक्ताओं को पेरोल रिकॉर्ड बनाए रखने की आवश्यकता है। एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली प्रत्येक भुगतान अवधि से संबंधित पेरोल रजिस्टरों की हार्ड-कॉपी प्रिंटिंग सक्षम करती है, और सिस्टम में सूचनाओं को अनिश्चित काल तक सहेजती है।
कंप्यूटराइज्ड सिस्टम, तिमाही और वार्षिक वेज स्टेटमेंट और कर्मचारी W-2 फॉर्म सहित कर रिपोर्ट उत्पन्न करके पेरोल कर अनुपालन सुनिश्चित करने में मदद करते हैं। ये प्रणालियां कंपनी के पेरोल टैक्स और सुलह कर्तव्यों को संभालने और आवश्यक रिपोर्टों को प्रिंट करने के लिए आवश्यक डेटा के साथ कंपनी के एकाउंटेंट प्रदान करती हैं। इसके अलावा, ये सिस्टम लाभ के दिनों को ट्रैक करते हैं, जैसे कि छुट्टी और व्यक्तिगत समय, जिसे लिया और भुगतान किया जाता है।
