जब कोई संकट होता है, तो प्रभावी संचार उन चरणों में से एक होता है जो किसी संगठन द्वारा दिए गए विशिष्ट कार्यों को पूरा करने और गिरावट को कम करने के लिए आवश्यक होते हैं। व्यवसायों को ग्राहकों और ग्राहकों के साथ-साथ कर्मचारियों, राजनेताओं, नियामकों और जनता को सूचित करना चाहिए। एक बड़े संकट संचार योजना के हिस्से के रूप में, प्रेस विज्ञप्ति सभी प्रभावित घटकों को सूचना प्रसारित करने के लिए एक महत्वपूर्ण अवसर है। जिस तरह से एक कंपनी एक संकट का जवाब देती है वह तुरंत सार्वजनिक धारणाओं को आकार दे सकती है और दीर्घकालिक परिणाम हो सकती है। संगठनों ने सक्रिय होना सीखा है, दोनों सुलभ और पारदर्शी नेताओं के साथ। जब प्रभावित समूहों को सटीक रूप से पहचाना और सूचित किया जाता है, तो संकट से निपटने के लिए जिम्मेदार लोग इसे प्रभावी ढंग से हल करने के लिए महत्वपूर्ण समय प्राप्त करते हैं।
टोन और पारदर्शिता
सार्वजनिक निगमों और निजी कंपनियों से लेकर अस्पतालों और सरकारों तक सभी प्रकार के संगठनों के लिए संकट उत्पन्न हो सकता है। शेयरधारकों, ग्राहकों, कर्मचारियों, रोगियों और घटकों को समय पर और पारदर्शी तरीके से सच्चाई जानने का अधिकार है। जो संगठन आगामी नहीं हैं वे आसानी से खुद को एक विनाशकारी चक्र में वापस ला सकते हैं जहां से उन्हें पुनर्प्राप्त करना मुश्किल या असंभव लग सकता है। नेताओं को एक संकट से पहले और उसके दौरान प्रेस के साथ अपनी पहुंच और सकारात्मक संबंधों को बनाए रखने के लिए हर संभव प्रयास करना चाहिए, क्योंकि विश्वसनीयता यह निर्धारित कर सकती है कि संकट कैसे रिपोर्ट किया जाता है और जनता इसे कैसे मानती है। प्रेस समझदारी से खुली बातचीत और पारदर्शिता बनाम देरी और आपत्ति पर निर्भर है, और तदनुसार रिपोर्ट करता है।
ठोस कदम
संगठनों को सक्रिय प्रक्रियाओं का विकास और अभ्यास करना चाहिए ताकि जब कोई संकट आए, तो वे तैयार हों। लेवलहेड एक्शन से हर बार दहशत फैलती है। ऊपरी प्रबंधन के सदस्यों को तुरंत सूचित किया जाना चाहिए ताकि वे इंटरनेट या उनके स्थानीय समाचार मीडिया पर इसके बारे में सीखने के बजाय संकट से निपटना शुरू कर सकें। विनियमित और लाइसेंस प्राप्त व्यवसायों को उपयुक्त एजेंसियों जैसे व्यावसायिक सुरक्षा और स्वास्थ्य प्रशासन या संघीय आपातकालीन प्रबंधन एजेंसी को सूचित करना चाहिए। प्रभावी प्रेस विज्ञप्तियां ऐसे सभी विशिष्ट कदमों को इंगित करती हैं, जिनमें दिनांक, संपर्क जानकारी, कर्मियों को शामिल करना और चल रही योजनाएं शामिल हैं।
ज़िम्मेदारी
इतिहास ने बार-बार दिखाया है कि संगठन तेजी से और असमान रूप से जिम्मेदारी स्वीकार करने के लिए तैयार हैं, जो प्रमुख घटकों के विश्वास और विश्वास को फिर से हासिल कर सकते हैं। 1980 के दशक के एक बहुचर्चित मामले में, टायलेनोल के तोड़फोड़ को आसानी से ब्रांड के मालिक, जॉनसन एंड जॉनसन भेज सकते थे, जो वर्षों तक उलझा रहा। जैसा कि द न्यूयॉर्क टाइम्स ने बताया, "लेकिन केवल दो महीने बाद, टाइलेनॉल वापस बाजार में आ गई थी, इस बार छेड़छाड़ प्रूफ पैकेजिंग में और एक व्यापक मीडिया अभियान द्वारा बोल्ट किया गया। एक साल बाद, 1.2 बिलियन डॉलर के एनाल्जेसिक बाजार में इसका हिस्सा। जो विषाक्तता के बाद 37 प्रतिशत से 7 प्रतिशत तक गिर गया था, वापस 30 प्रतिशत तक चढ़ गया था। " कंपनी ने अपने ग्राहकों को पहले 31 मिलियन बोतलों को वापस बुलाया और उन्हें छेड़छाड़-प्रतिरोधी रूप में नि: शुल्क प्रतिस्थापित किया।
लंबाई
सटीक और संक्षिप्त प्रेस विज्ञप्ति आम तौर पर एक ही पृष्ठ पर फिट होनी चाहिए और 300 से 500 शब्दों के भीतर होनी चाहिए। उस लंबाई से परे, संपादकों को कम समय लगता है कि वे उनके माध्यम से ध्यान से पढ़ सकें। फ़ैक्स द्वारा भेजे जाने पर, एक-पेज की प्रेस रिलीज़ भी खोए या बेमेल पृष्ठों की संभावना से बचती है। यदि आवश्यक हो, अतिरिक्त संकट की जानकारी या अपडेट उपलब्ध होने पर आगे संचार भेजा जा सकता है।
