लॉस्ट पेरोल चेक को फिर से कैसे करें

हालांकि कर्मचारी को अपने पेचेक को जल्दी से प्राप्त करने के लिए उत्सुक हो सकता है, पेरोल विभाग को कंपनी की चिंता को संतुलित करने की आवश्यकता है ताकि कंपनी को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता हो कि पुनर्मूल्यांकन को ठीक से नियंत्रित किया जाता है। आपको यह सुनिश्चित करने के लिए कर्मचारी के साथ सहानुभूति रखने की जरूरत है कि मूल चेक पहले से कैश नहीं किया गया है।

अपने पेरोल सिस्टम में खोई हुई जांच का विवरण देखें। आदाता के नाम के अलावा, आपको चेक की तारीख, संख्या और राशि जानने की आवश्यकता है।

सत्यापित करने के लिए अपने बैंक से संपर्क करें कि चेक कैश नहीं किया गया है।

अनुरोध करें कि आपका बैंक चेक पर एक रोक भुगतान जारी करता है। स्टॉप-पेमेंट अनुरोध आमतौर पर लागू होने के 24 घंटे बाद तक प्रभावी नहीं होते हैं, लेकिन वित्तीय संस्थान द्वारा नियम भिन्न हो सकते हैं। इसलिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि स्टॉप पेमेंट सफल हो, चेक की जगह लेने से कम से कम 24 घंटे पहले इंतजार करना एक अच्छी नीति है।

24 घंटे प्रतीक्षा करें, और सत्यापित करें कि रोक भुगतान सफल रहा। यदि यह सफल रहा, तो अगले चरण पर जारी रखें।

कर्मचारी को प्रतिस्थापन चेक जारी करें। आपको अपने पेरोल सिस्टम के माध्यम से इस प्रक्रिया को पूरा करने की आवश्यकता है ताकि कर्मचारी के फॉर्म डब्ल्यू -2 में प्रतिस्थापन चेक दर्ज हो और उसमें शामिल हो। प्रतिस्थापन चेक को मूल चेक के समान आय, करों, कटौती और शुद्ध वेतन की आवश्यकता होती है। यदि आप अपने पेरोल सिस्टम में सीधे प्रतिस्थापन चेक नहीं बना सकते हैं, तो सिस्टम में चेक विवरण दर्ज करना सुनिश्चित करें।

प्रतिस्थापन चेक पर आवश्यक हस्ताक्षर प्राप्त करें। समीक्षा करने के लिए चेक पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के लिए सहायक दस्तावेज शामिल करना सुनिश्चित करें।

अपने पेरोल सिस्टम में मूल चेक को शून्य करें। यह कदम यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि मजदूरी और करों को कर्मचारी के फॉर्म W-2, वार्षिक वेतन और कर विवरण में डबल-काउंट नहीं किया गया है और आपकी बकाया चेकलिस्ट से चेक को हटा दिया गया है।

कर्मचारी को प्रतिस्थापन चेक वितरित करें।

टिप्स

• कर्मचारी को एक हलफनामे पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है, जिसमें कहा गया है कि उसकी तनख्वाह खो गई है और इस बात से सहमत है कि यदि वह चेक पाती है तो वह उसे नकद करने की कोशिश नहीं करेगी। यदि आपके पास अपने कर्मचारियों के लिए प्रत्यक्ष जमा या पेरोल डेबिट कार्ड पेश करने की क्षमता है, तो अपनी भागीदारी को खोए-खोए मुद्दों की संख्या को कम करने के तरीके के रूप में प्रोत्साहित करें। भुगतान रोकने के लिए उनकी नीति निर्धारित करने के लिए अपने बैंक से संपर्क करें। यदि स्टॉप भुगतान सफल नहीं हुआ, तो कर्मचारी को सूचित करें और रद्द किए गए चेक की एक प्रति का अनुरोध करें कि यह निर्धारित किया जाए कि इसे किसने कैश किया था। आप आगे क्या करते हैं, यह इस बात पर निर्भर करेगा कि चेक कैसे कैश किया गया था।

चेतावनी

कुछ चेक कैशिंग सेवाएं उस चेक को कैश कर देंगी जिस पर स्टॉप पेमेंट है। राज्य कानून के आधार पर, आप अभी भी चेक कैशिंग सेवा के लिए उस चेक पर भुगतान के लिए उत्तरदायी हो सकते हैं।