आधुनिक जीवन के कई क्षेत्रों की तरह, कंप्यूटरों ने इस तरह से रूपांतरित किया है कि लेखांकन का प्रदर्शन किया जाता है, दोनों व्यक्तिगत वित्त के लिए और छोटे और बड़े व्यवसायों के लिए। मैनुअल प्रविष्टियों की अंतहीन पंक्तियों को बनाने और हाथ से गणना करने के बजाय, बुनियादी डेटा दर्ज करने के बाद, कंप्यूटर ने बहुत अधिक लेखांकन प्रक्रिया को स्वचालित बना दिया है। लेकिन कम्प्यूटरीकृत लेखांकन नुकसान के बिना नहीं है, और कम्प्यूटरीकृत लेखांकन का उपयोग करने से पहले पेशेवरों और विपक्ष दोनों पर विचार किया जाना चाहिए।
बढ़ती हुई उत्पादक्ता
कंप्यूटर दक्षता के लिए प्रसिद्ध हैं, और लेखांकन इस नियम का अपवाद नहीं है। कम्प्यूटरीकृत लेखांकन का उपयोग डुप्लिकेट प्रविष्टियों, हाथ से लिखे गए लेखों और नोट्स और मैनुअल गणनाओं को समाप्त करता है, कर्मचारियों के समय की बचत करता है और समान कर्मचारियों को बड़ी संख्या में लेनदेन और रिपोर्ट को संभालने की अनुमति देता है।
स्वचालित रिपोर्ट जनरेशन
जरूरत पड़ने पर हर बार हाथ से मानक वित्तीय रिपोर्ट बनाने के लिए मजबूर किए जाने के बजाय, कम्प्यूटरीकृत लेखांकन मानक रिपोर्टों के लगभग तात्कालिक निर्माण के लिए प्रदान करता है जैसे खाता शेष, परीक्षण शेष, सामान्य खाताधारक, लाभ और हानि बयान और अन्य विशिष्ट रिपोर्टिंग आवश्यकताओं।
बढ़ी हुई सटीकता
क्योंकि सटीक लेखांकन के लिए कई गणनाओं की आवश्यकता होती है, कंप्यूटर मानवीय त्रुटि का एक आदर्श समाधान है। जबकि डेटा प्रविष्टि में त्रुटियां अभी भी हो सकती हैं, कंप्यूटर की गणना से कंपनी की रिपोर्ट की सटीकता और विश्वसनीयता बढ़ जाएगी।
लचीलापन और समयबद्धता
डेटा में हेरफेर पर कम्प्यूटरीकृत लेखा एक्सेल और रिपोर्टिंग और डेटा विश्लेषण में एक लचीलापन प्रदान करता है जो मैनुअल लेखांकन से मेल नहीं खा सकता है। जब तक डेटा को एक समय पर फैशन में दर्ज किया जाता है, तब तक अधिक, अपडेट की गई रिपोर्टें तुरंत उत्पन्न हो सकती हैं जो कंपनी की नवीनतम जानकारी को शामिल करती हैं।
डेटा संरक्षण में आसानी
इस घटना में कि डेटा दूषित है या रिपोर्ट क्षतिग्रस्त या खो गई है, कम्प्यूटरीकृत लेखांकन बैकअप से तत्काल बहाली प्रदान करता है, यह सुनिश्चित करता है कि महत्वपूर्ण जानकारी खो नहीं गई है। डिजिटल बैकअप को महत्वपूर्ण सूचनाओं की अतिरिक्त सुरक्षा के लिए ऑन या ऑफ साइट पर रखा जा सकता है।
स्टाफ संतुष्टि
मैनुअल अकाउंटिंग में शामिल नियमित कार्यों में से अधिकांश को समाप्त करके, कम्प्यूटरीकृत लेखांकन कर्मचारियों को व्यापक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है और मैन्युअल गणना जैसे उबाऊ, दोहराए जाने वाले कार्यों को करने में लगने वाले समय को कम करता है। परिणामस्वरूप, कर्मचारी अधिक से अधिक नौकरी से संतुष्टि की उम्मीद कर सकते हैं।
आरंभिक लागत
कई लाभों के बावजूद, कम्प्यूटरीकृत लेखांकन का एक नुकसान सिस्टम को स्थापित करने की प्रारंभिक लागत है। जबकि कंप्यूटर की कीमत में साल दर साल नाटकीय रूप से गिरावट आई है, लेखांकन सॉफ्टवेयर महंगा बना हुआ है और हजारों डॉलर खर्च कर सकते हैं।
कर्मचारियों के प्रशिक्षण
कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणालियों को कर्मचारियों के लिए विशिष्ट सॉफ्टवेयर प्रशिक्षण की भी आवश्यकता होती है, व्यवसाय के लिए अतिरिक्त प्रशिक्षण खर्चों की आवश्यकता होती है और इसका उपयोग करने से पहले सिस्टम को तैनात करने में लगने वाले समय का विस्तार किया जाता है।
विश्वसनीयता
कंप्यूटराइज्ड अकाउंटिंग सिस्टम कंप्यूटर वायरस, पावर फेल्योर और हार्डवेयर फेल्योर जैसे मुद्दों के लिए संवेदनशील प्रकृति के होते हैं जो सिस्टम की विश्वसनीयता और उपलब्धता को प्रभावित कर सकते हैं। कंप्यूटर की समस्याओं को ठीक करने से समय और उत्पादकता में कमी आएगी।
तैनाती के मुद्दे
व्यवसाय के लिए पर्याप्त कठिनाई किसी भी विफलता के परिणामस्वरूप लेखांकन सॉफ्टवेयर को ठीक से स्थापित करने में हो सकती है, या व्यवसाय की जरूरतों को पूरा करने के लिए गलत सॉफ्टवेयर पैकेज चुनने में हो सकती है।अपर्याप्त या गलत रिपोर्टिंग का परिणाम हो सकता है, समस्या को ठीक करने के लिए खोए हुए समय की आवश्यकता होती है या एक नया सॉफ़्टवेयर समाधान तैनात करता है।
