होटल लेखा प्रक्रिया आतिथ्य उद्योग में एक फर्म को सटीक वित्तीय विवरण तैयार करने में मदद करती है जो नियमों और लेखांकन सिद्धांतों के अनुरूप है। इन नियमों में अंतरराष्ट्रीय वित्तीय रिपोर्टिंग मानक (IFRS) और अमेरिकी आम तौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांत (GAAP) शामिल हैं। वे प्रतिभूति और विनिमय आयोग (एसईसी) और सार्वजनिक कंपनी लेखा ओवरसाइट बोर्ड (पीसीएओबी) नियमों से भी संबंधित हैं।
राजस्व और व्यय की मान्यता
एसईसी और पीसीएओबी नियमों को राजस्व और व्यय मान्यता (रिकॉर्डिंग) प्रणालियों में पर्याप्त और कार्यात्मक नियंत्रण स्थापित करने के लिए एक आतिथ्य कंपनी की आवश्यकता होती है। राजस्व आय है कि एक होटल सेवाओं या किराए पर कमरे प्रदान करके उत्पन्न करता है। राजस्व वस्तुओं के उदाहरण में अतिथि आरक्षण शुल्क और कमरे के शुल्क शामिल हैं। एक होटल अकाउंटेंट अपनी राशि बढ़ाने के लिए एक राजस्व खाते को क्रेडिट करता है और वह खाता शेष को कम करने के लिए इसे डेबिट करता है। एक खर्च एक लागत या हानि है जो एक होटल सेवा प्रदान करने या किराए के कमरे में होती है। व्यय वेतन, भोजन और पेय पदार्थों और उपयोगिताओं की लागत से संबंधित हो सकते हैं। एक होटल बुककीपर अपनी राशि को बढ़ाने के लिए एक व्यय खाते में डेबिट करता है और खाता संतुलन को कम करने के लिए वह इसका श्रेय देता है। एक आतिथ्य फर्म लाभ और हानि के अपने बयान में राजस्व और खर्चों की रिपोर्ट करता है।
एसेट और लायबिलिटी रिकॉर्डिंग
एक होटल प्रबंधक को परिसंपत्ति और देयता रिकॉर्डिंग प्रणालियों में पर्याप्त दिशानिर्देशों को लागू करना चाहिए क्योंकि परिसंपत्ति और देयता आइटम कंपनी की वित्तीय एकजुटता का संकेत देते हैं। ये आइटम एक फर्म की कार्यशील पूंजी या अल्पकालिक नकदी उपलब्धता को दर्शाते हैं (कार्यशील पूंजी मौजूदा परिसंपत्तियों के बराबर होती है वर्तमान ऋण देयताएं)। एक संपत्ति एक संसाधन है जो एक होटल का मालिक है, जैसे कि नकदी और आविष्कार (अल्पकालिक संपत्ति) या अचल संपत्ति और मशीन (दीर्घकालिक संपत्ति)। एक देयता एक ऋण है जिसे होटल को चुकाना चाहिए जब यह देय हो या एक वित्तीय वादा हो जिसे उसे समय पर सम्मानित करना चाहिए। एक अल्पकालिक देयता एक ऋण है जो एक आतिथ्य फर्म को एक वर्ष या उससे कम में चुकाना चाहिए, जबकि एक दीर्घकालिक ऋण एक वर्ष के बाद होता है। एक होटल के मुनीम ने अपनी राशि बढ़ाने के लिए एक परिसंपत्ति खाते में डेबिट किया और खाता संतुलन को कम करने के लिए वह इसे क्रेडिट करता है। एक देयता खाते के लिए विपरीत सच है। एक होटल अपनी बैलेंस शीट में संपत्ति और देनदारियों की रिपोर्ट करता है।
वित्तीय जानकारी देना
अमेरिकी विनियमों और प्रक्रियाओं, जैसे कि यूएएस जीएएपी और आईएफआरएस और साथ ही एसईसी और पीसीएओबी नियमों को एक आतिथ्य कंपनी को "निष्पक्ष" रिपोर्ट करने और प्रत्येक तिमाही या वर्ष के अंत में वित्तीय विवरणों की आवश्यकता होती है। होटल लेखांकन शब्दावली में, "निष्पक्ष" का अर्थ सटीक या उद्देश्य है। वित्तीय रिपोर्टों के एक पूरे सेट में एक बैलेंस शीट (अन्यथा वित्तीय स्थिति के विवरण के रूप में जाना जाता है), लाभ और हानि का विवरण (पी एंड एल या आय का बयान), नकदी प्रवाह का विवरण और इक्विटी का बयान (इसे भी बरकरार आय के विवरण के रूप में संदर्भित किया जाता है))।
