अधिकांश लोगों के लिए एक ठोस संदर्भ पत्र लिखने के लिए आपको बहुत सारी तैयारी की आवश्यकता हो सकती है, खासकर अगर उन्हें उस स्थिति में अनुभव की कमी है जिसके लिए वे आवेदन कर रहे हैं। जब किसी उम्मीदवार के पास प्रासंगिक प्रशासनिक अनुभव का धन होता है, हालाँकि, कार्य आसान हो सकता है क्योंकि आप चुन सकते हैं और चुन सकते हैं कि उसके अनुभव के कौन से पहलू नई स्थिति से सबसे अधिक संबंधित हैं और उन पहलुओं को संभावित नियोक्ता को बेचते हैं। उसका अनुभव खुद के लिए बोल सकता है, लेकिन आपका पत्र घर चला सकता है कि वह नौकरी के लिए सबसे अच्छा उम्मीदवार है।
जिस अभ्यर्थी की आप सिफारिश कर रहे हैं, उसकी पहचान करके पत्र शुरू करें। फिर, अपना परिचय दें, अपनी योग्यता स्पष्ट करें और यह बताएं कि आप उम्मीदवार को कैसे जानते हैं। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं "मैं इस पत्र को चार्ल्स विलिस को आपके अकाउंटिंग पोजीशन के लिए सिफारिश करने के लिए लिख रहा हूं। मेरा नाम नताली जोन्स है और मैं 22 वर्षों से चार्ल्स को जानता हूं। वह मैडिसन इन्वेस्टमेंट्स में मेरे पर्यवेक्षक थे।"
उम्मीदवार के सर्वोत्तम गुणों की समीक्षा करें, विशेष परियोजनाओं या असाइनमेंट पर ध्यान केंद्रित करें जो उसने काम किया है। वास्तविक परिणाम बताएं, जैसे कि लागतों ने उसकी योजनाओं को बचाया है। अगर वह एक नौकरी के लिए जा रही है, तो उसे एक बड़ा कदम उठाना पड़ेगा, अपनी सफलताओं को उस नई स्थिति में पेश करना होगा जो वह कर सकती है।
एक प्रशासक और एक टीम सदस्य के रूप में, यदि लागू हो, तो दूसरों के साथ काम करने की उसकी क्षमता के वास्तविक उदाहरण प्रदान करें।
बताएं कि इस उम्मीदवार को एक प्रशासक या एक कर्मचारी के रूप में क्या कहा जाता है। वह अपने कर्तव्यों से ऊपर और उससे आगे कैसे बढ़े, इसके वास्तविक उदाहरण प्रदान करें और महत्वपूर्ण उद्देश्यों को पूरा करें। संभावित नियोक्ता यह जानना चाहेगा कि उसे क्या सबसे अच्छा उम्मीदवार बनाता है, और आपका वर्णन कि उसने उपन्यास या बुद्धिमान तरीके से विशिष्ट स्थितियों को कैसे संभाला है, संभावित नियोक्ता को उसका साक्षात्कार करने के लिए मना सकता है।
जिस व्यक्ति को आप संदर्भित कर रहे हैं, उसे किराए पर देने के लिए कंपनी के लिए एक ठोस सिफारिश करें। उन्हें विश्वास दिलाएं कि वह काम करने में सक्षम हैं और उनका व्यक्तित्व और दूसरों के साथ काम करने की क्षमता उन्हें एक अच्छा फिट बनाएगी। यदि आपका उम्मीदवार प्रशासन में उच्च पद की तलाश कर रहा है, तो दोहराएं कि उसके वर्तमान अनुभव ने उसे नौकरी के लिए कैसे तैयार किया है और उसे अपने क्षेत्र में उत्कृष्ट अनुभव है। यदि वह कम तनावपूर्ण नौकरी की तलाश कर रहा है या कैरियर में बदलाव कर रहा है, तो उन गुणों को दोहराएं जो उसे एक अच्छा किराया देंगे।
यदि आप उस व्यक्ति को सूचना भेजने के लिए पत्र भेज रहे हैं तो अपना टेलीफोन नंबर और ई-मेल प्रदान करें। यह बताएं कि आप उम्मीदवार की योग्यता के बारे में अधिक विस्तार से चर्चा करने में प्रसन्न होंगे।
