दस्तावेज़ीकरण व्यक्तिगत, वित्तीय और सामान्य डेटा संग्रह की दुनिया में दैनिक जीवन का एक हिस्सा है, और नतीजतन, यह केवल उचित है कि दस्तावेजों को संभालने के तरीकों पर आवधिक ऑडिट किए जाते हैं। ऑडिट से पता चलता है कि क्या उपाय लागू किए जा रहे हैं, जिन तरीकों को बदला जाना चाहिए, और ऐसे बदलाव करने के तरीके।
अधिप्राप्ति प्रक्रिया
एक संगठन को समय-समय पर सत्यापित करना चाहिए कि दस्तावेजों की खरीद के लिए इसकी प्रक्रिया का पालन किया जाता है या नहीं। ऑडिट दिखा सकता है कि क्या संगठन के पास वर्तमान में दस्तावेज़ीकरण का एक तरीका है, क्या आवश्यक दस्तावेज अधिकृत कर्मियों द्वारा अनुमोदित हैं और कुशलतापूर्वक दस्तावेज़ परिवर्तन कैसे नियंत्रित किए जाते हैं। ऑडिट का यह हिस्सा यह भी दिखा सकता है कि दस्तावेज कितने सुलभ हैं।
दस्तावेज़ संग्रहण
दस्तावेजों को हार्ड कॉपी या कम्प्यूटरीकृत फ़ाइलों के रूप में संग्रहीत किया जा सकता है। ऑडिट दिखा सकता है कि संगठन की जरूरतों के अनुसार रिकॉर्ड स्टोरेज सिस्टम स्थापित किए गए हैं या नहीं। ऑडिट में यह भी दिखाया जाना चाहिए कि हार्ड कॉपी और कंप्यूटराइज्ड डॉक्यूमेंट्स को फाइल पर कब तक रखा जाए। यदि दस्तावेजों को अच्छी स्थिति में रखा गया है और क्षति, गिरावट या हानि से संरक्षित किया गया है, तो ऑडिट को निर्धारित करना चाहिए।
दस्तावेजों का विवरण
ऑडिट को यह सत्यापित करना चाहिए कि किसी संगठन के फाइलिंग सिस्टम में दस्तावेज़ों का वर्णन कैसे किया जाता है..निर्देशन को नाम, संख्या या वर्णनात्मक रूप में सूचीबद्ध किया जा सकता है। किसी दस्तावेज़ में संक्षिप्त, प्रासंगिक विवरण हो सकता है जिससे उसका पता लगाना आसान हो। ऑडिट दिखाना चाहिए कि क्या दस्तावेज़ संस्करण संख्या और संशोधन की तारीख से व्यवस्थित रूप से दायर किए गए हैं।
