एक प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) एक संगठन द्वारा अपने सुचारू कामकाज के लिए डिज़ाइन की गई है। एमआईएस, शीर्ष प्रबंधन द्वारा उपयोग किया जाने वाला एक निर्णय लेने वाला उपकरण, जिसमें नियंत्रणों का एक समूह शामिल है। ये नियंत्रण व्यवसाय के मूल क्षेत्रों को कवर करते हैं: इसके लोग, प्रौद्योगिकियां, नीतियां और प्रक्रियाएं। एमआईएस व्यवसाय के सभी महत्वपूर्ण स्थानों पर जानकारी एकत्र करता है, सूचना को सारणीबद्ध करता है और सार्थक रिपोर्ट प्रदान करता है।
विशेषताएं
प्रबंधन सूचना प्रणाली संगठन की प्रक्रियाओं, संचालन प्रक्रियाओं, आंतरिक नियंत्रण और ऑडिट तैयारी जैसे डेटा प्रस्तुत करती है, जिसका उपयोग प्रबंधन प्रभावी और कुशल निर्णय लेने के लिए करता है। प्रत्येक विभाग के आंतरिक नियंत्रण में ऑपरेशन के लिए दिशानिर्देश होते हैं। कर्मचारियों को सौंपे गए कार्य का प्रवाह, उनकी जिम्मेदारियों और कर्तव्यों, उदाहरण के लिए, आंतरिक नियंत्रणों के तहत सूचीबद्ध हैं।
लाभ
एक संगठन एक एमआईएस का उपयोग करके अत्यधिक लाभान्वित करता है। यह पूरी तरह से स्वचालित प्रणाली संगठन को अपने सभी व्यावसायिक व्यवहारों और लेनदेन को रिकॉर्ड करने, संसाधित करने और सारणीबद्ध करने में सक्षम बनाती है। इसके अलावा, एकत्र की गई जानकारी से गैई क्षेत्रों में आवश्यक परिवर्तन और सुधार करना संभव हो जाता है। उदाहरण के लिए, संगठन वास्तविक और अनुमानित बिक्री की तुलना कर सकता है और किसी भी विचलन को सही करने के लिए कदम उठा सकता है।
एक अच्छे एमआईएस का उपयोग करके, संगठन का शीर्ष प्रबंधन सूचित निर्णय लेने में सक्षम होता है। एमआईएस में मौजूद डेटा का अध्ययन और विश्लेषण निष्पक्ष रूप से किया जाता है और संगठन अपने संचालन, बिक्री और अन्य कार्यों के लिए सबसे अच्छा व्यापार बंद चुनने में सक्षम है। साथ ही वे यह भी आंक सकते हैं कि उनके संसाधनों का सही उपयोग हो रहा है या नहीं
MIS संगठन में दो-संचार प्रक्रिया की सुविधा प्रदान करता है। शीर्ष प्रबंधन अपने कर्मचारियों से संवाद करता है कि उनसे क्या अपेक्षित है और उन्हें सौंपे गए कार्यों को कैसे पूरा करना चाहिए। कर्मचारी बारी-बारी से अपनी समस्याओं और चिंताओं पर चर्चा करते हैं।
प्रकार
MIS चार प्रकार के होते हैं। पहला, टीपीएस (ट्रांसेशन प्रोसेसिंग सिस्टम), सबसे प्राथमिक है। यह कार्यप्रणाली नियमित, सांसारिक और आवर्ती व्यापार लेनदेन की प्रक्रिया करती है। ओआईएस (ऑपरेशंस इंफॉर्मेशन सिस्टम) व्यापक डेटा इकट्ठा करता है और संचालन प्रबंधकों द्वारा अपने आउटपुट का उपयोग करने और अधिकतम करने और नुकसान को कम करने के लिए इसे सारणीबद्ध करता है। DSS (डिसीजन सपोर्ट सिस्टम) और ES (एक्सपर्ट सिस्टम) MIS के दो प्रकार हैं जिनका उपयोग शीर्ष प्रबंधन द्वारा सूचित और बुद्धिमान निर्णय लेने के लिए किया जाता है। दो प्रकार के डेटाबेस और मॉडलिंग तकनीकों का व्यापक उपयोग करते हैं
सीमाएं
एमआईएस भारी प्रौद्योगिकी संचालित है और इसलिए इसमें एक मानवीय तत्व का अभाव है। एमआईएस द्वारा दर्शाई गई जानकारी अक्सर प्रकृति से समृद्ध होती है। प्रस्तुत जानकारी का विश्लेषण करने और तदनुसार निर्णय लेने के लिए मनुष्यों की विशेषज्ञता की आवश्यकता है।
विचार
MIS विकसित करने में पैसा खर्च होता है। आमतौर पर संगठन को सिस्टम को विकसित करने के लिए एक सलाहकार की मदद की आवश्यकता होती है, इसलिए सभी संगठनात्मक प्रक्रियाओं और नियंत्रणों को सावधानीपूर्वक और विस्तृत रूप से सलाहकारों को बताना होगा।
