परियोजना की सफलता के लिए प्रभावी संचार और सूचना विनिमय दोनों महत्वपूर्ण हैं। स्पष्ट संचार सुनिश्चित करता है कि टीम का प्रत्येक सदस्य परियोजना में उसकी भूमिका और उद्देश्यों को समझता है। सूचनाओं का निरंतर आदान-प्रदान सभी टीम के सदस्यों को प्रगति के बारे में जागरूक रखता है और प्रगति को प्रभावित करने वाले किसी भी मुद्दे पर प्रकाश डालता है। प्रभावी ढंग से संवाद करने में विफलता परियोजना की सफलता को प्रभावित करने वाली महंगी देरी का कारण बन सकती है।
परियोजना की योजना
परियोजना की योजना TechRepublic द्वारा रिपोर्ट की गई सभी परियोजना संचारों के लिए केंद्रीय है। योजना से प्रत्येक टीम के सदस्य को पता चलता है कि परियोजना को क्या देना चाहिए और कौन जिम्मेदार है। यह प्रमुख तिथियों और परियोजना निर्भरता प्रदान करता है और जटिल कार्यक्रमों को छोटे घटकों में तोड़ता है जिन्हें व्यक्तिगत सदस्य अधिक आसानी से समझ सकते हैं।
विजन
संचार सुनिश्चित करता है कि टीम के प्रत्येक सदस्य परियोजना के परिणाम के समान दृष्टिकोण साझा करते हैं। "ह्यूस्टन बिज़नेस जर्नल" के 2002 के संस्करण में बताया गया कि कैसे आर्किटेक्ट, एक निर्माण कंपनी और डेवलपर्स ने एक साझा लक्ष्य के माध्यम से परियोजना की सफलता हासिल करने के लिए ग्राहक कंपनियों के प्रबंधकों के साथ सहयोग किया - एक व्यावसायिक पार्क जो अपने उपयोगकर्ताओं की जरूरतों को पूरा करेगा।
संचार योजना
एक बड़ी परियोजना में कई टीम के सदस्य और कई संचार चैनल शामिल हैं। प्रभावी संचार और सूचना के आदान-प्रदान को सुनिश्चित करने के लिए, परियोजना प्रबंधक को शुरू से ही इस प्रक्रिया की योजना और प्रबंधन करना आवश्यक है, जिससे यह पहचान की जा सके कि परियोजना के विभिन्न चरणों में किसे अलग-अलग जानकारी की आवश्यकता है। कंसल्टेंसी प्रोजेक्ट परफेक्ट के अनुसार प्रक्रिया जारी है, जो बताता है कि प्रोजेक्ट मैनेजर अपना अधिकांश समय संचार कार्यों पर खर्च करते हैं।
सूचना प्रबंधन
टीम के सदस्यों को परियोजना प्रलेखन के नवीनतम संस्करणों में तेजी से पहुंच की आवश्यकता होती है। एकल परियोजना वेबसाइट या डेटाबेस बनाकर, परियोजना प्रबंधक सभी सूचनाओं को केंद्रीकृत कर सकते हैं और टीम के सदस्यों को योजनाओं, अनुसूचियों, आपूर्तिकर्ताओं, बैठक के मिनट और प्रगति रिपोर्ट जैसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों तक सुरक्षित पहुंच प्रदान कर सकते हैं।
स्थिति
TechRepublic सबसे महत्वपूर्ण परियोजना संचार में से एक के रूप में स्थिति रिपोर्ट की पहचान करता है। स्थिति अद्यतन साझा करना यह सुनिश्चित करता है कि सभी टीम के सदस्य किसी भी महत्वपूर्ण मुद्दों या अप्रत्याशित परिवर्तनों से अवगत हों, जो परियोजना के कार्यक्रम या लागत को प्रभावित कर सकते हैं। वे तब कोई आवश्यक उपचारात्मक कार्रवाई कर सकते हैं।
उपकरण
संचार उपकरण, जैसे कि ईमेल, वीडियोकांफ्रेंसिंग और टेलीकांफ्रेंसिंग, प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों के लिए सूचनाओं को सहयोग और आदान-प्रदान करने के लिए सरल और सुविधाजनक बनाते हैं, भले ही वे विभिन्न स्थानों में काम कर रहे हों। परियोजना प्रबंधन में सामाजिक नेटवर्किंग उपकरण भी महत्वपूर्ण भूमिका निभा रहे हैं। सदस्य महत्वपूर्ण परियोजना मुद्दों पर संक्षिप्त स्थिति अपडेट या टिप्पणियां पोस्ट करने के लिए ट्विटर या फेसबुक जैसे टूल का उपयोग कर सकते हैं।
