प्रभावी संचार योजनाएं संगठनों में मूल्य जोड़ती हैं और अक्सर कार्यक्रमों की सफलता और विफलता के बीच अंतर बनाती हैं। लेकिन, एक प्रभावी संचार योजना क्या है? संचार को "एक ऐसी प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया गया है जिसके द्वारा प्रतीकों, संकेतों या व्यवहार की एक सामान्य प्रणाली के माध्यम से व्यक्तियों के बीच सूचना का आदान-प्रदान किया जाता है।" प्रभावी संचार योजना एक आम भाषा बनाने और संदेश तैयार करने में बाधाओं को दूर करने में मदद करती है। ये योजनाएँ एक महत्वपूर्ण संदेश पदानुक्रम के आयोजन में सहायता करती हैं और समय और वितरण के संदर्भ में आपके दर्शकों के बारे में बताती हैं।
प्रभावी ढंग से संवाद करने की योजना बनाएं
प्रभावी संचार योजनाओं ने संदेश के प्रबंधन, परिणाम प्राप्त करने और सफलता को मापने के लिए मंच निर्धारित किया है। किसी भी संचार परियोजना, कार्यक्रम या कंपनी के लिए कौन, क्या, कहाँ, क्यों और कैसे की मूल बातें की पहचान करता है। एक योजना बनाने से आप अपने उद्देश्यों के बारे में सोचने के लिए बाध्य कर सकते हैं और सार्वजनिक होने से पहले अवरोधों सहित प्रतिक्रियाओं का अनुमान लगा सकते हैं। एक संचार योजना भी संदर्भ प्रदान करके, प्राथमिकताएं निर्धारित करके और संरेखण विकसित करके आपके प्रयासों को केंद्रित करती है। यह आपको एक सुसंगत संदेश विकसित करने में सक्षम बनाता है जो गति बनाता है और उपयोग किए गए मीडिया के अनुरूप होता है।
योजना का निर्माण
जबकि संचार योजनाएं आकार में भिन्न होती हैं, उनके दायरे और उद्देश्य के आधार पर, कुछ प्रमुख घटकों में शामिल हैं: स्थिति का विश्लेषण करें। क्या समस्या या अवसर मौजूद है? उद्योग या कंपनी कैसे बदल रही है? क्या आप कुछ नया लॉन्च कर रहे हैं? क्या आपके पास अनुसंधान या सर्वेक्षण डेटा है? क्या यह आपातकाल या संकट की स्थिति है? क्या आर्थिक या राजनीतिक कारक प्रासंगिक हैं? इतिहास क्या है? प्राथमिक और माध्यमिक दर्शकों की पहचान करें। आपके दर्शकों का आकार क्या है? स्थिति का उनका ज्ञान क्या है? वे कैसे प्रभावित होंगे? क्या वे ग्रहणशील हैं? संदेश को व्यवस्थित करें। उन्हें इस संदेश की आवश्यकता क्यों है? क्या आप अपने दर्शकों को प्रभावित कर रहे हैं? उनसे कार्रवाई करने को कहा? क्या वे इसका विरोध करेंगे? क्या संदेश की परतें हैं? वितरण निर्धारित करें। आप अपने दर्शकों तक कैसे पहुंचेंगे? क्या समूह इस संदेश को संप्रेषित करने में आपकी सहायता कर सकते हैं? आपके संदेश के साथ क्या मीडिया फिट बैठता है? कितनी जल्दी बाहर जाने की जरूरत है? आपके दर्शकों की प्राथमिकता क्या है? लक्ष्य बनाना। आप क्या हासिल करने का प्रयास कर रहे हैं? अगर आप इसे हासिल कर लेंगे तो आपको कैसे पता चलेगा? क्या यह औसत दर्जे का है? इसमें कितना समय लगेगा? आपका बजट क्या है? परिणामों को मापें। क्या आपने अपने लक्ष्यों को प्राप्त किया? क्या अगले चरणों की आवश्यकता है? क्या आपको समय की अवधि को मापने की आवश्यकता है?
संचार योजनाओं के प्रकार
आपके व्यवसाय के आधार पर, संचार योजनाएं आमतौर पर संगठन के विभिन्न स्तरों पर पाई जाती हैं। एक कॉर्पोरेट दृष्टिकोण से, यह योजना व्यापार के दृष्टिकोण, मिशन और रणनीतियों पर केंद्रित है। इसमें समग्र संगठन की ब्रांडिंग भी शामिल हो सकती है। उत्पाद स्तर पर, संचार योजनाएं उत्पाद लॉन्च करने, उत्पाद लाइन का विस्तार करने, ब्रांड बनाने या बाज़ार में हिस्सेदारी बढ़ाने में मदद कर सकती हैं। जनसंपर्क समूह चाहता है कि क्या नया है और कई बाजारों तक पहुंचने के लिए मीडिया का उपयोग कैसे करें। इसमें संकट संचार, साथ ही सामुदायिक संबंध भी शामिल हो सकते हैं। मानव संसाधनों में, ध्यान कर्मचारी संचार पर है। हम अपने कर्मचारियों को रणनीतियों, कार्यक्रमों, परिवर्तनों और प्रशिक्षण के बारे में जानकारी कैसे दे सकते हैं? निवेशक संबंधों के लिए, लक्ष्य कंपनी में वित्तीय हित हासिल करना, उस समुदाय में प्रतिष्ठा बनाना और रेटिंग बढ़ाना है।
वर्ड आउट हो रही है
मीडिया की वृद्धि के साथ, संचारकों के पास कई विकल्प हैं, लेकिन अपने दर्शकों को जानना महत्वपूर्ण है। अपने बाजारों से पूछें कि वे अक्सर क्या उपयोग करते हैं। निर्धारित करें कि आपके संदेश की क्या आवश्यकता है। अत्यावश्यक है? क्या आपको प्रतिक्रिया की आवश्यकता है? क्या आप एक समुदाय का निर्माण कर रहे हैं? इनमें से प्रत्येक एक अलग वितरण प्रणाली की ओर ले जाएगा। कई मामलों में, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके बाजार तक संदेश पहुंचता है, एक से अधिक संचार वाहन आवश्यक हैं। सामान्य वितरण चैनलों में शामिल हैं: ईमेल मीटिंग सोशल मीडिया (ट्विटर, फेसबुक, लिंक्डइन, माइस्पेस) वेबसाइट / ब्लॉग समाचारपत्रिकाएँ / न्यूज़पेपर प्रस्तुति प्रेस विज्ञप्ति पत्र प्रकाशन नियमावली हस्त पुस्तिकाएँ टेलीविजन रेडियो वीडियो वेबिनार / वेबकास्ट प्रशिक्षण सत्र
प्रभावी संचार योजनाओं के लिए सड़क ब्लॉक
अप्रभावी संचार का एक प्रमुख कारक यह अंतर है कि हम कैसे बात करते हैं, पढ़ते हैं और सोचते हैं। हम एक मिनट में लगभग 100 शब्द बोलते हैं, एक मिनट में लगभग 200 शब्द पढ़ते हैं लेकिन हमारे विचार एक मिनट में 500 से अधिक शब्दों पर काम करते हैं। इसका मतलब है कि हम आसानी से विचलित हो सकते हैं। आने वाली ईमेलों की हमारी बढ़ती सूची, पारंपरिक और ऑनलाइन मीडिया स्रोतों की बढ़ती संख्या और हमारी प्रतीत होने वाली अंतहीन बैठकों में जोड़ें। एक प्रभावी योजना को आपके विशिष्ट ब्याज समूहों के ज्ञान को इकट्ठा करके, प्रतिक्रिया प्राप्त करने और प्रभावी संदेशों को विकसित करने के लिए इस डेटा को लागू करके इन मुद्दों से निपटने की आवश्यकता है। इसका मतलब है कि समय के साथ कई स्वरूपों में उस संदेश को पहुंचाना।
