एक प्रभावी व्यवसाय प्रक्रिया समीक्षा का संचालन सुनिश्चित करता है कि आपकी कंपनी संचालन सबसे कुशल तरीके से वांछित परिणाम उत्पन्न करता है। उदाहरण के लिए, आप नए हार्डवेयर या सॉफ़्टवेयर खरीदने से पहले व्यवसाय प्रक्रिया की समीक्षा कर सकते हैं। व्यवसाय प्रक्रिया की समीक्षा करने के लिए, वर्तमान व्यवसाय प्रक्रिया में किसी भी परिवर्तन से प्रभावित संगठन के सभी स्तरों का प्रतिनिधित्व करने वाले लोगों की एक टीम को इकट्ठा करें। सही लोगों को इकट्ठा करने से आपको समस्याओं की पहचान करने, संभावित सुधारों को निर्धारित करने, परियोजना प्रबंधकों को असाइन करने, त्वरित सुधार लागू करने और दीर्घकालिक योजना विकसित करने में मदद मिल सकती है।
अपनी वर्तमान प्रक्रिया को मैप करें। अपने उत्पादों और सेवाओं का उत्पादन करने के लिए उपयोग की जाने वाली महत्वपूर्ण व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सूचीबद्ध करें। वर्तमान वातावरण में समस्याओं पर चर्चा करें, जैसे आपूर्ति या आपूर्तिकर्ता गुणवत्ता के मुद्दों को प्राप्त करने में देरी। टीम के लिए विचारों की मंथन के लिए बैठकों की एक श्रृंखला पकड़ो कि समस्याएँ क्यों हैं और उन्हें कैसे संभालना है। यह जानने के लिए अनुसंधान का संचालन करें कि अन्य कंपनियां समान समस्याओं को कैसे संभालती हैं। अपनी वर्तमान प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करने के लिए फ्री बिजनेस प्रोसेस मैपिंग टूल, जैसे कि ग्लिफी, बोनिटा ओपन सॉल्यूशन या क्वेस्टेट्रा बीपीएम का उपयोग करें।
विवरण सुनिश्चित करने के लिए प्रलेखित व्यापार प्रक्रियाओं की समीक्षा करें कि व्यवसाय के काम करने के तरीके को सही ढंग से प्रतिबिंबित करें। उदाहरण के लिए, ग्राहक सेवा कॉल से निपटने वाले सभी कर्मियों को समस्या निवारण प्रक्रिया वितरित करें। प्रक्रियाओं का उपयोग करने वाले कर्मियों का निरीक्षण करें और यह पहचानने के लिए किसी भी विचलन को नोट करें कि कार्मिक प्रक्रिया को प्रभावी ढंग से बनाने के लिए कर्मियों को अतिरिक्त कौशल, ज्ञान, प्रशिक्षण या अनुभव की आवश्यकता है।
संभावित परिवर्तनों को पहचानें। निर्धारित करें कि परिवर्तन वर्तमान प्रक्रियाओं को कैसे प्रभावित कर सकते हैं। मान्यताओं को मान्य करने के लिए कार्यों को पूरा करने वाले कर्मियों का निरीक्षण करें। साक्षात्कार कार्यकर्ता आपके संगठन द्वारा सामना की जाने वाली प्रक्रिया की समस्याओं के बारे में अपने इनपुट को इकट्ठा करने के लिए। सुधार के लिए अपने विचारों को एकत्र करने के लिए एक सर्वेक्षण आयोजित करें या फोकस समूह चलाएं। मान लें कि आप सही समाधान जानते हैं, जैसे कि नया हार्डवेयर या सॉफ़्टवेयर खरीदना, बिना यह समझे कि नई प्रणाली संगठन को कैसे प्रभावित करती है।
एक नई प्रक्रिया डिज़ाइन करें। व्यावसायिक प्रक्रियाओं को नया स्वरूप देना सुनिश्चित करना शामिल है कि कंपनी के कार्यों के लिए सभी प्रक्रियाएं वर्तमान रणनीतिक लक्ष्यों के लिए संरेखित होती हैं। व्यापार प्रक्रिया की समीक्षा के भाग के रूप में आयोजित विश्लेषण के आधार पर प्रक्रिया को फाइन-ट्यून करें। संगठनों और संभावित समस्याओं के बीच निर्भरता निर्धारित करने के लिए टीम के साथ अपनी नई प्रक्रिया की समीक्षा करें। व्यावसायिक प्रक्रिया समीक्षा टीम द्वारा अनुशंसित सभी परिवर्तनों को दस्तावेज़ करें और एक समाचार पत्र, ईमेल या अन्य कंपनी संचार तंत्र में निष्कर्ष प्रकाशित करें।
अपने कार्यान्वयन का मूल्यांकन करें। परिचालन गतिविधियों को मापें, जैसे कि ग्राहक संतुष्टि, उत्पाद दोष या लागत, यह निर्धारित करने के लिए कि आपकी समीक्षा से उत्पन्न सुधारों का प्रभाव पड़ा है या नहीं। बाद की समीक्षाओं का संचालन करें और अपनी प्रक्रियाओं को तदनुसार समायोजित करें यदि अपेक्षित समय सीमा के भीतर कोई सुधार नहीं हुआ है।
