चाहे आप किसी स्कूल, संगठन या व्यवसाय से जुड़े हों, आपको विक्रेताओं द्वारा आपसे विक्रेता की सेवाओं या उत्पादों का उपयोग करने के लिए कहा जा सकता है। यदि आप इस बात में दिलचस्पी नहीं रखते हैं कि उन्हें क्या बेचना है, तो इसी तरह के उत्पाद या सेवा को बेचने वाले किसी अन्य विक्रेता से बेहतर ऑफ़र लें, या यदि आप इस समय रुचि नहीं रखते हैं, लेकिन भविष्य में उनके प्रस्ताव पर पुनर्विचार करना चाहते हैं, तो आप किसी विक्रेता को सूचित करते समय कुछ बुनियादी चरणों का पालन करना चाहिए कि आप उनके प्रस्ताव में रुचि नहीं रखते हैं।
आपका पत्र प्रारूपित करें
अपने पत्र को औपचारिक व्यापार पत्र शैली में प्रारूपित करें। इसका मतलब यह है कि सभी लेखन बाईं ओर, एकल-स्थान पर, प्रत्येक तत्व और एक पैराग्राफ के बीच एक पूर्ण रिक्त रेखा के साथ संरेखित होंगे। अपनी कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करना पसंद किया जाता है।
अपना रिटर्न पता शामिल करें। आपके पत्र की पहली पंक्ति आपके सड़क का पता होगी। दूसरी पंक्ति में आपका शहर, राज्य और ज़िप कोड होगा। यदि आप अपनी कंपनी के लेटरहेड को निर्दिष्ट रिटर्न पते के साथ उपयोग कर रहे हैं, तो इस कदम को छोड़ दिया जा सकता है।
उस तिथि को पहचानें जो आप अपने पते के बाद पत्र लिख रहे हैं। पेशेवर व्यावसायिक पत्र प्रारूप के लिए सही रहने के लिए, आपको तारीख लिखनी चाहिए ताकि दिन पहले हो, फिर महीने और आखिर में साल। इस डेटिंग प्रारूप में कोई अल्पविराम आवश्यक नहीं है। दिन की तारीख के बाद एक पूरी खाली लाइन छोड़ दें।
पहचानें कि यह आप कौन हैं अपने पत्र को मेल कर रहे हैं। यह खंड पांच पंक्तियों से युक्त है। पहली पंक्ति में प्राप्तकर्ता का पूरा नाम होता है; दूसरी पंक्ति उनके शीर्षक (जैसे प्रबंधक) की पहचान करती है; तीसरी पंक्ति उस कंपनी की पहचान करती है जिसके लिए व्यक्ति काम करता है; चौथी पंक्ति में सड़क का पता है; और पांचवीं और अंतिम पंक्ति में शहर, राज्य और ज़िप कोड होते हैं।
अपने पत्र को सही ढंग से खोलें और बंद करें। सबसे अधिक स्वीकार किए जाते हैं ग्रीटिंग "प्रिय" के साथ शुरू होता है, फिर औपचारिक प्रारूप में प्राप्तकर्ता का नाम (श्री जॉन स्मिथ, श्रीमती सैली वाकर) एक बृहदान्त्र द्वारा पीछा किया जाता है। सबसे आम तौर पर स्वीकार किया जाने वाला समापन "ईमानदारी से" एक कॉमा और तीन रिक्त लाइनों के बाद है जिसमें आप अपना हस्ताक्षर लिखेंगे। अपने टाइप किए गए नाम, अपनी स्थिति और अपनी कंपनी के साथ अपने हस्ताक्षर का पालन करें।
अपना पत्र लिखें
समझाएं कि आपने उनका प्रस्ताव पढ़ा है, लेकिन इस समय को पारित करने के लिए चुनें।
इस बारे में स्पष्टीकरण दें कि आप रुचि क्यों नहीं ले रहे हैं, चाहे वह समय, वर्तमान आवश्यकता या लागत हो। यदि विक्रेता को पता है कि आप इस समय में रुचि क्यों नहीं ले रहे हैं, तो वे आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप एक दूसरे प्रस्ताव को पूरा करने में सक्षम हो सकते हैं।
प्रस्ताव तैयार करने के लिए विक्रेता का धन्यवाद। संकेत दें जब आप उससे फिर से सुनना चाहेंगे, अगर आप इतनी रुचि रखते हैं।
चेतावनी
अपने पत्र में कोई प्रतिबद्धता न रखें, क्योंकि इन्हें कानूनी रूप से बाध्यकारी माना जा सकता है।
