JISC InfoNet रिकॉर्ड प्रबंधन को सभी रिकॉर्डों के व्यवस्थित प्रबंधन के रूप में वर्णित करता है, जिसमें वे जानकारी या डेटा होते हैं। अतीत में, इन अभिलेखों को कागजी प्रारूप में संग्रहित किया जाता था और हर बड़े संगठन के पास एक रजिस्ट्री होती थी, जो कभी-कभी क्लर्कों की सेना द्वारा संचालित होती थी। आज इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणालियों ने ले लिया है। दोनों मैनुअल और इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणालियों के स्पष्ट फायदे के साथ-साथ नुकसान भी हैं।
डेटा पुनर्प्राप्ति और साझाकरण
कई संगठनों द्वारा पेपरलेस होने का एक प्रमुख कारण वह सहजता है जिसके साथ एक इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली सूचना पुनर्प्राप्ति और साझा करने की अनुमति देती है। जब डेटा को कागज पर रखा जाता है और एक रजिस्ट्री में संग्रहीत किया जाता है, तो उसे पुनः प्राप्त करना एक चुनौती पेश करता है। इसके अलावा, जानकारी का उपयोग केवल एक समय में एक व्यक्ति द्वारा किया जा सकता है। जबकि इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम इस समस्या को हल करते हैं, वे भी अन्य चुनौतियों के साथ आते हैं।
अप्रचलन के लिए उपकरण की लागत और क्षमता
जब कोई संगठन पेपरलेस हो जाता है, तो डेटा के विशाल वॉल्यूम पेपर पर रखे जाते हैं जिन्हें स्कैन करके डिजिटल प्रारूप में संग्रहित करना होता है। इस अभ्यास के लिए आवश्यक हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर में पर्याप्त मात्रा में धन खर्च होता है। प्रारंभिक लागत एक तरफ, इलेक्ट्रॉनिक प्रणालियों के साथ एक महत्वपूर्ण नुकसान यह है कि हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर दोनों अपेक्षाकृत कम समय में अप्रचलित हो जाते हैं। हार्डवेयर को 18 महीनों में बदलने की आवश्यकता हो सकती है जबकि सॉफ्टवेयर हर 2-3 साल में बदल जाता है।
इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम और लोगों के मुद्दे
एक इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली का कार्यान्वयन कर्मचारी के दृष्टिकोण में बदलाव के लिए कहता है। एक संगठन में कोई भी मौलिक परिवर्तन कई कर्मचारियों द्वारा संदेह के साथ देखा जाता है जो यह सुनिश्चित नहीं करते हैं कि इस तरह के परिवर्तन उन्हें कैसे प्रभावित करेंगे। जब फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के पुराने तरीकों को नए लोगों द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है, तो कर्मचारी नियंत्रण के नुकसान को महसूस करता है और इसे नियोक्ता से आश्वासन द्वारा संबोधित करने की आवश्यकता होती है - और कार्यान्वित प्रणाली की सफलता से समर्थित।
सुरक्षा और अन्य मुद्दे
बढ़ी हुई जानकारी साझा करने के साथ कि इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली सुरक्षा के मुद्दे को संभव बनाती है। जब तक पर्याप्त उपाय नहीं किए जाते हैं, तब तक गोपनीय कंपनी की जानकारी गलत हाथों में समाप्त हो सकती है। इसके अलावा, सिस्टम के अनावश्यक रिकॉर्ड (जैसे दस्तावेज़ प्रतियां) के साथ भरा होने पर रिकॉर्ड्स का प्रबंधन एक समस्या बन सकता है। उन स्थितियों को खोजना असामान्य नहीं है जहां पर्याप्त मात्रा में रिकॉर्ड किए गए वास्तव में जंक मेल हैं।
