जबकि डिजिटल युग कम कागज बनाता है, इलेक्ट्रॉनिक भंडारण की मांग बढ़ती है। संगठन की सूचना प्रबंधन टीम द्वारा स्थापित दिशानिर्देश, रिकॉर्ड बनाने, एक्सेस करने, स्टोर करने और अंततः नष्ट करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड जीवन चक्र की शर्तों को निर्धारित करते हैं। इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड के जीवन चक्र में अधिकांश व्यावसायिक और सरकारी संस्थाओं के लिए निर्माण, उपयोग, भंडारण और निपटान शामिल हैं। कुछ संगठन संग्रहित कुछ अभिलेखों को अमूल्य समझते हैं, जब वे नष्ट नहीं होते हैं तो जीवन चक्र के अंतिम चरण के रूप में।
सृष्टि
किसी भी इलेक्ट्रॉनिक प्रबंधन प्रणाली के लिए सबसे बड़ी चुनौतियों में से एक भविष्य में उपयोग, पुनर्प्राप्ति और भंडारण के लिए तार्किक और सुसंगत तरीके से नए रिकॉर्ड की उत्पत्ति का दस्तावेजीकरण करना है। एक रिकॉर्ड का गठन संगठन की नीति नियमावली द्वारा किया जाता है जिसे संघीय और राज्य विधियों को ध्यान में रखकर लिखा जाता है। यदि जीवन चक्र की शुरुआत में सही ढंग से पहचाना जाता है, तो एक रिकॉर्ड आसानी से सुलभ हो जाता है जब तक कि रिकॉर्ड की उपयोगिता समाप्त नहीं होती है और यह नष्ट हो जाता है। संगठन के आधार पर, कुछ डेटा कंप्यूटर में दर्ज किए जाने पर सिस्टम द्वारा स्वचालित रूप से कुछ रिकॉर्ड बनाए जाते हैं। अन्य सिस्टम को मैन्युअल रूप से रिकॉर्ड बनाने के लिए एक व्यक्ति की आवश्यकता होती है।
उपयोग
एक बार जब कोई रिकॉर्ड इलेक्ट्रॉनिक रूप से बनाया जाता है, तो इसे सामान्य रूप से वितरित किया जाता है और इसे व्यापार या सरकारी उद्देश्यों के लिए सूचना उपकरण के रूप में उपयोग किया जाता है। इस कारण से, रिकॉर्ड को आसान पहुंच के लिए भंडार में संग्रहीत किया जाता है। सक्रिय रहते हुए, अधिकांश रिकॉर्ड वेयरहाउस किए जाते हैं, लेकिन डेटाबेस के माध्यम से उस जानकारी की पहचान की जाती है, जो रिकॉर्ड को लेबल करती है।
भंडारण और रखरखाव
एक फ़ाइल का उपयोग करने के बाद और अब नियमित रूप से ज़रूरत नहीं है, एक रिकॉर्ड अक्सर निष्क्रिय के रूप में संग्रहीत किया जाता है। संगठनात्मक नीति के अनुसार बताए गए नियमों के अनुसार नष्ट होने से पहले रिकॉर्ड को संग्रहित किया जाना चाहिए। उचित भंडारण पर इस तरह के जोर देने का कारण गोपनीयता के मुद्दों से संबंधित है। विवेकपूर्ण संगठनात्मक नीति जिम्मेदार रिकॉर्ड रखरखाव के एक प्रमुख भाग के रूप में सुरक्षा को संबोधित करती है।
स्वभाव
संघीय और राज्य कानूनों का पालन करने के लिए रिकॉर्ड कुछ वर्षों तक सुलभ होना चाहिए। रिकॉर्ड प्रतिधारण और निपटान के बारे में अधिकांश संगठनात्मक नीति रिकॉर्ड प्रतिधारण के लिए न्यूनतम आवश्यकताओं के रूप में संघीय और राज्य विधियों का उपयोग करती है। मुकदमेबाजी के उद्देश्यों के लिए व्यवसाय रिकॉर्ड रखते हैं, यदि वे अतीत में किए गए कुछ व्यावसायिक कार्यों का बचाव करने के लिए मजबूर होते हैं। कैसे रिकॉर्ड निपटाया जाता है महत्वपूर्ण महत्व का है। चूंकि इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों को विशेषज्ञ हाथों में बहाल किया जा सकता है, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों को सूचना को पुनः प्राप्त करने के लिए संभव तरीके से मिटा दिया जाए।
