जब वे सुनते हैं कि उन्हें एक व्यापार बैठक में भाग लेना है, तो बहुत से लोग रोते हैं। वे डरते हैं कि यह समय की बर्बादी होगी जो देर से शुरू होता है और कुछ भी पूरा नहीं करता है या यह एक या दो लोगों का प्रभुत्व होगा। उचित व्यवसाय मीटिंग शिष्टाचार का उपयोग करके इन सामान्य समस्याओं से बचा जा सकता है। शिष्टाचार के नियम आपको बैठक को अधिक कुशलता से चलाने और यह सुनिश्चित करने की अनुमति देते हैं कि यह उत्पादक है।
कार्यसूची
बैठक से पहले एक एजेंडा बनाएं, और इसे उन सभी को वितरित करें जिन्हें उपस्थित होने के लिए आमंत्रित किया गया है। यह लोगों को यह तय करने की अनुमति देगा कि क्या उन्हें वास्तव में बैठक में उपस्थित होने की आवश्यकता है। अन्यथा, कोई व्यक्ति यह दिखा सकता है कि उसे एजेंडा वास्तव में उसके लिए प्रासंगिक नहीं है। बैठक को केंद्रित रखने के लिए एजेंडा एक तटस्थ टचस्टोन भी है। यदि चर्चा भटकने लगती है, तो आप कुछ ऐसा कह सकते हैं, "एजेंडा के अनुसार, हमें नए उत्पाद परिचय के लिए जो चाहिए, उसके बारे में बात करनी चाहिए। चलिए उस विषय पर वापस आते हैं।"
अनुसूची
बैठक के लिए पर्याप्त समय निर्धारित करें कि आप सहभागियों को बिना समय प्रतिबद्धता के बहुत बड़ा बनाने के लिए एजेंडा पर आइटम को पूरा करने की अनुमति दें। समय पर दिखाई देने वाले लोगों को पुरस्कृत करने के लिए तुरंत बैठक शुरू करें। यदि आपको देर से शुरू करने की आदत है, तो यह उन लोगों को पुरस्कृत करेगा जो निर्धारित प्रारंभ समय से कुछ मिनट पहले आदतन दिखाते हैं। यदि आपके पास समय पर सही शुरुआत करने के लिए एक प्रतिष्ठा है, तो लोग बैठक शुरू होने से पहले चलने में असुविधा से बचने के लिए सही समय पर दिखाना सीखेंगे।
बैठक को निर्धारित समय पर समाप्त करें। यह अन्य लोगों के शेड्यूल के लिए सम्मान दिखाता है, क्योंकि आपके कुछ उपस्थित लोगों ने बैठक के बाद अन्य प्रतिबद्धताओं का निर्धारण किया हो सकता है। यदि अधूरा व्यापार है, तो एक और बैठक का समय निर्धारित करें।
भाग लेना
कमरे में सभी द्वारा भागीदारी को प्रोत्साहित करें, और इनपुट के लिए एक सुरक्षित वातावरण बनाए रखें। लोग बोलने से डर सकते हैं यदि उन्हें विश्वास है कि एक या दो प्रमुख सहकर्मी तुरंत उन्हें गोली मार देंगे। "केवल एक व्यक्ति एक समय में बोलता है" के नियम को लागू करें, और इसे सख्ती से लागू करें। यदि कोई बाधित करने की कोशिश करता है, तो कहें, "यह बोलने के लिए शेरी का समय है। याद रखें, हम सभी सहमत थे कि जब कोई और बोल रहा है तो कोई भी बाधित नहीं होगा।" यदि कुछ उपस्थितगण अभी भी इनपुट देने के लिए अनिच्छुक हैं, तो हाथ पर विषय पर प्रत्येक व्यक्ति की प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए कमरे में घूमने जैसी विधि का प्रयास करें। इस तरह, एक शर्मीले व्यक्ति को बोलने के लिए सही समय खोजने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है।
निष्कर्ष
बैठक के अंत में, संक्षेप में चर्चा की गई और जो भी निर्णय लिए गए थे। किसी भी कार्रवाई आइटम की पुष्टि करें, जो लोग उन्हें और समय सीमा को संभालने वाले हैं। इससे उपस्थित लोगों को सारांश के साथ सहमत नहीं होने पर बोलने का मौका मिलता है। यदि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है, तो मीटिंग नोट्स बनाने और उन्हें तुरंत भेजने के लिए सारांश का उपयोग करें। वे बैठक के बाद किसी भी दिन बाहर नहीं जाना चाहिए।
