कई व्यवसाय नियमित लेखा कार्यों को स्वचालित करने, नियंत्रण स्थापित करने और वित्तीय रिपोर्ट बनाने में मदद करने के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं। बाजार में कई लेखांकन सॉफ्टवेयर पैकेजों के साथ, आमतौर पर एक है जो व्यवसाय की अधिकांश जरूरतों को पूरा कर सकता है, चाहे वह एक बड़ा निगम हो या एकमात्र स्वामित्व। जबकि लेखांकन सॉफ्टवेयर एक समय बचाने वाला हो सकता है और डेटा को संरक्षित करने में मदद कर सकता है, लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के कुछ नुकसान हैं।
डेटा या सेवा का नुकसान
जब कोई व्यवसाय लेखांकन सॉफ़्टवेयर पर निर्भर होता है, तो पावर या कंप्यूटर आउटेज के कारण सेवा के किसी भी नुकसान के कारण काम में व्यवधान हो सकता है। कार्य व्यवधान नई जानकारी के इनपुट को रोकने के साथ ही संग्रहीत जानकारी तक पहुंच को रोक सकते हैं। इसके अतिरिक्त, यदि जानकारी ठीक से बैकअप नहीं है, तो कंप्यूटर आउटेज के परिणामस्वरूप वित्तीय डेटा खो सकता है।
गलत जानकारी
एक लेखा प्रणाली में जानकारी केवल उतनी ही मान्य होती है जितनी जानकारी सिस्टम में डाली जाती है। चूंकि अधिकांश लेखांकन प्रणालियों को डेटा के कुछ मैनुअल इनपुट की आवश्यकता होती है, इसलिए वित्तीय परिणाम गलत हो सकते हैं जब तक कि सभी इनपुट डेटा की समीक्षा न की जाए। यदि किसी लेखांकन प्रणाली की अंतिम रिपोर्टों या आउटपुट की समीक्षा करने की प्रवृत्ति है, तो दोषपूर्ण जानकारी प्राप्त करना मुश्किल हो सकता है।
प्रणाली विन्यास
प्रत्येक व्यवसाय में अद्वितीय पहलू होते हैं जो कठिनाइयों का कारण बन सकते हैं जब यह अपनी आवश्यकताओं के लिए एक सामान्य लेखांकन सॉफ्टवेयर पैकेज को दर्जी करने की कोशिश करता है। जबकि अनुकूलन कई कार्यक्रमों के लिए उपलब्ध है, अगर यह सही ढंग से नहीं किया जाता है तो यह डाउनटाइम और संभावित अशुद्धियों का कारण बन सकता है। इसके अलावा, जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है, लेखांकन सॉफ्टवेयर पैकेज बदलने की आवश्यकता हो सकती है; यह एक बड़े व्यवधान का कारण बन सकता है, क्योंकि जानकारी को माइग्रेट किया जाना चाहिए और कर्मियों के लिए नए प्रशिक्षण की आवश्यकता है।
लागत
लेखांकन सॉफ्टवेयर का एक नुकसान लागत शामिल है। सॉफ्टवेयर खरीदने के लिए प्रारंभिक परिव्यय से परे रखरखाव, अनुकूलन, प्रशिक्षण और कंप्यूटर हार्डवेयर की लागत है। जबकि समय की बचत लागत को सही ठहरा सकती है, कुछ व्यवसायों के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर निवेश से पहले खुद के लिए भुगतान करने में वर्षों लग सकते हैं।
धोखा
यदि उचित नियंत्रण और सुरक्षा उपायों की जगह नहीं है, तो इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत जानकारी को हेरफेर और एक्सेस किया जा सकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कड़े नियंत्रण की आवश्यकता है कि केवल अधिकृत कर्मी ही लेखा सॉफ्टवेयर का उपयोग करें और रिपोर्ट तक पहुंचें। चूंकि वित्तीय डेटा संवेदनशील और गोपनीय हो सकता है, लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग कर धोखाधड़ी की संभावना बनाता है।
