कर्मचारियों को बिना दिशानिर्देशों के खरीद करने की लागत बढ़ सकती है और लाभ मार्जिन को कम कर सकते हैं। समझदार खरीदारी सही मूल्य और सर्वोत्तम मूल्य पर वस्तुओं की गुणवत्ता खरीदने के साथ शुरू होती है फिर एक ऐसी प्रक्रिया का निर्माण करती है जो क्रय प्रक्रिया की निगरानी की अनुमति देती है। एक बजट का उपयोग करना और एक मानक समीक्षा प्रक्रिया स्थापित करना, बाजार के रुझानों को प्रकट करने और मूल्य निर्धारण संरचनाओं का लाभ उठाने के लिए प्रकट कर सकता है जो अन्यथा अनदेखी हो सकती हैं।
तैयारी
उन सभी सामग्रियों और वस्तुओं की रूपरेखा एक सूची लिखें जिन्हें व्यवसाय को खरीदने की आवश्यकता है। समान वस्तुओं को एक साथ समूहित करें और प्रत्येक समूह को एक उपयुक्त शीर्षक दें। उदाहरण के लिए, पेन, लीगल पैड और कॉपी पेपर जैसे आइटम सभी "ऑफिस सप्लाई" के शीर्षक के तहत जाएंगे। कॉफी, चाय, कप और प्लास्टिक चम्मच सभी को "रसोई आपूर्ति" के तहत सूचीबद्ध किया जा सकता है। बाँधने, डीवीडी और डीवीडी मामलों जैसे आइटम "पैकेजिंग" के शीर्षक के तहत जा सकते हैं।
कंपनी के सभी विभागों या क्षेत्रों की पहचान करें जो आपूर्ति खरीद रहे हैं और प्रत्येक क्षेत्र से खरीदे जाने वाली वस्तुओं के समूहों को दस्तावेज करेंगे। उदाहरण के लिए, विपणन विभाग "पैकेजिंग" और "कार्यालय आपूर्ति" शीर्षक से खरीद सकता है। प्रशासनिक कर्मचारी केवल "रसोई आपूर्ति" खरीदने वाले हो सकते हैं, लेकिन "कार्यालय आपूर्ति" भी खरीदेंगे।
एक प्रारंभिक बिंदु के रूप में कंपनी के वार्षिक बजट का उपयोग करके प्रत्येक विभाग के लिए क्रय बजट की योजना बनाएं। प्रत्येक विभाग की खरीद के लिए एक मासिक बजट निर्धारित करें - इसमें अंतिम अनुमोदन के लिए प्रत्येक विभाग प्रमुख की भागीदारी हो सकती है।
विक्रेता की जानकारी जैसे कि कंपनी का नाम, पता, फोन नंबर, संपर्क व्यक्ति और आपकी कंपनी का खाता नंबर इकट्ठा करें। प्रत्येक आइटम को किसी विशेष विक्रेता या विक्रेताओं से लिंक करें। प्रत्येक आइटम के लिए एक विक्रेता सूची रखना बुद्धिमानी है जो तीन गहरी है ताकि यदि पसंदीदा विक्रेता स्टॉक से बाहर हो, तो जाने के लिए बैक-अप विक्रेता हैं। ऑर्डर देने में देरी को रोकने के लिए एक से अधिक वेंडर खरीदना। यह उन व्यवसायों में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जहां समय सीमा को पूरा करने के लिए भागों या अन्य वस्तुओं को आदेश दिया जाना चाहिए और प्राप्त किया जाना चाहिए।
मूल्य निर्धारण छूट पर बातचीत करने और विशेष आदेशों का प्रबंधन करने के लिए विक्रेताओं के साथ संबंध स्थापित करें। एक विक्रेता कंपनी के भीतर एक नामित बिक्री प्रतिनिधि आपातकालीन आदेशों या लघु विनिर्माण समय को समायोजित और तेज कर सकता है।
प्रक्रियाएँ लिखें
खरीदारी करते समय प्रत्येक विभाग के लिए चरण-दर-चरण प्रक्रिया लिखें। इस बात पर विचार करें कि खरीद का अनुरोध कैसे किया जाएगा, अधिकृत, आदेशित, प्राप्त, वितरित और भुगतान किया जाएगा। कर्मचारियों और कर्मचारियों के विभिन्न स्तरों के लिए क्रय कैप की स्थापना पर विचार करें। एड-हॉक खरीद, भुगतान विकल्प और खरीद के लिए प्रक्रियाओं को शामिल करें जिन्हें अन्य विभागों से प्रतिक्रिया की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, प्रशासनिक विभाग द्वारा नए कंप्यूटरों को खरीदने के लिए स्थापना विभाग और केबल, मोडेम और राउटर जैसे स्थापना आइटम खरीदने के लिए इनपुट की आवश्यकता होगी।
क्रय प्रक्रिया में कागजी कार्रवाई के प्रबंधन के लिए चरण-दर-चरण प्रक्रिया तैयार करें। व्यवसाय की जरूरतों के आधार पर, पेपर आधारित के बजाय इलेक्ट्रॉनिक खरीद प्रक्रिया की आवश्यकता हो सकती है।
प्रत्येक खरीद के लिए आवश्यक प्रपत्र डिज़ाइन करें या कार्यालय आपूर्ति विक्रेता से मानक समझौते के फॉर्म खरीदें। प्रपत्र में प्राधिकरण के लिए कमरे के साथ एक खरीद अनुरोध फॉर्म, विक्रेता को भेजने के लिए एक ऑर्डर फॉर्म, एक मुख्य गोदाम में वस्तुओं को प्राप्त करने के लिए एक फॉर्म और दूसरा अनुरोध करने वाले विभाग को डिलीवरी की पहचान शामिल हो सकती है।
शिकायतों और जवाबदेही को प्रबंधित करने, आपूर्तिकर्ता संबंधों और छूट संरचनाओं की समीक्षा करने, बजट की निगरानी करने और क्रय प्रक्रिया की समीक्षा करने और सुधारने के लिए एक प्रक्रिया डिज़ाइन करें। यदि एक व्यवस्थित तरीके से संपर्क किया जाए तो क्रय प्रक्रिया को मोड़ना और संशोधित करना बेहतर लाभ दे सकता है। तिमाही और वार्षिक समीक्षा कंपनी की निचली रेखा को जोड़ सकती है।
एक खरीद प्रक्रिया मैनुअल बनाएं जो कर्मचारियों के पालन के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका की रूपरेखा तैयार करता है। मैनुअल को स्पष्ट कदम प्रदान करने चाहिए जो प्रत्येक स्टाफ सदस्य को अनुरोध करने, प्राधिकरण प्राप्त करने और खरीद ऑर्डर देने के लिए होना चाहिए। इसे उन लोगों की भी पहचान करनी चाहिए जो प्रक्रिया का प्रबंधन करेंगे और एक खरीद को मंजूरी देने के लिए अधिकृत हैं, साथ ही एक अनुमोदित विक्रेता सूची और एक प्रपत्र सूची जो रूपों के भौतिक स्थान या जहां वे कंपनी के कंप्यूटर नेटवर्क में हैं, दिखाते हैं।
