जब आप किसी ऐसी कंपनी को चलाते या प्रबंधित करते हैं जो आपूर्ति या कच्चे माल की खरीद पर निर्भर करती है, तो आपको खरीदारी प्रक्रिया से परिचित होना होगा। क्रय प्रक्रिया में कई चरण शामिल होते हैं जो यह सुनिश्चित करते हैं कि जब आपको उनकी आवश्यकता हो तो आपको सही आइटम मिलें। आगे की योजना बनाएं, ताकि आपकी ऑर्डर करने की प्रक्रिया सुचारू रूप से चले।
प्रारंभिक निर्णय
क्रय प्रक्रिया में पहला कदम यह निर्धारित करना है कि आपको क्या चाहिए, साथ ही आवृत्ति जिसके साथ आपको अपने व्यवसाय के लिए वस्तुओं की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, यदि आप कार्यालय की आपूर्ति का आदेश देने की योजना बनाते हैं, तो तय करें कि क्या आप प्रत्येक सप्ताह, प्रत्येक महीने या बस जब आप एक निश्चित सूची स्तर तक पहुँचते हैं, तब पुनः ऑर्डर करना चाहते हैं। आपको यह भी निर्धारित करना चाहिए कि आप उन वस्तुओं पर कितना खर्च कर सकते हैं जिन्हें आपको खरीदने की आवश्यकता है ताकि आप आपूर्तिकर्ताओं के साथ दरों पर बातचीत कर सकें।
आपूर्तिकर्ता से संपर्क करें
एक बार जब आप जानते हैं कि आपको क्या चाहिए, तो आपको उन आपूर्तिकर्ताओं से संपर्क करना चाहिए जो आपको आपकी आवश्यकता के अनुसार प्रदान कर सकते हैं। अपनी सूची में विभिन्न मदों का विवरण देने वाले कैटलॉग या मूल्य पत्रक का अनुरोध करने के लिए विभिन्न प्रकार के आपूर्तिकर्ताओं को बुलाएं। समझौते की सटीक शर्तों को निर्धारित करने के लिए जिस कंपनी से आप ऑर्डर लेना चाहते हैं, उसके साथ एक सप्लायर की व्यवस्था पर चर्चा करें। शर्तों में शिपिंग, डिस्काउंट शेड्यूल या प्रति-आइटम लागत के लिए कौन भुगतान करेगा, और आप कितने दिनों तक ऑर्डर के लिए भुगतान कर सकते हैं (आमतौर पर 30 या अधिक दिन)।
खरीद आदेश प्रस्तुत करें
एक बार जब आप जान जाते हैं कि आप क्या खरीदना चाहते हैं, तो अगला चरण आपके खरीद ऑर्डर को आपूर्तिकर्ता को सौंपना है। एक खरीद आदेश एक ऐसा रूप है जो आपके व्यवसाय की जानकारी के साथ-साथ आपूर्तिकर्ता की उन वस्तुओं की पूरी आइटम सूची के साथ सूची देता है जिन्हें आप ऑर्डर करना चाहते हैं। आप मेल के माध्यम से, फैक्स के माध्यम से या ईमेल के माध्यम से अपने खरीद आदेश भेज सकते हैं।
भुगतान सबमिट करें
आपके द्वारा आपूर्तिकर्ता से अपना आदेश प्राप्त करने के बाद आपको क्रय अनुबंध के अपने पक्ष को पूरा करने की आवश्यकता होती है। आपूर्तिकर्ता आपको देय राशि को सूचीबद्ध करने वाला एक चालान भेजता है, जो आपके प्रारंभिक समझौते के अनुसार भुगतान की देय तिथि को उद्धृत करता है। व्यवसाय की जाँच या क्रेडिट कार्ड के माध्यम से अपनी व्यवस्था में स्थापित समय के भीतर आपूर्तिकर्ता को अपना भुगतान भेजें। सुनिश्चित करें कि आपने चालान का भुगतान करने से पहले यह सत्यापित कर लिया है कि आपको सभी आइटम मिले हैं।
